Tilastopalikat syöksykierteessä | Statistical blocks in a tailspin

(Please, scroll down to read in English.)

Suomen tieteellisissä kirjastoissa on kerätty tilastotietoja Kansalliskirjaston Tieteellisten kirjastojen tilastotietokantaan (KITT) vuodesta 2002 alkaen. Tilastointi on ollut hyvin kattavaa, joltain osin jopa liiankin kattavaa. Kansalliskirjasto päätti luopua tilastotietokannan ylläpidosta, joten vuoden 2020 tilastot olivat viimeiset, jotka tallennettiin KITT-tietokantaan.

Kansalliskirjaston päätettyä luopua tilastoinnin valtakunnallisesta koordinoinnista on Suomen yliopistokirjastojen verkosto (FUN) ottanut vastuun siitä, että valtakunnallinen tilastointi jatkuu. Tilastointiin tulee muutoksia ja tilastoitavia asioita on jatkossa vähemmän. Tilastoinnin tulevaisuutta pohtii FUNin ja AMKIT-konsortion asettama Tieteellisten kirjastojen tilastoinnin asiantuntijaryhmä.  Valtakunnallisen tilastoinnin lisäksi kirjastoissa on tarpeen selvittää, mitä muita tilastotietoja toiminnasta tarvitaan. Tätä mietitään nyt myös UEFin kirjastossa. Tilastotietojen keräämisen lisäksi olisi tarpeellista löytää keinoja mitata myös toiminnan vaikuttavuutta sekä löytää toimintaa kuvaavia laadullisia mittareita.

UEFin kirjastossa on vuosien varrella kerätty paljon tilastotietoa kertomaan kirjaston toiminnasta määrällisin mittarein:

• • kuinka paljon ihmisiä kirjastossa käy
  • paljonko he kirjaston aineistoja käyttävät
  • minkä verran aineistoja hankitaan
  • miten paljon kirjastolla on tiloja
  • kuinka monta henkilötyövuotta kirjastossa tehdään

ja mitä tämä kaikki maksaa.

Tilastoista on muodostunut aikasarjoja, joiden kautta on nähtävissä kirjaston toiminnan trendejä ja kehityssuuntia. Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomuksessa on julkaistu vuosien mittaan myös tilasto-osa, jossa on esitetty toimintatilastoja viideltä edelliseltä vuodelta sekä kerrottu lyhyesti yhteenveto niistä. Vuodesta 2021 alkaen vuosikertomus koki muutoksen eikä sitä julkaista enää yliopiston General Series -sarjassa painettuna eikä e-versiona. Vuosikertomus julkaistaan nyt pelkästään UEF Library -blogissa ja sen myötä myös kirjaston tilastot löytyvät jatkossa samasta yhteydestä.

Sen lisäksi tilastotietoja on hyödynnetty kirjaston tulosneuvotteluissa sekä johdonkatselmuksessa. Tilastojen avulla on myös peilattu omaa toimintaa muiden kirjastojen toimintaan. Tilastot ovat mitä suurimmassa määrin johtamisen väline ja kehittämisen työkalu.

Itä-Suomen yliopiston kirjaston käyttölukuja.

Finnish research libraries have collected statistical data in the National Library’s Research Library Statistics Database (KITT) since 2002. Statistics have been very comprehensive, even too comprehensive in some respects. The National Library decided to abandon the maintenance of the statistical database, so the statistics for 2020 were the last to be stored in the KITT database.

Following the decision of the National Library to abandon the national coordination of statistics, the Finnish University Libraries’ Network (FUN) has taken responsibility for ensuring that national statistics continue. There will be changes to statistics and fewer things to be stated in the future. The future of statistics is considered by the “Expert Group on Statistics of Scientific Libraries” set up by FUN and the AMKIT consortium. In addition to national statistics, in libraries it is necessary to find out what other statistical information is needed on the activity. This is also now being pondered in the UEF Library. In addition to collecting statistical data, it would be necessary to find ways to measure the effectiveness of activities as well as to find qualitative measures describing the activity.

A lot of statistical information has been collected in the UEF Library over the years to inform the library’s activities by quantitative metrics:

• • How many people visit the library
  • How much library materials they use
  • What amount of data will be acquired
  • How much facilities the library has
  • How many working years are done in the library

and what does all this cost.

The statistics have formed time series through which trends in library activity can be seen. The annual report of the University of Eastern Finland Library has also published a statistical section over the years, showing activity statistics for the previous five years and a summary of them. Beginning in 2021, the annual report underwent a change and is no longer published in the University General Series in print or e-version. The annual report will now be published only on the UEF Library blog and the library’s statistics will also be found in the same context in the future.

In addition, the statistics have been used in the results negotiations of the library and in the management review. They have also been used to mirror the library’s own activities to that of other libraries. Statistics are, to the greatest extent, a tool of management and a tool of development.

Usage figures from the University of Eastern Finland Library.

Anu Eskelinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Harri Kalinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Marja Kuittinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Marja Maijala, palvelupäällikkö | Head of Services
Asiakaspalvelut | Customer services