Työpäivä kirjastossa 6: tietojärjestelmien suunnittelu | Workday at the library 6: IT-development
(Please, scroll down to read in English.)
Tämä teksti kuuluu kirjoitussarjaan, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.
Moi, Antti tässä. Minua ei juurikaan asiakastiloissa näy, harvoin työpäivään mahtuu asiakasviestintääkään, jollei kirjaston tahi laajemmin yliopiston henkilökunta lasketa tehtäväni näkökulmasta asiakkaiksi. Työskentelen tietojärjestelmäasiantuntijana kirjastolla, pääasiallisesti keskityn julkaisutoimintaa tukeviin tietojärjestelmiin. Suurimman osan ajasta teen työni etäkonttorilta, mutta kun kampuksella olen, olen Joensuun kampuksella.
Työpäiväni alkaa tänään etänä kello seitsemältä ja niin normaalisti kuin päiväni voikaan alkaa eli käynnistämällä järjestelmien kehitykseen rakentamani virtuaalitietokoneen, joka käytännössä on tietokone tämän tietokoneen sisällä. Eikä mikä tahansa tietokone, vaan tismalleen samanlainen tietokone kuin kirjaston sisäisiä ja julkisia verkkopalveluja tarjoava palvelin. Samalla kun tämä kehitysympäristö latautuu käyttökuntoon, jää minulle aikaa lukea edellisenä päivänä kirjoittamani muistiinpanot. Näistä muistiinpanoista näen mihin pisteeseen jäin edellisenä päivänä ja näiden perusteella rakennan hyvän mielikuvan siitä, millainen työpäivä on tulossa. Tämä mielikuva tosin murenee vilkaistessani kalenteriin, siellähän on sovittuna kokous, jota en ollut muistanut.
Kehitysympäristö on tässä samalla käynnistynyt, joten pääsen hiljalleen jo itse asiaan. Isoin projektini on tällä hetkellä siirtää kirjaston julkaisujärjestelmät uudelle palvelinalustalle ja samalla päivittää julkaisuarkisto eRepoa palveleva sovellus DSpace uusimpaan versioon, joka on järjestysnumeroltaan 7. Työtä tässä riittää ja se onkin vienyt leijonanosan työajastani jo yli vuoden ajalta. Onneksi tähän työhön on saatu valjastettua myös toinen tietojärjestelmäasiantuntija, joten kaikkea ei tarvitse miettiä yksin. Tämän päivän agenda olisikin selvittää miten saisin kirjattua parhaiten saman metadatatiedon sekä kaikkiin julkaisuarkisto eRepossa oleviin opinnäytteisiin että oman yliopistomme sarjajulkaisuihin.
Hyvin rankasti yleistäen työni toistaa seuraavaa kaavaa:
Vaikka koodaava kirjastolainen on harvinainen, ei työ ole aina yksinäistä puurtamista. Etenkin vaiheet 1, 2 ja 5 ovat usein tiimityötä. Näitä kehityshankkeita käynnistyy usein tiimin jäsenien ideoista tai havainnoista, miten työtä voisi tehdä paremmin tai miten asiakkaan palvelua voisi kehittää. Toki joskus pitää alkaa korjailla havaittuja virheitä. Mitä lähemmäksi kooditasoa päästään, sitä pienemmäksi käy tekijäpiiri. Tätä kehää sitten kierretään hieman varioiden, kunnes tulee valmista. Niin tänäänkin.
Työn lomassa tulee hörpättyä kahvit ja ruokittua samalla epäviralliset “etä-konttoriapulaiseni”, joista toinen on tullut ilmoittamaan tämän tärkeän rutiinin myöhästymisestä tassullaan. Jostain syystä hän on huomannut, että keskittymiseni herpaantuu työstä ja siirtyy häneen, kun hän vetää tassullaan oikean käteni pois näppäimistöltä. Suorastaan vastustamatonta. Ja ärsyttävää.
Työnteon keskeyttää aika ajoin myös toisenlainen hihasta nykäisy, tällä kertaa asialla on saman järjestelmän kanssa työtä tekevä kollega Teamsin välityksellä. Hän on huomannut uuden pikkuversion (7.6.1) ilmestyneen tästä päivitettävästä järjestelmästä ja olisi hyvin kiinnostunut sen tuomista uudistuksista, ja tietenkin siitä miten päivitys tullaan tekemään. Kalenteroimme tämän tekemisen seuraavalle viikolle, niin ehdimme kumpikin hieman perehtyä asiaan ennalta. Luonnollisesti tämä lisää jälleen testausta ja uusiin asioihin perehtymistä. Tämä koko päivitysoperaatio tuntuu kuin olisi hyppäämässä liikkuvaan junaan ja itsensä huolehtimisen lisäksi pitää vahtia, että kaikki matkalaukutkin saadaan ehjinä kyytiin.
Etätöiden lomassa pitää muistaa myös syödä, kampuksella tämä on huomattavasti helpompaa, kun työyhteisö käy hyvin suurella joukolla samaan aikaan syömässä. Nyt jouduin tyytymään siihen minkä sain jääkaapin antimista kyhättyä kasaan.
Päivän ainoa kalenteriin merkitty menoni tänään onkin keskustella rinnakkaistallennuksesta vastaavan kollegan kanssa tieteellisten artikkelien avoimuusluvuista. Edellisen vuoden julkaisutiedot on saatu raportoitua VIRTA-opintotietopalveluun ja näistä tiedoista meillä on ollut tapana tarkastella yliopistomme julkaisujen avoimuuden tilaa. Ja näitä lukuja peilaamalla pohtia tapoja, joilla saada vielä vähän näitä maksumuurin takana olevia artikkeleita avoimiksi. UEFin tieteellisten vertaisarvioitujen artikkelien (A1-A4) kokonaisavoimuusprosentiksi vuonna 2023 tulee noin 82 %, luku joka kuitenkin tulee muuttumaan vuoden 2024 aikana kun rinnakkaistallennamme näitä julkaisuja. Vuoden 2023 tilanne näyttää erittäin hyvältä, olimme asettaneet tavoitteeksi saavuttaa yli 80 % avoimuusasteen ja tämän toteutuminen jo tässä vaiheessa on kova tulos. Jatkamme asiasta keskustelua vielä hieman julkaisutiimin kesken, mutta ainoastaan Teams-chatin muodossa. Avoimuuden kasvattaminen tästä korkeammaksi vaatii erittäin kohdennettua viestintää, julkaisutietojen analyysiä ja mikä tärkeintä, pientä lisäpanosta myös tutkijakentältä.
Palaan tämän jälkeen takaisin aiemmin aloittamaani metadata-selvitykseen. Kuten kaikessa työssä, keskeytykset johtavat aina siihen, että joudutaan hieman ottamaan takapakkia, jotta saadaan ajatukset kunnolla tehtävän asian ympärille. Pääsen kuitenkin nopeasti vauhtiin ja saan kasattua kivasti kasaan SQL-kielisiä lauseita, joilla saan haarukoitua tietomassasta ne julkaisutiedot, joihin haluan kohdistaa muutokset. Pohdittavaksi jää kyllä olisiko järkevä kirjoittaa tämän tueksi jokin pieni ohjelma, jonka avulla vastaavanlainen toimenpide olisi ketterämpi suorittaa vastaisuudessa.
Kirjoitan työn lomassa jatkuvasti muistiinpanoja Obsidian-nimisellä työkalulla, joka tallentaa tiedot tekstipohjaisina tiedostoina, joita on mahdollista linkittää keskenään ja jolla voi luoda dokumentteihin tageja, joiden avulla pystyn ryhmittelemään muistiinpanojani joustavasti. Työkalun valinta sopii omiin ohjelmistokehittämistarpeisiini hyvin ja on puhtaasti henkilökohtaiseen mieltymykseen perustuva. Osa näistä muistiinpanoista on myös (pienellä lisäsäätämisellä) jaettu samaa työtä tekevän kollegani kanssa. Työpäivien rutiinissa minulla on juuri tähän sovellukseen liittyvä työtehtävä: tapanani on kirjoittaa joka päivän päätteeksi pienehkö työpäiväkirjamerkintä, jossa kirjaan muutamalla lauseella mitä olen päivän aikana tehnyt ja linkkaan näihin liittyvät muistiinpanot, jotta pääsen porautumaan näihin asioihin tarpeen tullen tarkemmin. Loppuun kirjaan mahdollisesti vielä sen päällimmäisenä olevan asian, jota seuraavana päivänä tulisin tekemään. Ja koska kello alkaa olla nyt yli kolmen, on jo aika tehdä tämä työpäivän päättävä rituaali ja jatkaa päivää ihan muissa hommissa, joihin ei liity tietotekniikkaa.
This text belongs to a series of blog posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.
Hi, Greetings from Antti! I’m rarely seen mingling with the customers and it’s not common for me to handle service requests. I work as an IT systems specialist in the library, focusing mainly on systems supporting the university publishing services. I use the option provided by the university to work mostly remotely, but when I’m at the campus library – it is the Joensuu campus library.
Today is a normal day for me, working from home and the day starts at about seven o´clock. Once my laptop has booted up, I start another computer within my workstation. This virtual computer is an identical environment to the server hosting the web services that both the library staff and the customers use daily. While this development environment is loading, I read my notes from yesterday to catch up on what I was doing and to plan my day accordingly. This plan is about to be rewritten as I take a look at my calendar, I forgot I had a meeting scheduled for today.
The virtual computer has now started up and it’s time to get some actual work done. My biggest project at the moment is to move the applications supporting the publishing services to a new server and at the same time update our institutional repository eRepo to the newest version of DSpace -software, which is the version 7. This is no small task and I have been working on this for more than a year. Luckily, the workload is shared with a colleague. Today’s agenda is to find out a way to add a metadata value to all repository items matching a certain item type, which in this case is our university theses and serial publications.
A very rough oversimplification of my work pattern:
Although a coding library staff member is a rare creature, the work is not done in total isolation. Most of those steps in my work pattern are often a result of teamwork, they begin as ideas from the team members. Of course, sometimes we work on fixing errors and bugs. This work cycle is then repeated with small variations until the desired outcome has been achieved.
My unofficial remote office assistants interrupt me sometimes to inform me they need to be fed. And that my coffee break could be used also to entertain them. The furballs have also found a clever way to grab my attention, they sit beside me and actually pull my hand away from the keyboard or mouse. Simply irresistible. And annoying.
Working is sometimes interrupted by colleagues; this time it is my IT-colleague who is working with the same eRepo system as I am. She has noticed a new version update that has some new interesting features worth updating. We have decided that the update could be done in the following week and schedule a meeting for this. These updates usually create new issues and require a full testing process. This really feels like jumping on to a moving train.
Lunchtimes are easier to remember while on campus and usually the restaurant is packed with librarians. At the remote office, it’s a bit trickier, at least for me. A quick rummaging through the fridge gives me something to eat.
The only scheduled appointment in my calendar today is to discuss the open access statistics with the self-archiving specialist from our publishing team. We tend to examine these numbers from the previous year when the reporting period is over, and all the data is delivered to the VIRTA service. The open access percentage for peer-reviewed articles in 2023 sets to 82%. But this number will change as we self-archive articles delivered to us. We also pay close attention to publications that are not published as gold OA, hybrid OA or even self-archived as green OA. This is to figure out ways to improve our capabilities to contact the university researchers and increase the number of open access articles. After the meeting we continue the discussion with other publishing specialists in a joint Teams chat.
It is time to return to the metadata project started earlier. In every profession, interruptions lead to losing focus. It takes some time to get back on track, luckily this time I’m ready to continue quite easily and after a while I have some SQL-queries crafted. These queries filter the database so that the result set contains only the publication types I was hunting for. I’m left wondering if this should be written as a separate program, in which I could just change what I’m looking for. This program could make any similar operations in the future a lot easier.
While working, I use notetaking software called Obsidian to write notes. It creates simple text files that can be linked together and added tags to, this combination enables me to create a searchable, flexible and navigable group of notes that (with some extra work) can be shared with others too. This tool fits my professional needs as well as my personal preferences. This notetaking app also contains a feature that helps me write a work-diary and this has proved to be a helpful routine for me. These notes contain a concise summary of the work done that day, links to related notes and some reminders on how to proceed tomorrow. Since it’s a bit past three o’clock, it’s also time to write this day’s chapter and shut down the computer. My day continues in activities that require no digital devices at all.
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija | IT-systems specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services