NordILL 2021 – Kaukolainausta | NordILL 2021 – Inter-library Loaning

(Please, scroll down to read in English)

Tieto toimitustapoineen muuttuu ja on hyvin tavallista, että tiedon olisi oltava välittömästi saatavilla sähköisenä julkaisuna. Onko se kuitenkaan kaikkien saatavilla, ja mikä on kirjastojen rooli sen jakelussa?

Joka toinen vuosi järjestettävä pohjoismainen aineistojen yhteiskäytön ja kokoelmatyön NordILL-konferenssi pidettiin 25.-26.10.2021 verkossa Helsingistä käsin. Konferenssin teemana oli tällä kertaa ”Em­power­ing know­ledge – Ac­cel­er­at­ing ac­cess”. Tarjolla oli yhteenveto ajankohtaisesta kehityksestä eri kirjastosektoreilla sekä Pohjoismaissa että Baltiassa. Kutsuttuja puhujia oli neljä: Peter Collins, OCLC:n Resurssien jakamisen johtaja; Bar­bara Lison, IFLAn Pres­id­entti; Aslak S. Myhre, Norjan kansalliskirjaston johtaja sekä Andy Appleyard, British Library:n toiminnan johtaja. Heidän lisäkseen oli 21 muuta puhujaa seitsemästä eri maasta.

Ensimmäinen päivä

Konferenssin avaussanat lausui Suomen Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja Cecilia af Forselles, jonka jälkeen päivän aikana oli tarjolla kaksi kutsuttua puhujaa sekä kolme sessiota esittäjineen. Päivän päätteeksi kuultiin lavarunoutta Kasper Salosen esittämänä.

IFLA:n kuulumisia ja e-kirjojen lainauksesta

Puheenvuorossaan IFLA:n (International Federation of Library Associations) presidentti Barbara Lison kertoi järjestön toiminnasta ja tulevaisuuden suuntauksista. IFLAn tavoitteena on voimistaa maailmanlaajuisesti kirjastojen vaikutusta yhteiskuntaan ja edistää ammatillista osaamista kirjastoalalla.

Muissa puheenvuoroissa aamupäivän teemana oli e-kirjojen ottaminen osaksi kirjastojen kokoelmaa ja niiden saattaminen asiakkaiden käyttöön. Yhteisenä haasteena projekteissa on ollut hankaluus kustantajien kanssa toimimisessa. Toisaalta maailmanlaajuinen koronapandemia nopeutti e-aineistojen käyttöönottoa ja suosiota kirjastoissa. Pohdinnoissa tuli esille monenlaiset vanhan aineiston digitointihankkeet ja myös tarve painetun aineiston säilyttämiselle ja sujuvalle saavutettavuudelle.

Virva Nousiainen-Hiiri (Helsingin kaupunginkirjasto) esitteli Digimedia palvelukonseptihanketta. Sen pyrkimyksenä on mahdollistaa tasa-arvoinen ja saumaton pääsy yleisten kirjastojen e-aineistoon. Tavoitteena on luoda yhden luukun e-kirjasto, joka tarjoaa helposti kirjastojen e-aineistoja jokaiselle suomalaiselle yhdenvertaisesti asuinpaikasta riippumatta.

Mikkel Christoffersen (eReolen) esitteli Tanskan eReolen-palvelua. Se on varsin pitkälle kehittynyt yleisen kirjaston e-portaali, josta löytyy aineistoa lähes kaikilla formaateilla. Palvelu on hyvin suosittu Tanskassa ja käyttäjämäärät ovat väestöön nähden varsin korkeat. Hän käsitteli esityksessään myös kirjastojen yleistä kilpailutilannetta ihmisten ajankäytöstä.

Tämän session päätteeksi Trygve Kikut (Vestfold and Telemark County Library) esitteli vanhan aineiston digitointiprojektia Norjassa. Tämän projektin pyrkimyksenä on yhtenäistää e-aineistojen saatavuus saman portaalin alle sekä digitoida painettua aineistoa mahdollisimman laajalti kaikkien norjalaisten käyttöön.

Painetun aineiston tulevaisuus ja OA-lehdet

Iltapäivän aloitti Peter Collins (Online Computer Library Center, OCLC), joka käsitteli painetun aineiston tulevaisuutta digitaalisessa maailmassa.  Lisäksi hän puhui siitä, miten pandemia on muuttanut toimintatapoja ja kuinka e-aineistot ovat lisääntyneet – koronapandemian aikana e-aineiston välitys on kasvanut huomattavasti. Toisaalta myös perinteisille formaateille löytyy käyttäjiä. Nykyteknologia mahdollistaa erilaisten aineistojen nopean ja helpon saatavuuden jokaiselle älypuhelimen avulla, ja kirjastoilla onkin oma tärkeä roolinsa oikean tiedon löytymiselle.

Sofie Wennström (Ruotsin Kansalliskirjasto) esitteli tänä vuonna julkaistua Publicera-palvelua (Publicera.kb.se), joka on Ruotsin kansalliskirjaston ylläpitämä palvelu ruotsalaisille tieteellisille avoimille lehdille. Toteutusalustana tällä sekä kaikilla muillakin tässä sessiossa kuvatuilla palveluilla on Open Journal Systems (OJS), joka on ilmainen ohjelmisto vertaisarvioitujen akateemisten lehtien hallintaan. Hallinnoinnista vastaa sidosryhmien (rahoittajat, yliopistot ja julkaisut) edustajista koostuva neuvosto. Palvelu on aloittanut pilotoinnin kolmella lehdellä ja sen tavoitteena on tulla indeksoiduksi DOAJ-palveluun (Directory of Open Access Journals).

Antti-Jussi Nygård (Tieteellisten seurain valtuuskunta, TSV) kertoi suomalaisesta, TSV:n hallinnoimasta Journal.fi-palvelusta, joka on otettu käyttöön vuonna 2017. Palvelu sisältää tällä hetkellä 110 lehteä ja noin 57 000 artikkelia. Palvelun päätavoitteena on pienentää avoimen saatavuuden lehtien julkaisemisen kustannuksia Suomessa. Vastaavanlainen suomalaisille monografioille ja kokoomateoksille tarkoitettu palvelu edition.fi on julkaistu tänä vuonna.

Jeroen Sondervan (Utrecht University) kertoi hollantilaisesta Openjournals.nl-palvelusta, joka on otettu käyttöön tammikuussa 2021. Palvelua ylläpitää Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences ja tällä hetkellä palvelusta löytyy 12 lehteä. Tavoitteena on päästä indeksoiduksi DOAJ-palveluun.

Jesper Boserup Thestrup (Royal Danish Library) esitteli tanskalaista tidsskrift.dk-palvelua, joka on perustettu jo vuonna 2007. Palvelua ylläpitää Royal Danish Library ja palvelun kautta on tällä hetkellä saatavilla 174 lehteä, joista 130 toimii aktiivisesti. Tulevaisuuden tavoitteina on saada nykyistä parempi yhteys julkisiin kirjastoihin, parempi aineistojen löydettävyys, lähempi yhteistyö sidosryhmien kanssa sekä päästä mukaan DOAJ-palveluun ja OpenAIRE:en (eurooppalainen Open Access -infrastruktuuri).

Aineistojen jakamisen uudet palvelut

Päivän viimeisessä sessiossa oli puhujina Anne Koivisto (Jyväskylän kaupunginkirjasto), Olga Gorbunova (Venäjän Kansalliskirjasto), Riin Olonen (Viron Kansalliskirjasto) sekä Lovisa Karlsson Kjellin ja Tobias Willstedt (Ruotsin Kansalliskirjasto).

Anne Koivisto kertoi Shokkiuutinen-projektista, jonka tavoitteena on kehittää Jyväskylän kulttuuritoimijoiden toimintaa, mukaan lukien kaupunginkirjasto. Erityisesti hän keskittyi esityksessään osaprojekteihin VATI ja ATTE, jotka ovat kaukolainauksen yhteistyöprojekteja, joissa on vahvasti mukana mm. Varastokirjasto. VATI-osaprojektissa on tavoitteena saada Varastokirjaston kokoelmat Jyväskylän kaupunginkirjaston asiakkaille helposti saataville – erityisesti tavoitteena on saada Varastokirjaston aineisto samaan asemaan kuin Keski-Finnan omat aineistot kaikkine asiakastoimintoineen. ATTE-osaprojektissa puolestaan tavoitellaan kansallista alustariippumatonta kaukolainauspalvelua, jossa sekä Varastokirjasto että Kansalliskirjasto ovat merkittävä osa palvelua.

Olga Gorbunova esitteli Venäjän Kansalliskirjaston kokoelmia, joihin kuuluu mm. Digitaalinen Kirjasto, jonka aineistoista osaan on kenen tahansa mahdollista päästä käsiksi mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi Kansalliskirjaston ILL-osasto tarjoaa kaukolainausta e-aineistona ja kirjalainauksena sekä kirjastoille ympäri Venäjää että yksityisille kansalaisille. Myös muut instituutiot, kuten museot ja tutkimuskeskukset, voivat käyttää Kansalliskirjaston palveluja. Venäläisten kirjastojen osalta palvelu on sopimusperustaista, kun taas ulkomaalaisia kirjastoja palvellaan IFLA:n Voucher Scheme -järjestelyn puitteissa. Vuosittain ulkomailta on tullut muutamia kymmeniä kaukolainauspyyntöjä ja muutamia satoja e-aineistojen pyyntöjä.

Kolmantena tässä sessiossa esiintynyt Riin Olonen kertoi Viron Kansalliskirjaston työn alla olevasta uudesta palvelusta Books on the Move, joka on kansallinen koko maan kattava kirjojen kaukolainauspalvelu. Tarkoituksena on mahdollistaa kesästä 2022 alkaen kirjojen lainaus kaikista Viron kirjastoista riippumatta siitä, missä kirjastossa kirja sijaitsee tai missä päin maata asiakas sattuu olemaan. Huhtikuussa 2021 tehdyn käyttäjätutkimuksen mukaan palvelu on herättänyt suurta kiinnostusta ja valtaosa vastaajista olisi halukas maksamaan saamastaan palvelusta.

Session viimeisinä puhujina Lovisa Karlsson Kjellin ja Tobias Willstedt esittelivät Bläddra-palvelua, joka tarjoaa ilmaisen pääsyn Ruotsin kansallisilla virallisilla kielillä (suomi, jiddiš, meänkieli, romani ja saamen kieli) kirjoitettuihin kirjoihin. Bläddra-palvelu on osa suurempaa kokonaisuutta, jossa julkiset kirjastot kiinnittävät erityistä huomiota kansallisiin vähemmistöihin. Työn alla on applikaatio, joka palvelee viihdelukijoita heidän omalla kielellään – toistaiseksi kieliversioista on tarjolla vain romani (41 nimekettä) ja saamen kieli (30 nimekettä). Tällä hetkellä applikaation kautta voi lukea vain e-kirjoja, mutta äänikirjat ovat mukana toivelistalla.

Toinen päivä

Toisen konferenssipäivän avasivat Varastokirjaston johtaja Johanna Vesterinen ja Kansalliskirjaston varajohtaja Liisa Savolainen. Muilta osin päivän ohjelma koostui kahdesta kutsutusta puhujasta, kolmesta sessiosta sekä parista “välipalasta”, joista ensimmäisessä nähtiin neljän suomalaisen kirjaston virtuaalikierrokset ja toisessa päästiin tutustumaan lukukoira Sylviin kolmen lyhytfilmin välityksellä. Konferenssin loppuhuipentumana oli Okra Playground -yhtyeen musiikkiesitys.

Digitalisaatiosta ja kulttuurista

Heidän jälkeensä kuultiin kolmatta kutsuttua puhujaa Aslak Sira Myhreä (National Library of Norway) aiheenaan Digitalisaatio ja kulttuuri. Aluksi hän taustoitti esityksessään Norjan kulttuurista menneisyyttä, erityisesti sitä, miten teoksia tulisi saadaan säilytettyä myös tulevaisuudessa. Mikäli ennustusten mukaisesti siirrytään digitaalisiin materiaaleihin, on edessä valtava digitointityö, jotta fyysiset kokoelmat saadaan käyttöön. Norjassa digitointia on tehty jo varsin paljon, mutta vielä menee useita vuosia ennen kuin kaikki haluttu materiaali on käsitelty. Tavoitteisiin kuuluu se, että kaikesta paperilla tuotetusta materiaalista saataisiin tulevaisuudessa myös digitaalinen versio, jolloin Norjan kansalliskirjastosta tulisi aidosti verkkokirjasto. Tämä muutos vaatisi työprosessien muuttamista tukemaan uutta toimintaperiaatetta. Haasteena tässä kokonaisuudessa on kolme asiaa: 1) digitaalinen saatavuus, 2) kuinka ihmiset saadaan käyttämään digitaalisia aineistoja ja 3) pitää lopettaa puhuminen digitaalisuudesta, koska kyseessä on vain alusta, ei itse asia. Digitaaliseen aineistoon liittyy dilemma, jonka mukaan materiaalien helppo saatavuus verkossa saa ajattelemaan, että kaikki mahdollinen on siellä saatavilla. Todellisuudessa vain murto-osa erilaisista aineistoista on digitoitu ja saatavilla verkossa. Tästä syystä kirjastolaisia tarvitaan kertomaan ihmisille siitä, mitä he eivät tiedä edes olevan olemassa.

Digitaalisen kulttuuriperinnön portaaleista

Päivän ensimmäisen session teemana olivat digitaaliset palvelut. Riitta Peltonen (Kansalliskirjasto) esitteli kansallista Finna.fi -palvelua, joka on monipuolinen digitoitujen ja perinteisten materiaalinen hakuportaali kaikille kansalaisille. Tulevaisuudessa Finnan toivotaan edistävän erityisesti organisaatiorajat ylittävää luotettavien aineistojen ja materiaalien löytämistä ja hyödyntämistä sekä kaikille avointen aineistojen näkyvyyttä. Tuula Pääkkönen (Kansalliskirjasto) kertoi Kansalliskirjaston digitoitujen aineistojen digi.kansalliskirjasto.fi -palvelusta, digitointiprosessista, digitoitujen aineistojen käyttöliittymästä ja aineiston erilaisista digitointiformaateista. Palvelu huolehtii myös digitaalisen kulttuuriperintöaineiston pysyväissäilytyksestä. Palvelun tekijänoikeuden alaisia aineistoja voi käyttää vapaakappalekirjastoissa erillisillä työasemilla. Itä-Suomen yliopiston kirjasto on yksi vapaakappalekirjastoista ja molemmissa kampuskirjastoissa on työasemat kansallisten digitaalisten aineistojen käyttöä varten.

Artürs Žoglas (Latvian kansalliskirjasto) kertoi, kuinka Latvian kansalliskirjasto onnistui neuvottelemaan kahdessa viikossa kulttuuriministeriön avustamana kansallisen tekijänoikeustoimiston (AKKA/LAA) kanssa maanlaajuisen sopimuksen kansalliskirjaston digitaalisen kirjaston avoimesta käytöstä COVID-pandemian alkaessa. Ennen pandemian alkamista tekijänoikeuden alaisia aineistoja pystyi käyttämään vain Latvian yleisissä kirjastoissa. Avoimen käytön alettua aineistojen käyttö on pysyvästi kaksinkertaistunut. Avoimesta käytöstä sovittujen korvausten maksamista varten kansalliskirjasto tallentaa anonymisoidut tarkat lokitiedot digitaalisen kirjaston käytöstä. Samaa tietoa on voitu hyödyntää laajasti myös digitaalisen kirjaston aineistojen ja käytön tutkimuksessa vuosina 2020–2021. Lisäksi Latvian kansalliskirjasto on tutkinut sitä, mihin tarkoitukseen digitaalisen kirjaston aineistoja käytetään. Mielenkiintoista on esim. se, että aineistoista löytyvää faktatietoa käytetään ratkaistaessa sosiaalisessa mediassa syntyneitä kiistoja. Tällä hetkellä neuvotellaan avoimen käyttöoikeuden jatkosta vuoden 2021 jälkeen.

British Library – Kaukolainauspalvelut muutoksessa

Konferenssin neljäs kutsuttu puhuja Andy Appleyard (British Library) käsitteli esityksessään kirjastojen keskinäistä lainausta. Pohjustuksena aiheeseen hän totesi kirjastoilla olevan kaksi tehtävää: aineistojen saatavuuden mahdollistaminen ja aineistojen säilyttäminen. British Library pyrkii huolehtimaan näistä tehtävistä kolmen toimipisteensä voimin: St. Pancras, Leeds ja Boston Spa. Näistä kolmesta St. Pancras Lontoossa on omistettu tieteelliselle tutkimukselle ja oppimiselle, Leeds puolestaan palvelee Pohjois-Englannin n. 11 milj. asukasta ja Boston Spassa Yorkshiressä on käytettävissä n. seitsemän miljoonaa dokumenttia käsittävä kansalliskokoelma. Viimeksi mainittua Boston Span kokonaisuutta uusitaan parhaillaan ja tässä yhteydessä British Library on asettanut yhdeksi tavoitteekseen hiilineutraliuden, missä se onkin onnistunut varsin hyvin: Boston Span vuoden 2010 lukemasta 300 kgCO₂/m² on päästy vuoteen 2021 mennessä alle 10 kgCO₂/m² – vuoden 2025 tavoite on siis pyöreä nolla. Yhtenä haasteena Boston Spassa on logistiikka: kuinka valtaisa kansalliskokoelma saadaan siirrettyä sille rakennettavaan uudisrakennukseen sekä miten tulevaisuudessa haluttu dokumentti löydetään kokoelmasta. Yhtenä tavoitteena onkin se, että Britannian henkinen perintö saadaan kaikkien saataville niin tutkimukseen, inspiraatioon kuin nautintoonkin.

Uusia tapoja kaukolainaukseen

Useissa maissa kehitetään asiakasystävällistä aineistonvälitystä kaukopalvelun tarpeisiin, kuten Frida Leijon Lundqvist Tukholman yliopiston kirjastosta kertoi projektissa kehitetystä yhteisestä hankinta- ja kaukolainatilauslomakkeesta. Helsingin yliopiston kirjaston Elina Kähö ja Juha Leppämäki puolestaan esittelivät Alma- ja Primo-kirjastojärjestelmän kautta järjestettyä kaukopalvelutilausta. Tätä mallia harkitaan käyttöönotettavaksi myös muissa Alma-kirjastoissa Suomessa, mukaan lukien Itä-Suomen yliopiston kirjasto.

Avoin tiede akateemisissa kirjastoissa

Konferenssin viimeisen session aloitti Arja Tuuliniemi (FinELib), jolla oli aiheenaan Transformatiiviset sopimukset – tie täysin avoimeen saatavuuteen. Transformatiivinen sopimus on väliaikainen tapa saada lehdet siirtymään OA-lehdiksi ja siirtää lehtien tilausmaksuja avoimeen julkaisuun. Syitä tällaiseen menettelyyn on ensiksi se, että tutkimustulosten tulisi olla avoimia kaikille. Toiseksi pyritään kiihdyttämään siirtymää avoimeen saatavuuteen, mahdollistamaan välitön avoin saatavuus sekä rajoittamaan kuluja ja pääsemään eroon kaksinkertaisesta rahastuksesta. Lisäksi esiteltiin tähän mennessä saatuja tuloksia sekä pohdittiin, mikä tilanne mahtaa olla vuonna 2024 FinELib:ssa tehtävän transformatiivisten sopimusten vaikutusten arvioinnin aikaan.

Session toisen esityksen puhujat olivat Lise Baltzer ja Michael Svendsen Royal Danish Library’sta. Heidän aiheenaan oli Supporting the implementation of Open Science, perspectives from the Royal Danish Library. Aluksi he kertoivat avoimen tieteen edistämiseen satsatuista henkilöresursseista sekä prosessista, jolla asiaa on edistetty, ja kuinka Kööpenhaminan yliopiston kirjasto pyrkii edistämään avointa tiedettä. Lisäksi kuulijoille esiteltiin avoimen tieteen elinkaari monine vaiheineen ja kirjaston antama tuki kullekin vaiheelle. Lopuksi he esittelivät Tanskan kansallisen strategian avoimelle saatavuudelle. Strategian tavoitteena on se, että vuodesta 2025 alkaen kaikilla tanskalaisilla on esteetön digitaalinen pääsy kaikkiin julkisten viranomaisten ja/tai yksityisten säätiöiden rahoittamiin, tanskalaisten tutkimuslaitosten tekemiin artikkeleihin korkeintaan 12 kuukauden embargolla. Tavoitteen toteutumisen seurantaan heillä on käytössään vuonna 2016 luotu barometri, jonka avulla he seuraavat avoimuuden toteutumisastetta.

Lopuksi

Konferenssin esitysten ja keskusteluiden perusteella voidaan todeta, että ongelmat ja pohdinnat ovat  hyvin samansuuntaisia eri maissa. E-aineistojen lainaaminen on toistaiseksi vaihtelevasti säänneltyä ja siksi toteutettavissa korkeintaan kansallisella tasolla. Keskusteltiin paljon kirjastojen roolista luotettavan tiedon/aineistojen välittäjänä ja säilyttäjänä. Kirjastoilla on yhä tärkeämpi rooli ihmisten ohjaamisessa luotettavan tiedon lähteille, olipa se missä muodossa tahansa.

Kirjastoalan muutos on meneillään kaikkialla – meidän on opittava katsomaan asioita uudesta näkökulmasta, jotta saavutamme uudet visiomme. Konferenssin loppuyhteenvedossa nousi esille muutamia avainasioita, joista ensimmäisenä mainittiin toimien näkyvyys, jolla lisätään yhteisymmärrystä ja asiakkaiden luottamusta siihen, että kirjastojen digitaaliset kokoelmat ovat yhtä luotettavia kuin perinteiset kokoelmat. Toisena avainasiana tuotiin esille kirjastovirkailijan rooli – mikä se on: opas, navigoija, välineiden käytön ammattilainen sekä reitin etsijä, joka johdattaa asiakkaan avoimen tieteen lähteille. Tärkeimmäksi avainasiaksi nostettiin yhteistyö kaikkien osapuolten kesken. Kaikkiaan esitykset antoivat ajattelemisen aihetta sekä synnyttivät uusia ideoita, joiden työstämisen parissa on hyvä jatkaa eteenpäin.

The 14th Nordic Re­source Shar­ing, Ref­er­ence and Col­lec­tion Man­age­ment Conference. 25-26 Oc­to­ber 2021, Helsinki. Em­power­ing know­ledge – Ac­cel­er­at­ing ac­cess.

NordILL 2021 – Inter-library Loaning

Information and the way we are supplied with it are changing, and the need to have information immediately available in an electronic format has become very common. Is information available to everyone after all, and what is the role of libraries in distributing information?

The biennial NordILL conference on Nordic resource sharing, reference and collection management was held online on 25–26 October 2021 in Helsinki. This time, the conference’s theme was ‘Empowering knowledge – Accelerating access.’ The conference featured a summary of current developments in the library sectors as well as in the Nordic and Baltic countries. Four speakers were invited to address the conference: Peter Collins, Director of Resource Sharing at OCLC; Barbara Lison, IFLA President; Aslak S. Myhre, National Librarian at the National Library of Norway; and Andy Appleyard, Head of Operations (North) at the British Library. In addition to the above, 21 speakers from seven different countries gave talks at the conference.

Day 1

The conference was opened by national librarian of the National Library of Finland Cecilia af Forselles, after which the day’s programme included two invited speakers and three sessions with presentations. The day finished with slam poetry by Kasper Salonen.

Current matters at IFLA and e-book loans

In her talk, IFLA (International Federation of Library Associations) President Barbara Lison elaborated on the federation’s activities and future outlines. IFLA’s goal is to strengthen the impact of libraries on society worldwide and further professional competence in the library sector.

The other talks of the morning focused on including e-books in library collections and making them available to customers. The shared challenge in these projects has proved to be working together with publishers. On the other hand, the global COVID-19 pandemic accelerated the implementation and success of e-materials in libraries. The discussions highlighted various projects aimed at digitising old materials and the need to preserve printed materials and keep them readily available.

Virva Nousiainen-Hiiri (Helsinki City Library) presented the Digimedia service concept project. It is aimed at enabling equal and seamless access to the electronic materials of public libraries. The objective is to create a one-stop e-library that offers easy access to the e-material of libraries equally to all Finns regardless of where they live.

Mikkel Christoffersen (eReolen) presented the Danish eReolen service. It is an advanced general library e-portal including material in nearly all formats. The service is extremely popular in Denmark and the number of users is quite high in proportion to the population. He also touched on the general competition libraries are engaged in for people’s time.

To end the session, Trygve Kikut (Vestfold and Telemark County Library) presented a Norwegian project on digitising old materials. The objective of this project is to harmonise the availability of e-materials under one portal and digitise printed materials as comprehensively as possible for the use of all Norwegians.

The future of printed material and OA journals

The afternoon was started by Peter Collins (Online Computer Library Center, OCLC) who discussed the future of printed material in the digital world.  He also talked about how the pandemic has changed operating methods and how e-materials have become more common – the use of e-materials has increased significantly during the COVID-19 pandemic. On the other hand, the traditional format also has its users. Current technology enables quick and easy access to different materials to everyone with the help of smartphones, and libraries play an important role in finding the correct information.

Sofie Wennström (the National Library of Sweden) presented the Publicera service (Publicera.kb.se), which was published this year. The service is maintained by the National Library of Sweden for Swedish open access scientific journals. This service and other services described during this session are based on the Open Journal Systems (OJS) platform, which is free software for managing peer-reviewed academic journals. A council consisting of representatives of interest groups (financiers, universities and publications) manages the platform. The service piloted three journals and aims to be indexed in the DOAJ service (Directory of Open Access Journals).

Antti-Jussi Nygård (the Federation of Finnish Learned Societies, TSV) presented the Finnish Journal.fi service that was implemented in 2017 and is managed by the TSV. Currently, the service contains 110 journals and approximately 57,000 articles. The primary objective of the service is to reduce the cost of publishing open access journals in Finland. Edition.fi, a similar service intended for Finnish monographs and edited volumes, was published this year.

Jeroen Sondervan (Utrecht University) talked about the Dutch Openjournals.nl service that was implemented in January 2021. The service is maintained by the Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences and currently contains 12 journals. The service aims to be indexed in the DOAJ service.

Jesper Boserup Thestrup (Royal Danish Library) presented the Danish tidsskrift.dk service that was already established in 2007. The service is maintained by the Royal Danish Library and currently provides access to 174 journals, 130 of which are active. Future objectives for the service include an improved connection with public libraries, improved findability of materials, closer cooperation with interest groups and inclusion in the DOAJ and OpenAIRE (a European Open Access infrastructure) services.

New services for sharing materials

The last session of the day featured Anne Koivisto (Jyväskylä Main Library), Olga Gorbunova (the National Library of Russia), Riin Olonen (the National Library of Estonia) and Lovisa Karlsson Kjellin and Tobias Willstedt (the National Library of Sweden).

Anne Koivisto talked about the ‘Shokkiuutinen’ (shocking news) project aimed at developing the activities of cultural operators in Jyväskylä, including the main library. In her presentation, she paid special attention to the subprojects VATI and ATTE, which are inter-library loaning cooperation projects with strong participation from the National Repository Library, for example. The VATI subproject aims at making the collections of the National Repository Library easily available to customers of the Jyväskylä Main Library – a specific goal is to create a similar status for materials from the National Repository Library as the materials in Keski-Finna with all the functions offered to customers. The ATTE subproject, in turn, aims at creating a national inter-library loaning service that works on any platform with the National Repository Library and the National Library of Finland as significant parts of the service.

Olga Gorbunova presented the collections of the National Library of Russia, which include e.g. a digital library with some material available to anyone anywhere in the world. In addition to this, the ILL department of the National Library also offers inter-library loans as e-materials and book loans to both libraries and private individuals all over Russia. Other institutions, such as museums and research centres, can also use the services of the National Library. In terms of Russian libraries, the service is contract-based, whereas foreign libraries are served through the IFLA Voucher Scheme. A few dozen inter-library loan requests and a few hundred e-material requests are made from abroad each year.

The third speaker in this session was Riin Olonen, who talked about a new service being developed by the National Library of Estonia, Books on the Move, which is a national inter-library loaning service covering the whole of Estonia. The objective is to enable book loans from all Estonian libraries as of summer 2022 regardless of which library a book is located in or where in Estonia the customer happens to be. According to a user survey conducted in April 2021, the project has received widespread interest and most of the respondents would be willing to pay for this service.

The last speakers of the session, Lovisa Karlsson Kjellin and Tobias Willstedt, presented the Bläddra service, which offers free access to books written in the national official languages of Sweden (Finnish, Yiddish, Meänkieli, Romany and Sámi). The Bläddra service is part of a greater entity in which public libraries pay special attention to national minorities. An application serving recreational readers in their own mother tongue is in the works – the app currently only offers material in the Romany (41 titles) and Sámi languages (30 titles). At the moment, the application can only be used to read e-books, but users have wished for audio books, as well.

Day 2

The second day of the conference was opened by the Director of the National Repository Library Johanna Vesterinen and Deputy Library Director of the National Library of Finland Liisa Savolainen. The rest of the day consisted of two invited speakers and three sessions.

On digitalisation and culture

They were followed by a third invited speaker, Aslak Sira Myhre (National Library of Norway), talking about digitalisation and culture. He prefaced his talk with the cultural past of Norway, focusing on how works should also be preserved in the future. If we move on to digital materials, as has been predicted, we are faced with an immense digitisation task to make physical collections available. Digitisation is far along in Norway, but it will still take several years to process all the desired material. One of the objectives is to create a digital version of all printed material in the future, making the National Library of Norway a true online library. This change would require changing work processes to support the new operational principle. This project has three challenges: 1) digital availability, 2) making people use digital materials and 3) stopping the use of the word ‘digital,’ because it only refers to the platform, not digital materials. The dilemma with digital materials is that easy availability of materials online will lead people to think that all material is available online. In reality, only a fraction of different materials has been digitised and made available online. This is why library employees are needed to refer people to materials that they are unaware of.

On portals of digital cultural heritage

The theme of the first session of the day was digital services. Riitta Peltonen (the National Library of Finland) presented the national Finna.fi service, which is a versatile search portal for digital and traditional material for all citizens. In the future, Finna is expected to promote finding and utilising reliable sources and materials across organisational borders and the visibility of materials open to the public. Tuula Pääkkönen (the National Library of Finland) talked about the digi.kansalliskirjasto.fi service for the digitised material of the National Library of Finland, the digitisation process, the user interface for digitised material and the various digitisation formats used on the materials. The service has also been tasked with the permanent storage of digital cultural heritage material. The copyrighted material in the service can be used on separate work stations in legal deposit libraries. The University of Eastern Finland Library is one of the legal deposit libraries in Finland and both campus libraries have work stations for using national digital materials.

Artürs Žoglas (the National Library of Latvia) talked about how the National Library of Latvia was able to negotiate a national agreement on open access to the digital material of the national library at the start of the COVID-19 pandemic with the Copyright and Communication Consulting Agency / Latvian Authors Association (AKKA/LAA) in just two weeks with the help of the Ministry of Culture. Before the pandemic, copyrighted material could only be used in public libraries in Latvia. Since access was opened, the use of the materials has doubled permanently. In order to pay the agreed reimbursements for open access, the national library records precise, anonymised log data on the use of the digital library. This same information has been comprehensively utilised in research on digital library materials and use in 2020–2021. The National Library of Latvia has also examined the purposes for which the digital material is used. Interestingly, facts in the materials are used to resolve disputes on social media, for example. Negotiations for continuing the open access beyond 2021 are under way.

The British Library – Changing inter-library loans

The fourth invited speaker at the conference, Andy Appleyard (British Library), discussed inter-library loans in his presentation. He prefaced the subject by stating that libraries have two tasks: enabling access to materials and storing materials. The British Library strives to ensure that these tasks are carried out in its three locations: St. Pancras, Leeds and Boston Spa. Of the three, St. Pancras in London is dedicated to scientific research and learning, whereas Leeds serves the approximately 11 million residents of northern England, and Boston Spa in Yorkshire houses the national collection consisting of roughly seven million documents. The latter Boston Spa entity is currently being renewed and the British Library has set a goal of carbon neutrality for the project, which has been quite successful: Boston Spa’s 300 kgCO₂/m² in 2010 was reduced to less than 10 kgCO₂/m² by 2021 – the objective for 2025 is zero. One of the challenges at Boston Spa is logistics: how can the immense national collection be moved to the new building built for it and how can specific documents be found in the collection in the future. Indeed, one of the goals is to make immaterial British heritage available to everyone for the purposes of research, inspiration and enjoyment.

New methods of inter-library loaning

Several countries are developing customer-friendly material brokering methods for the use of inter-library loans, as explained by Frida Leijon Lundqvist from Stockholm University Library, discussing the shared procurement and inter-library loaning form developed in the project. Elina Kähö and Juha Leppämäki from Helsinki University Library, in turn, presented inter-library loaning orders arranged through the Alma and Primo library systems. There are talks of also implementing this model in other Alma libraries in Finland, including the University of Eastern Finland Library.

Open science in academic libraries

The last session of the conference was kicked off by Arja Tuuliniemi (FinELib) with her presentation on transformative agreement – a road to fully open access. Transformative agreement is a way of making journals temporarily available as OA journals and allocate journal subscription fees to open publishing. Firstly, this is done to make research results available to everyone. Secondly, this aims to accelerate the transition to open access, enable immediate open access and limit costs and eliminate double payment. The presentation also included results received thus far and discussed possible scenarios for 2024 when the impact of the transformative agreements in FinELib will be evaluated.

The second presentation of the session was given by Lise Baltzer and Michael Svendsen from the Royal Danish Library. Their theme was ‘Supporting the implementation of Open Science, perspectives from the Royal Danish Library’.They started by telling us about the human resources invested in promoting open science and the process of promoting the issue, and how Copenhagen University Library strives to promote open science. The audience were also presented with the life cycle of open science with all of its phases along with the library’s support in each phase. Finally, they presented the Danish national strategy on open availability. The strategy aims at ensuring that as of 2025, all Danes have unobstructed digital access to all articles funded by authorities and/or private foundations and created by Danish research institutions with a maximum embargo of 12 months. They employ a barometer created in 2016 to monitor the progress and level of openness.

Conclusion

Based on the presentations and discussions at the conference, it can be stated that different countries are faced with very similar issues and debates. The regulations concerning loaning e-materials vary greatly for the time being, resulting in loaning only being possible on a national level, at most. The role of libraries in brokering and storing reliable information/materials generated plenty of discussion. Libraries play an increasingly important role in guiding people to sources of reliable information, no matter the format.

The change in the library sector can be seen all over – we must learn to look at things from a new perspective to be able to realise our new visions. Some key issues were highlighted in the closing summary of the conference, the first of which was the visibility of the measures increasing mutual understanding and customer trust in the fact that the digital collections of libraries are as trustworthy as traditional collections. Another key point was the role of the library employee – what is it: guide, navigator, tool expert or route-finder who leads the customer to the source of open science? Cooperation between all the parties was highlighted as the most important issue. Overall, the presentations provided plenty of food for thought and generated new ideas that we can now take and further develop.

Tero Heiskanen, Tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Liisa Tervonen, Tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Asiakaspalvelut | Customer services

Harri Kalinen, Tietoasiantuntija | Information Specialist
Marja Kuittinen, Tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services