Työpäivä kirjastossa 5: tutkimusdatanhallinta | Workday at the library 5: research data management
(Please, scroll down to read in English.)
Tämä teksti kuuluu kirjoitussarjaa, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.
Työskentelen Itä-Suomen yliopiston kirjastossa tietoasiantuntijana tutkimusdatanhallintaan liittyvissä asiantuntijatehtävissä. Työni sisältää tutkijoiden neuvontaa ja koulutusta sekä tutkimusdatapalvelujen kehittämistä. Työ on todella kiinnostavaa, välillä haastavaakin, ja aina riittää uutta opittavaa. Teen usein etätyötä, Joensuun kampuksella työskentelen noin kaksi päivää viikossa.
Tänään kiiruhdan kampukselle ja kirjaudun sisään kello 8.30. Päivän ensimmäinen verkkopalaveri on luvassa jo kello 9, joten ennen sitä on ehdittävä löytää sopiva työpiste monitoimitiloista. Onni suosii ja löydän yhden suosikkipaikoistani vapaana. Virittelen koneen toimintaan ja tässäkin onni suosii, kaikki toimii kertaheitolla. Aina näin ei ole, koska vaihtuvissa työpisteissä on omat haasteensa saada tietokone toimimaan vaihtuvien muiden laitteiden kanssa.
Avaan keskeiset työkalut eli Teamsin, sähköpostin ja yliopiston sisäisen keskustelualueen Viva Engagen. Teams toimii keskeisenä keskusteluvälineenä ajankohtaisten työasioiden hoitamiseen pitkin päivää. Sinne onkin jo aamusta tullut kolmeen keskusteluketjuun viestejä, jotka vilkaisen nopeasti läpi. Avaan aamun ensimmäisessä palaverissa käsiteltävän asian valmiiksi esille ennen Teams-kokoukseen liittymistä. Tässä palaverissa vastaamme kirjaston datatiimin ja yliopiston digipalvelujen edustajien kanssa CSC:n (Tieteen tietotekniikan keskus) palautekyselyyn. Keskustelemme työhömme liittyvistä palveluista (Fairdata, laskentapalvelut, pilvipalvelut, sensitiivisen datan palvelut) ja kokemuksistamme niistä organisaation näkökulmasta. Keskustelu osoittautuu varsin hyödylliseksi. Sen lisäksi että saamme lomakkeen täytettyä yhdessä, jaamme tietoa puolin ja toisin, keskustelua sopivasti huumorilla maustaen. Moniammatillisen yhteistyön parhautta.
Olen koulutustaustaltani humanisti ja kasvatustieteilijä. Tämä antaa mielestäni erinomaisia valmiuksia työskennellä data-asiantuntijana, kuten kykyä hahmottaa laajoja kokonaisuuksia ja katsoa asioita eri näkökulmista ihmisten kannalta. Lisäksi työssä tarvitaan usein ymmärrystä tietotekniikasta, samoin kuin tietosuojasta ja muista juridisista sekä eettisistä seikoista, jotka vaikuttavat myös aineistonhallintaan. Kovin syvälle ei jokaiseen osa-alueeseen onneksi tarvitse mennä, kun tiimissä on muita, jotka ovat sen alan osaajia. Näin täydennämme toisiamme.
Palaverin jälkeen keskustelu jatkuu Teamsin chatissä. Katson muut päivän tehtävät ja aikataulut. Nyt on hetki aikaa syventyä niihin. Työlistalla on muun muassa selvitellä käytännön opetusjärjestelyjä, kuten opetusaikataulua ja tilavarauksia Summer School -opintojaksollemme Mastering the Reserach Data. Jatkan myös työn alla olevaa Datatuen verkkosivujen päivitystä. Haluamme tiivistää ja selkiyttää sisältöjä, varmistaa, että kaikki sisältö on sekä suomeksi että englanniksi, ja tarkistaa linkkien toimivuuden.
Ruokatunti on yksi kampuspäivän kohokohdista, silloin on hyvä hetki nähdä työkavereita kasvotusten ja jutella yhtä ja toista. Tällä kertaa ruokapöydässä keskustelemme muun muassa melomisesta ja Ilosaarirockista.
Tauon jälkeen palaan kesken oleviin työtehtäviin, kunnes seuraava verkkopalaveri alkaa. Siinä käymme läpi parin päivän päästä olevaa datanhallinnan ja kuvailun työpajaa, jota olemme menossa pitämään tutkimusyhteisölle. Kolmen hengen tiimimme saa tehokkaasti sovittua työnjaosta, esitysdiat viimeisteltyä, ja suunnittelua ryhmätyöskentelyn niin etä- kuin lähiosallistujille. On aina mukava päästä tapaamaan tutkijoita ja keskustelemaan yhdessä datanhallinnasta, joten odotan innolla työpajaa.
Palaverin jälkeen on pieni hetki aikaa jatkaa taas kesken olevien asioiden edistämistä, kunnes kalenteri ilmoittaa seuraavasta palaverista. Nyt onkin luvassa harvinaista herkkua eli tapaaminen kollegan kanssa ihan kasvotusten. Valmistelemme seuraavalla viikolla olevaa opetus- ja tietopalvelujen kehittämispäivää, jonka järjestelytiimissä olemme mukana. Tarvitsemme ryhmätyöskentelyä varten materiaalia paperille, mikä osoittautuu työpäivän kinkkisimmäksi asiaksi. Nykyisin kun tarvitsee tulostaa niin harvoin, että siinäpä onkin setvimistä, miten saamme tulostuslätkät aktivoitua ja paperia ulos. Onneksi kirjaston oma IT-palveluneuvoja rientää apuun, paperit saadaan ulos ja suunnitelmat selväksi.
Kahvitauolla on taas mukavaa rupatella työkavereiden kanssa. Työtapaamiset menevät nykyisin pitkälti verkossa niin kampuksella kuin etätöissä, joten tauot ovat usein ainoa mahdollisuus nähdä ihmisiä kasvotusten. Verkossa työskentely tuo joustavuutta ja lisää mahdollisuuksia, mutta kasvotusten tapaaminen on myös tärkeää. Tänään siihen tarjoutuukin hyviä tilaisuuksia, niin tauoilla kuin työtehtävän puitteissa.
Loppupäivä menee jatkaessa verkkosivupäivitystä; kommentoin kollegalla työn alla olevaa metadata ja dokumentointi -osiota sekä tarkistan itse päivittämääni tutkimusdatan avaamiseen liittyvää sisältöä. Siitä muistuu mieleen vielä yksi hoidettava asia. Olen mukana kansallisessa datakoulutukset-työryhmässä, jonka alatyöryhmässä kehitämme pienellä porukalla tutkijoille ohjeistusta sopivan datarepositorion valintaan. Kaivan esiin yhteiset dokumenttimme ja varaan sieltä aiheita, joihin voisin tuottaa sisältöä. Verkostot ovat keskeinen osa työtäni, ja koen että työkavereitani ovat paitsi UEFissa myös muissa korkeakouluissa työskentelevät data-asiantuntijat. Kehitämme yhdessä data-asiantuntijuutta. Yhteistyössä on voimaa!
Päivän päätteeksi tarkistan vielä kalenterista, onko seuraavana päivänä jotakin mikä vaatii valmistautumista. Sitten totean, että on aika lopettaa tältä päivältä, ja leimaan itseni ulos kello 16.30.
This text belongs to a series of blog posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.
I work as an information specialist at the University of Eastern Finland Library, focusing on expert tasks related to research data management. My work involves advising and training researchers, as well as developing research data services. It is interesting work, sometimes also challenging, and there’s always something new to learn. I often work remotely, but I spend about two days a week on Joensuu campus.
Today, I rush to the campus at 8:30 a.m. The first online meeting of the day is scheduled for 9:00 a.m., so I need to find a suitable workspace in our multifunctional office before that. Luckily, I find that one of my favourite spots is available. I set up my computer, and fortunately, everything works smoothly this time. It’s not always that easy, as setting up a computer in different workspaces comes with its own challenges.
I open the essential tools: Teams, email, and the university’s internal discussion platform, Viva Engage. Teams serves as the primary means of communication for handling current work matters throughout the day. I see there are new messages in three discussion threads that I quickly glance through. I prepare the topic for the first meeting of the day before joining the Teams meeting itself. In this meeting, we respond to a feedback survey from CSC (IT Center for Science) with representatives from the library’s data team and the university’s digital services. We discuss services related to our work (Fairdata, computing services, cloud services, sensitive data services) and our experiences with them from the organisation’s perspective. The discussion proves to be quite useful. Not only do we fill out the form together, but we also share information and engage in light-hearted conversation. All of these are benefits of multiprofessional collaboration.
My educational background is in the humanities and educational sciences, which I believe provides excellent skills for working as a data specialist, such as the ability to perceive large-scale contexts and consider different perspectives from a human standpoint. Additionally, the job often requires an understanding of IT, as well as data protection and other legal and ethical issues that also affect data management. Fortunately, I don’t have to delve too deeply into every area because there are other experts in the team who specialize in those areas. This is how we complement each other.
After the meeting, the conversation continues on Teams chat. I check the remaining tasks and schedules for the day. Now, I have a moment to focus on them. One of the tasks is to sort out practical teaching arrangements, such as the teaching schedule and room reservations for our Summer School course Mastering the Research Data. I also continue updating the Data Support website. We want to streamline and clarify its content, ensure that all content is available in both Finnish and English, and check that the links work as intended.
Lunchtime is one of the highlights of the campus day, as it’s a good opportunity to see colleagues face-to-face and chat about various topics. This time, the lunch table discussion includes topics like kayaking and the Ilosaarirock music festival.
After the break, I return to work on unfinished tasks until the next online meeting begins. We go through the data management workshop that we are going to hold for the research community in a couple of days. Our three-person team efficiently agrees on task allocation, finalizes the presentation slides, and plans group work for both remote and in-person participants. It’s always enjoyable to meet researchers and discuss data management together, so I’m looking forward to the workshop.
After the meeting, there’s a moment to continue progressing with ongoing tasks before the calendar reminds me of the next meeting. This time, I have the rare opportunity to meet a colleague face-to-face. We prepare for the upcoming development day for the training and information services. We need material on paper for group work, which turns out to be the trickiest task of the day. Nowadays, printing is so rare that it takes some effort to figure out how to activate the printer and get the paper out. Luckily, the library’s IT service advisor comes to the rescue, and we manage to print the documents and clarify our plans.
Coffee breaks are another opportunity to chat with colleagues. With most work meetings now taking place online, both on campus and during remote work, breaks are often the only chance to see people face-to-face. Online work brings flexibility and more opportunities, but meeting in person is also important. Today I have some good opportunities for that, both during breaks and within the scope of my work tasks.
I spent the rest of the day continuing the website update; I provide feedback on a colleague’s work on the metadata and documentation section and double-check the content related to opening research data that I updated myself. This reminds me of one more task to handle. I’m part of a national data training working group, and in our sub-group, we’ve taken on the task of developing guidance for researchers on selecting suitable data repositories. I open our shared documents and reserve topics for which I could contribute content. Networking is a central part of my work, and I feel that my colleagues include not only those working at UEF but also data specialists working at other universities. We together develop data expertise. Collaboration is the key!
At the end of the day, I check the calendar for the next day to see if there’s anything that requires preparation. Then I decide it’s time to finish for the day and head home at 4:30 p.m.
Anne Karhapää, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Special thanks to Niko Niskanen for the English proofreading.