Viestejä rajan yli

Millaisia suomalaiset ja venäläiset ovat viestijöinä? Millaisia muutoksia ”digiaika” on tuonut rajan ylittävään yhteydenpitoon? Kumppanuuksien luominen, verkostojen ylläpito ja viestintä ovat aiheita, jotka koskevat kaikkia suomalais-venäläistä yhteistyötä tai liiketoimintaa tekeviä.

Vielä kymmenen vuotta sitten lähes ainoa tapa sopia asioista venäläisten yhteistyökumppaneiden kanssa oli faksi. Ajankohtaiset asiat raapustettiin virallisen liikekirjeen muotoon, joka toimitettiin kumppaniorganisaaton faksinumeroon, unohtamatta joukkoa suuntanumeroita, jotka tekivät numeron naputtelusta melkoisen prosessin. Kopiokoneen vieressä seisonut faksikone oli myös syytä käydä tarkistamassa säännöllisin väliajoin siltä varalta, että partnereilla olisi ollut tärkeää asiaa sinulle.

Silloin tällöin tarpeen oli tarttua myös puhelimeen. Koska numero oli sama kuin faksilla, saattoi käydä niin, ettei vastaanottaja ulkomaan numeron nähdessään hoksannut, että tällä kertaa olisikin puhelu tulossa, vaan soittaja saattoi ohjautua kuuntelemaan korvia vihlovaa ulinaa. Sitkeällä yrittämisellä oli kuitenkin mahdollista saada langan päähän sihteeri, joka sitten kävi hakemassa tavoitellun henkilön puhelimeen, tai avusti sopivamman soittoajan valinnassa.

Kun sähköpostit rajan takana yleistyivät, niihin tuli kirjoittaa viestit hyvin muodollisesti. Vastaanottajan nimitietojen lisääminen joko otsikkoon tai viestikenttään oli äärimmäisen tärkeää, sillä venäläisillä oli yleensä käytössä koko organisaation yhteinen keskitetty sähköpostiosoite, josta viestit välitettiin oikeille tahoille. Pitkään sähköpostiviestintä rajoittuikin seuraavan soittoajan sopimiseen tai korkeintaan kokouspöytäkirjojen toimittamiseen.

Vähitellen myös henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet lisääntyivät, mutta samanlaista työpaikkaan sidottua osoitejärjestelmää kuin Suomessa ei ainakaan järjestelmällisesti noudateta vieläkään. Tällöin saattaa päätyä keskustelemaan tieteellisestä artikkelista esimerkiksi osoitteen ”tarvitsenlomankyproksella(ät)hotmail.com”-osoitteen haltijan kanssa.

Oma lukunsa ovat videoneuvottelulaitteistot, joiden hankinta ilmestyi jossain vaiheessa osaksi jokaista yhteistä hankehakemusta. Jos rahat laitteistoon myönnettiin, päästiin 1-2 kertaa vuodessa istumaan juhlallisesti kokoushuoneessa, kun yhteydenotto kumppaneihin suoritettiin. Päivittäisasiat hoidettiin edelleen puhelimella.

Entäpä nyt? Yhteydenpitoa ja tiedonvaihtoa helpottavat sekä suomalaisissa että venäläisissä toimistoissa uudet pikaviestivälineet ja -sovellukset, kuten Skype ja Microsoft Teams. Omien kokemusteni perusteella yhteydenpito venäläisten kumppaneiden kanssa onkin muuttunut suoremmaksi, nopeammaksi ja epämuodollisemmaksi. Vielä kun suomalaisena muistaisi ainakin ensimmäiset 5 minuuttia videopuhelusta käyttää kuulumisten vaihtoon eikä mennä suoraan asiaan!

Lisää nykyajan suomalais-venäläisestä viestinnästä ja verkostoista on mahdollisuus kuulla Speak Business -hankkeen järjestämässä avoimessa seminaarissa Networking in digitalized era – prospects of Finnish-Russian cooperation 14.11.2019. Ohjelma ja ilmoittautuminen: http://www.uef.fi/fi/web/aducate/-/networking-in-digitalized-era Tervetuloa!

Sonja Kortelainen

Kirjoittaja on Aducaten Venäjä-yhteistyöhön erikoistunut suunnittelija ja Karelia CBC-hankkeen Speak Business koordinaattori.