Kirjastoverkkopäivät 2021 | The Library Network Days

(Please, scroll down to read in English.)

Kansalliskirjaston kahden vuoden välein järjestämät kirjastoverkkopäivät toteutettiin tällä kertaa kokonaisuudessaan etätapahtumana 27.– 28.10.2021.  Tarjonta oli runsasta, sillä ohjelmaa järjestettiin neljän kaistan kautta. Ennen varsinaista kaksipäiväistä tapahtumaa järjestettiin 26.10.2021 Verkkoseminaari: Digitaalisen kulttuuriperinnön aika – katse kauemmas.

Ensimmäinen päivä – Asiaohjelmaa ja keskusteluja

Päivien avaajana toimi Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja Cecilia af Forselles. Pääpuhujaksi oli kutsuttu Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen professori Teemu Roos, jonka aiheena oli “Tekoäly — Ensyklopedistin unelma vai Baabelin kirjasto?”. Ensyklopedistin unelmassa tekoäly on 2000-luvulla helpottanut ja nopeuttanut isojen tietomassojen käsittelyä tiedonhaussa ja tieteellisessä tutkimuksessa, automatisoinut logistiikkaa ja tuonut uusia mahdollisuuksia viihteeseen. Tekoälyn tuottavuuden kasvuodote maailmanlaajuisesti v. 2030 on 15,7 biljoonaa $ (PwC, 2017). Toisaalta Baabelin kirjaston näkökulmasta tekoäly on uskomattoman voimakas työkalu, jolla on myös arveluttavia käyttötarkoituksia kuten profilointi. Demokratian näkökulmasta riskinä on datan keskittyminen valtaville alustatalousyrityksille. Lisäksi järjestelmien kompleksisuus ja läpinäkymättömyys ovat sääntelyn kannalta haaste. Roos esitteli myös Helsingin yliopiston Avoimen yliopiston tarjoamia avoimia tekoälyyn liittyviä verkkokursseja.

Infograafi, jossa on tekoälyn tietyn Twitter-tilin tviittauksista tuottamaa tietoa. Keskellä on kuva Diana Rossista. Kuvan ympärillä on tietoa henkilön sosiaalisesta käyttäytymisestä, arvoista, tarpeista sekä hyväksyttävyydestä.
Professori Teemu Roos puhui otsikolla ” Tekoäly — Ensyklopedistin unelma vai Baabelin kirjasto?”. Kuva: IBM Watson™ Personality Insights & GigaOm.

E-aineistojen hallinta -sessiossa, jossa osallistujia oli lähes 200, tuotiin esimerkkien kautta esille metatiedon merkitys e-aineistojen hallinnassa. Puheenvuoroja käyttivät Ritva Nikola Oulun kaupunginkirjastosta ja Aija Laine Helsingin kaupunginkirjastosta. Fasilitaattorina toimi Matti Sarmela Helsingin kaupungin kirjastosta. E-aineistojen hallintaa katsottiin erityisesti yleisten kirjastojen näkökulmasta. Keskustelua käytin Padletissa ja esille nousi tarve tarjota sekä e-aineistot että painetut aineistot saman asiakaskäyttöliittymän kautta. Tällä hetkellä e-aineistot tarjotaan useimmiten erillisen e-aineistolinkin tms. kautta.

Lounaan jälkeen kaistalla yksi jatkettiin teemalla ”Open access – tässä ja nyt” Kansalliskirjaston Jyrki Ilvan johtaessa puhetta. Osuuden avasi Suomen Akatemian Jussi Varkemaa kertomalla Plan S:n ajankohtaisista kuulumisista. Varkemaan jälkeen Kansalliskirjaston Arja Tuuliniemi jatkoi esittelemällä FinELibin transformatiivisten sopimusten kehitystä ja niiden vaikutusta avoimen julkaisemisen yleistymiseen. Transformatiivisten sopimusten ja artikkelimuotoisten julkaisujen avoimuudesta siirryttiin seuraavaksi pohtimaan tieteellisten kirjojen avointa saatavuutta. Viimeistä varsinaista työpäiväänsä Oulun yliopiston kirjaston johtajana viettänyt Pekka Olsbo kertoi paitsi tieteellisten monografioiden ja kokoomateosten avoimena julkaisemisen haasteista, myös tehdystä ja tekeillä olevasta työstä kirjojen avoimen julkaisemisen edistämiseksi.

Samaan aikaan kaistalla kaksi kuultiin Finto-palvelusta. Finto-palvelun kautta pääsee käyttämään suomalaisia asiasanastoja ja ontologioita. Jarmo Saarikko Kansalliskirjastosta esitteli, kuinka kuka tahansa voi tehdä uusia asiasanaehdotuksia YSO-sanastoon (Yleinen Suomalainen Ontologia). Toisessa puheenvuorossa Joeli Takala Kansalliskirjastosta kertoi Kansalliskirjaston kehittämästä avoimen lähdekoodin Skosmos-ohjelmistosta, jota käytetään ympäri maailmaa. Skosmos toimii myös Finto-palvelun selailukäyttöliittymän taustaohjelmistona.

Vihreäsävyinen maailman kartta, johon on merkitty sijaintimerkeillä maat, joissa Skosmos-ohjelmisto on käytössä. Eniten ohjelmaa käytetään Euroopassa, mutta satunnaisia käyttäjiä on myös Amerikassa, Aasiassa sekä Oseaniassa.
Skosmos-ohjelman käyttäjät ympäri maailmaa. Kuvakaappaus Joeli Takalan esityksestä: Tarja Turunen.

Samalla kakkoskaistalla oli seuraavaksi aiheena Ajankohtaista järjestelmistä. Anne Koivisto esitteli kehitteillä olevaa kirjastojärjestelmistä riippumatonta asiakastoimista tilausmoduulia Varastokirjastotilauksia varten. Itä-Suomen yliopiston kirjaston johtaja Ari Muhonen puolestaan kertoi korkeakoulukirjastojen yhteistilastoinnin jatkonäkymistä. Lisäksi kuultiin ajankohtaista tietoa Melindasta sekä Koha-yhteistyöstä.

Kello kolmen jälkeen ykköskaistalla perehdyttiin vielä Kansalliskirjaston tuoreeseen kuvailupolitiikkaan ja kansallisbibliografiatyöhön Kansalliskirjaston edustajien puheenvuorojen myötä. Marja-Liisa Seppälä avasi pelin esittelemällä tuoretta kuvailupolitiikkaa vuosille 2021–2030. Katri Kananen laajensi teemaa ottamalla mukaan kansallisbibliografiatyön suhteen kuvailupolitiikkaan. Satu Niininen kertoi tämän jälkeen tarkemmin kansallisbibliografisen tiedon rakenteesta ja käytöstä sekä kansainvälisistä periaatteista kansallisbibliografiatyön taustalla. Puheenjohtaja Martin Engberg päätti osuuden ja samalla päivän varsinaisen asiaohjelman havainnollistamalla kansallisbibliografian kuvailua ja periaatteita käytännössä.

Jos kirjastoverkkopäivät olisi järjestetty lähitapahtumana, ensimmäisen päivän päätteeksi olisi järjestetty iltajuhla. Etätapahtumassa päivän päätti kulttuuriohjelma, jossa esiintyi Stand up -koomikko Iikka Kivi.

Toinen päivä – Työpajat

Tänä vuonna työpajoja järjestettiin kaikkiaan seitsemän laajalla skaalalla. Mukana oli mm. kuvailuun, tilastointiin sekä tutkimusdataan liittyviä aihepiirejä.

TP1: Tutkimusdatan kuvailu, hallinnointi, organisointi ja niiden pulmat

Ennen varsinaista työpajan alkua kuultiin lyhyitä esityksiä erilaisista näkökulmista tutkimusaineistojen ja –datan hallinnan toiminnan kentällä. Ensimmäisenä vuorossa oli ammattikorkeakoulujen puheenvuoro Eeva Klinga-Hyödyltä Haaga-Heliasta. Seuraavaksi Hannu Markkanen Jyväskylän yliopistosta toi esimerkkejä havaituista kipupisteistä asiakkaan datanhaussa. Yhtenä haasteena hän toi esiin kuvailun ja konversiot sekä niiden kautta menetetyn tiedon. Esimerkiksi jos metatietoja kuvaillaan tutkimustietojärjestelmään ja siitä edelleen muihin järjestelmiin, kaikkia tietoja ei pystytä konvertoimaan. Datapalveluiden näkökulmaa mukaan toi CSC:n kehityspäällikkö Jessica Parland-von Essen. Hän esitteli muun muassa Fairdata-palvelukokonaisuutta, jossa kuvailutiedot siirtyvät sujuvasti palvelusta toiseen, sillä eri palveluiden yli siirryttäessä yhtenä haasteena on ollut muun muassa aineiston elinkaaren dokumentointi. Viimeisessä esityksessä Kansalliskirjaston Liisa Näpärä kertoi tuloksia keväällä 2021 pidetyistä Kansalliskirjaston järjestämistä työpajoista. Näistä työpajoista aiheina nousivat neuvonnan tarpeen kasvaminen ja aineistojen jatkokäytön haasteet, koska aineistoja ei ole aina alun perin kerätty tutkimustarkoitukseen. Myös kirjaston roolin selkeytys oli otettu esiin, eritoten tutkimusdatan kuvailuun liittyen.

Esitysten jälkeen siirryttiin pienryhminä varsinaiseen TP1 työpajaan, joka toteutettiin Flingaa hyödyntämällä. Kysymyksinä pohdittiin oman organisaation roolia tutkimusdatan kentällä sekä tutkimusdataan liittyviä haasteita ja puutteita. Tulevaisuuden näkymien suhteen mietittiin sitä, miltä tutkimusdatan kenttä näyttäisi vuonna 2030 ja miten vuoden 2030 tavoitteisiin päästäisiin. Haasteina mainittiin sekä ammattikorkeakouluissa että yliopistokentällä resurssien puute. Myös tutkimustietojärjestelmien ja projektinhallintajärjestelmien kankeus tuotiin esiin yhtenä haasteena. Kirjastojen vahvaa roolia metadatatyössä tuotiin esiin, ja muuta (kirjaston) osaamista toivottiin näkyvämmäksi. Tutkimusaineiston hallinta synnyttää uusia rooleja kirjastoalan ammattilaisille, jolloin myös koulutusten tärkeys tulee korostumaan. Järjestelmien vaihtuessa on tärkeää huomioida datan säilyttäminen pitkällä aikavälillä.

TP2: Asiakastoiminen Varastokirjasto-/kaukolainatilaus

Avauspuheenvuorossaan Varastokirjaston johtaja Johanna Vesterinen esitteli Varastokirjaston Airut-hankkeen. Sen tavoitteena on Varastokirjaston aineistoon kohdistuvan kaukolainauksen yksinkertaistaminen erilaisista kirjastojärjestelmistä. Asiakas voisi tilata aineistoa Varastokirjastosta joko suoraan omasta kirjastojärjestelmästään tai kirjastossa virkailija voisi tehdä tämän asiakkaan puolesta. Työpajatyöskentelyssä tavoitteena oli saada lisää ideoita ja käytännön vinkkejä hankkeen toteuttamiseen.

Aluksi kuultiin Jyväskylän kaupunginkirjaston ja Helsingin yliopiston kirjaston alustukset. Jyväskylän kaupunginkirjasto on pyrkinyt lisäämään omatoimisuutta, kun asiakas tilaa aineistoa Varastokirjastosta.  Helsingin yliopiston kirjasto puolestaan on ottanut Alman kaukopalveluohjelmistokseen sekä lähettävässä että pyytävässä kaukopalvelussa.

Työpajassa keskusteltiin painettujen aineistojen tulevaisuudesta, tilausten logistiikasta, asiakastoimisen tilaamisen toteuttamisesta ja erilaisista teknisistä ratkaisuista kaukopalvelutyön sujuvoittamisessa.

TP3: Ajankohtaisia kuvailuasioita KUMEAlta

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) koordinoimassa työpajassa käsiteltiin kuvailun ajankohtaisia ja tulevia muutoksia sekä käytiin läpi käytännön kuvailutehtäviä. Työpajan aluksi kuultiin KUMEAn pienryhmien tuoreita kuulumisia, minkä jälkeen käsiteltiin sidosasutietojen merkintätapaan tullutta muutosta. Kuvailussa tullaan jatkossa korvaamaan sidosasuja kuvailevat termit kansityyppejä kuvailevilla termeillä, esimerkiksi sidottu on kovakantinen, nidottu pehmeäkantinen ja rengaskirja kierreselkä. Muutoksen tarve syntyi painettujen teosten monipuolistuneista muodoista, jolloin saattaa olla haastavaa määrittää sidosasutietoja. Samanlaisia kansityyppejä kuvailevia termejä on jo näkynyt ulkomaisten tietokantojen tietueissa.

Mentimeter-sivuston avulla kartoitettiin osallistujien ajatuksia siitä, tulisiko saman nimekkeen erilaisille sidosasuille tehdä oma tietueensa sekä millaisia hyötyjä tai haittoja tästä syntyisi. Tämän jälkeen eri toimijat kertoivat näkökulmansa asiasta: erilaisia ajatuksia kuultiin yleisten ja tieteellisten kirjastojen sekä Finnan ja Melindan edustajilta. Puheenvuoroissa korostui asiakasnäkökulma: esimerkiksi osa asiakkaista ei välttämättä halua taskukirjaa eli pokkaria, sillä kirjasinkoko on näissä yleensä pienempää ja osalle siten hankalalukuista. Toisaalta pohdittiin, hankaloittavatko eri tietueet varaamista eritoten kurssikirjojen osalta, jos sidosasulla ei ole asiakkaalle merkitystä. Tärkeää olisi kuitenkin pysyä yhtenäisissä käytänteissä.

Työpajan viimeisessä osiossa tarkasteltiin kuvailun ennakkotehtävää, jonka kirjastot olivat palauttaneet etukäteen. Tehtävässä oli tarkoituksena löytää ja korjata teosten, ekspressioiden (teosten sisältöjen ilmenemis- tai esitysmuotojen) ja päävastuullisten tekijöiden tiedot mahdollisimman tarkasti RDA (Resource Description and Access) -kuvailustandardin mukaiseen muotoon. Työpajassa tehtävät ja niiden oikeat vastaukset käytiin kohta kohdalta läpi.

TP4: Kiinalaisen huoneen arvoitus: automaattisen sisällönkuvailun arviointi jatkuu

Kaista neljä oli nimetty lyhenteellä AI ja kanavan ainoa työpaja keskittyikin tekoälyn (AI = Artificial Intelligence) soveltamiseen sisällönkuvailussa. Tämä oli kolmas kerta, jolloin työpajaan osallistujat saivat arvioitavakseen aineistojen sisällönkuvailutietoja. Sisällönkuvailutiedot olivat joko henkilöiden tekemiä tai Annifin erilaisten algoritmien tuottamia. Lopulliset arviointitulokset tulevat myöhemmin, mutta alustavana tuloksena kerrottiin, että ihmisen tuottamat sisällönkuvailut arvoitiin edelleen paremmiksi niin kattavuudessaan, merkityksellisyydessään kuin laadussaankin Annifin tuottamiin kuvailuihin verrattuna. Työpajan loppuosa toteutettiin englanninkielisenä ja sen aloitti Koraljka Golubin (Linnaeus University) esitys sisällönkuvailun laadun arvioinnista – teknisten haasteiden takia esitys tarjottiin YouTube-videona. Onneksi Golub pääsi osallistumaan käytyyn keskusteluun. Toisena puhujana oli Mona Lehtinen Annif-tiimistä. Hän kertoi lyhyesti alustavaa tietoa Finto AI:n testauksesta, jota oli tehnyt Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmän Automaattisen sisällönkuvailun työryhmä.

TP5: Suosittelupalvelut

Päivien ohjelman mukaan tämä työpaja käsitteli enemmän tai vähemmän läpinäkymättömien suosittelualgoritmien merkittävää vaikutusta digitaaliseen asiakaskokemukseemme. Toisaalta Finna-vision mukaan kulttuuriperintöorganisaatioiden tulisi parantaa digipalveluidensa asiakaskokemusta mm. älykkäämmällä haulla, personoinnilla ja suosittelulla. Työpajassa perehdyttiin suosittelujärjestelmien toimintaperiaatteisiin, käytännön toteutuksiin sekä keskusteltiin siitä, minkälaista lisäarvoa kulttuuriperintöorganisaatioiden suosittelujärjestelmien pitäisi syvällisemmin ajateltuna  tarjota erityisesti Finna-palveluympäristössä. Tässä työpajassa ei kirjastostamme ollut osallistujia.

TP6: Korkeakoulujen yhteistilasto -työpaja

Työpajan fasilitaattorina toimi Matti Raatikainen (Aalto-yliopiston oppimispalvelut). Aluksi esiteltiin lyhyesti, missä yhteistilastoinnissa mennään, sekä ehdotus siitä, miten nykyistä KITT-kokonaisuutta on ehdotettu muutettavaksi. Alustuksen jälkeen osallistujat (48 henkilöä) jaettiin kuuteen pienryhmään, joista kukin sai vastuulleen yhden osan nykyisestä yhteistilastojaosta: A. Kirjastot, B. Kokoelmat, C. Kirjaston käyttö ja käyttäjät, D. Aukioloajat ja tilat, E. Talous ja F. Henkilökunta.

Pienryhmissä käytiin keskustelua erityisesti ryhmän vastuulla olevasta osasta sekä kirjattiin tehtyjä havaintoja presemoon. Myös muita osia sai kommentoida presemon kautta vapaasti niin halutessaan. Pienryhmätyöskentelyn jälkeen käytiin koko porukalla kaikki saadut kommentit läpi ja yleisesti oltiin sitä mieltä, että ennakkoon tehdyt ehdotukset, erityisesti tilastoitavien asioiden reipas karsiminen monessa kohdassa, olivat onnistuneita.

TP7: Tunnistetyöpaja

Tunnisteet liittyvät joko aineistoihin tai henkilöihin ja organisaatioihin. Aineiston tunnisteita käytetään julkaisujen tunnistamisessa, käsittelyssä ja löydettävyydessä. Aineiston tunnisteista oli esillä Kansalliskirjaston Tunnistepalvelujen Suomen osalta tarjoamat ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number), ISMN (International Standard Music Number), ISIL (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) ja ISNI (International Standard Name Identifier). Samoin henkilöihin ja organisaatioihin liitettävät tunnisteet helpottavat kohteensa identifiointia ja löydettävyyttä. Tunnisteita käytetään usein eri tietojärjestelmissä, jolloin ne ovat usein muodoltaan numeerisia. Lisäksi esillä oli henkilö- ja organisaatiotunnisteista ORCID ja ROR (Research Organization Registry Community). Toiminnalliset tunnisteet, URN (Uniform Resource Name) ja DOI (Digital Object Identifier), ovat koneellisesti tulkittavia ainutkertaisia ja pysyviä tunnisteita, joihin voi sisältyä tietoa kuten mm. sijaintitietoa. Juha Hakala Kansalliskirjastosta esitteli uutta Elektronisten julkaisujen identifiointi -opasta, josta löytyy perustiedot toiminnallisten tunnusten käytöstä elektronisten julkaisujen identifiointiin.

Kirjastoverkkopäivät olivat mielenkiintoiset ja antoisat ja niistä sai ideoita omaan työhön. Päivien toteuttaminen etätapahtumana toimi hyvin olosuhteet huomioon ottaen. Toivottavasti seuraavalla kerralla vuonna 2023 voimme tavata naamatusten.

 

Kirjastoverkkopäivien 2021 logo. Tekstinä on kirjastoverkkopäivät 2021 sekä päivämääränä 26.-28.10.2021. Lisäksi tekstin päällä on suurennuslasi.
Vuoden 2021 Kirjastoverkkopäivien logo. | Logo of the 2021 event.

 

This time, the Library Network Days (in Finnish) organised every two years by the National Library of Finland were held as a fully remote event from 27 to 28 October 2021.  The offerings were plentiful because the programme was available on four channels. On 26 October 2021, before the two-day event itself, the online seminar ‘Digitaalisen kulttuuriperinnön aika – katse kauemmas’ (The time of digital cultural heritage – looking further ahead) was held.

First day – factual programme and discussions

The event was opened by Cecilia af Forselles, National Librarian of the Finnish National Library. Teemu Roos, Professor of Computer Science at the University of Helsinki, was invited as the main speaker; his topic was ‘Tekoäly — Ensyklopedistin unelma vai Baabelin kirjasto?’ (Artificial intelligence – an encyclopaedist’s dream or the Library of Babel?). In the dream of the encyclopaedist in the 2000s, artificial intelligence has made the processing of large masses of data easier and faster in information searches and scientific research; it has automated logistics and introduced new possibilities in entertainment. The global growth expectancy of artificial intelligence’s profitability is $15.7 billion in 2030 (PwC, 2017). In contrast, from the perspective of the Library of Babel, artificial intelligence is an incredibly powerful tool that also has questionable uses, such as profiling. From the perspective of democracy, there is a risk of data being concentrated in enormous platform economy companies. In addition, the complexity and opacity of the systems pose a challenge for regulation. Roos also presented the open online courses related to artificial intelligence, offered by the Open University of the University of Helsinki.

Muista kirjoittaa tähän teksti.
The title of Professor Teemu Roos’s speech was ‘Tekoäly — Ensyklopedistin unelma vai Baabelin kirjasto?’ (Artificial intelligence – an encyclopaedist’s dream or the Library of Babel?). Image: IBM Watson™ Personality Insights & GigaOm.

The session on the management of e-resources had nearly 200 participants, and it discussed the importance of metadata in the management of e-resources with examples. Speakers included Ritva Nikola from the Oulu City Library and Aija Laine from the Helsinki City Library. Matti Sarmela from the Helsinki City Library acted as a facilitator. The management of e-resources was examined especially from the perspective of public libraries. There were discussions in Padlet, and the need to offer both e-resources and printed materials via the same customer interface was brought up. Currently, e-resources are usually offered via a separate e-resource link or similar.

Channel one continued with the topic ‘Open access – tässä ja nyt’ (Open access – here and now) led by Jyrki Ilva from the National Library of Finland. The section was opened by Jussi Varkemaa from the Academy of Finland with current news about Plan S. After Varkemaa, Arja Tuuliniemi from the National Library of Finland continued the programme by presenting the development of transformative agreements in FinELib and their impact on open publication becoming increasingly common. From the openness of transformative agreements and publications in article format, the discussion moved on to considering open access to scientific books. On his last actual working day as the Director of the Oulu University Library, Pekka Olsbo talked not only about the challenges of open publication of scientific monographs and compilations, but also about the work done and currently in progress to promote the open publication of books.

At the same time, channel two discussed the Finto service. The Finto service provides a way to use Finnish thesauri and ontologies. Jarmo Saarikko from the National Library of Finland showed how anyone can submit new proposals for subject words in the YSO (General Finnish ontology) vocabulary. The second speaker, Joeli Takala from the National Library of Finland, talked about the open source Skosmos software developed by the National Library of Finland and used all around the world. Skosmos (in Finnish) also acts as the background software of the browser interface of the Finto service.

Vihreäsävyinen maailman kartta, johon on merkitty sijaintimerkeillä maat, joissa Skosmos-ohjelmisto on käytössä. Eniten ohjelmaa käytetään Euroopassa, mutta satunnaisia käyttäjiä on myös Amerikassa, Aasiassa sekä Oseaniassa.
Users of the Skosmos software around the world. Screenshot from the presentation by Joeli Takala: Tarja Turunen.

The next topic on the same channel two was current news about systems. Anne Koivisto presented the customer order module for orders from the National Repository Library, independent from library systems, that is currently being developed. As for Ari Muhonen, the Director of the University of Eastern Finland Library, he talked about the future outlook of joint statistics by university libraries. In addition, current information was provided about Melinda as well as the Koha cooperation.

After three o’clock, channel one learned more about the new description policy of the National Library of Finland and the work on Finland’s national bibliography in talks by representatives of the National Library of Finland. Marja-Liisa Seppälä started the show by presenting the new description policy for the years 2021–2030. Katri Kananen expanded on the topic by including the relationship between the work on Finland’s national bibliography and the description policy. After this, Satu Niininen provided more details about the structure of the national bibliography data and their use as well as the international principles behind the work on the national bibliography. The Chair Martin Engberg concluded the section and the day’s factual programme by demonstrating the descriptions and principles of the national bibliography in practice.

If the Library Network Days had been arranged as a face-to-face event, the first day would have ended with an evening party. Now, the remote event day concluded with a cultural programme, with a performance by the stand-up comedian Iikka Kivi.

Second day – Workshops

This year, a total of seven workshops were held on a wide range of themes. They included topics such as descriptions, statistics, and research data.

TP1: Description, management and organisation of research data and related problems

Before the actual workshop started, short presentations were given on various perspectives in the field of research data management. The first speaker, Eeva Klinga-Hyöty from Haaga-Helia University of Applied Sciences, presented the perspective of universities of applied sciences. The next speaker, Hannu Markkanen from the University of Jyväskylä, showed examples of problem spots discovered in the data search of customers. One of the challenges he mentioned involved descriptions and conversions and the information lost through them. For instance, if metadata are described in the research data system and from there on in other systems, converting all information is not possible. Development Manager Jessica Parland-von Essen, CSC, introduced the perspective of data services. Among other things, she presented the Fairdata service package, in which document description data are transferred smoothly from one service to another, because one of the challenges from moving across different services has been the documentation of the data lifecycle. In the final presentation, Liisa Näpärä from the National Library of Finland showed results of the workshops organised by the National Library of Finland, held in the spring of 2021. Topics arising from these workshops included the increasing need for advice and the challenges involved in the reuse of data, because the data have not always been originally collected for research purposes. Clarifying the role of the library was also brought up, especially in connection with the description of research data.

After the presentations, the participants started the actual TP1 workshop in small groups; it was implemented with Flinga. The questions discussed included the role of one’s own organisation in the field of research data and the challenges and deficiencies related to research data. Concerning the future, the groups thought about what the field of research data would look like in 2030 and how the 2030 goals could be reached. The lack of resources was mentioned as a challenge both at the universities and the universities of applied sciences. The rigidity of research information systems and project management systems was also brought up as one of the challenges. The strong role of libraries in metadata work was highlighted, and a desire to increase the visibility of (the libraries’) other expertise was expressed. Research data management creates new roles for library professionals, meaning that the importance of training will also be emphasised. As systems change, it is important to take the long-term preservation of data into account.

TP2: Customer orders from the National Repository Library/interlibrary loan orders

In her opening address, the Director of the National Repository Library Johanna Vesterinen introduced the Airut project by the National Repository Library. Its goal is to simplify interlibrary loans of the National Repository Library’s materials from different library systems. A customer could order material from the National Repository Library either directly from their own library system, or a librarian could make the order on behalf of the customer in a library. The goal of the workshops was to find more ideas and practical tips for implementing the project.

Introductions by the Jyväskylä City Library and the Helsinki University Library were heard at the start. The Jyväskylä City Library has aimed to increase the independence of customers when ordering material from the National Repository Library.  As for the Helsinki University Library, it has included Alma as an interlibrary loan collection, both for sending and requesting interlibrary loans.

The workshops discussed the future of printed materials, the logistics of orders, implementing customer orders, and different kinds of technical solutions for making the interlibrary loans work more smoothly.

TP3: Current news about descriptive cataloguing from KUMEA

The workshop coordinated by the Description standard group KUMEA discussed the current and future changes in descriptive cataloguing and went through practical description assignments. Recent news from KUMEA’s small groups were heard at the start of the workshop, after which the change in the labelling of binding types was discussed. In the future, terms for different types of bindings in the description will be replaced by terms describing different types of covers: for instance, the terms hardback, paperback and spiral-bound will be used. The need for a change arose from the increasingly diverse formats of printed works, which can make the definition of a binding challenging. Similar terms describing cover types can already be found in the records of foreign databases.

The Mentimeter site was applied to survey the participants’ views on whether the various bindings of the same title should be given their own record, as well as what pros and cons this would bring forth. This was followed by various sources explaining their views on the matter: different thoughts were voiced by the representatives of public and scientific libraries as well as Finna and Melinda representatives. All the various statements emphasized the customer’s point of view: for example, some of the customers might not want a paper back, as their font tends to be on the small side and thus difficult to read for some. On the other hand, there was concern whether different records would complicate reservations, especially when it comes to course books in cases where the bindings wouldn’t matter to the customer. In any case, it would be important to stick to common practices.

The last part of the workshop focused on reviewing the preliminary assignment of the descriptive cataloging, that the libraries had returned in advance. The assignment included finding and correcting the information on works, expressions (the works’ forms of appearance or expression) and principally responsible creators as accurately as possible in accordance with the RDA (Resource Description and Access) description standard. The assignments and their correct answers were visited one by one in the workshop.

TP4: A Chinese room mystery: the assessing game in automated document description continues

Channel four was named AI for Artificial Intelligence, and the only workshop on the channel focused on the application of AI in subject indexing. This was the third time that the workshop participants received document subject indexing data for their assessment. The document subject indexing data were created either by individuals or the different Annif algorithms. The final assessment results will be made available later, but the initial results reported that human-generated document subject indexing were still considered to be better with regard to both comprehensiveness and meaningfulness as well as their quality compared to the subject indexing generated by Annif. The end of the workshop was implemented in English, and it started with a presentation by Koraljka Golub (Linnaeus University) on the quality evaluation of subject indexing– due to technical challenges, the presentation was offered as a YouTube video. Fortunately, Golub was able to participate in the discussion. The second speaker was Mona Lehtinen from the Annif team. She gave a brief introduction to the testing of the Finto AI, which had been conducte.

TP5: Recommendation services

In accordance with the event programme, this workshop discussed the significant impact of the opaque recommendation algorithms on our digital customer experience. According to the Finna vision, it is also true that cultural heritage organisations should improve the customer experience of their digital services by means such as a smarter search, personalisation, and recommendations. The workshop studied the operating principles of recommendation systems and their practical implementations, and discussed what kind of added value, when looking deeper, the recommendation systems of cultural heritage organisations should offer, especially in the Finna service environment. There were no participants from our library in this workshop.

TP6: Joint statistics of higher education institutions – workshop

Matti Raatikainen (Learning Services, Aalto University) acted as the workshop facilitator. At the start, there was a brief presentation on what is happening in joint statistics, as well as a proposal for changes in the Finnish Research Library Statistics Database (KITT). After the introduction, the participants (48 people) were divided into six small groups, each of which was assigned one part of the current division of joint statistics: A. Libraries, B. Collections, C. Library use and users, D. Opening times and facilities, E. Finances, and F. Staff.

The small groups discussed the section assigned to the group and recorded the observations made in presemo. Comments on the other sections could also be made freely via presemo, if the participants wished. After working in small groups, everyone reviewed all comments received together; the consensus was that the suggestions made in advance, especially the liberal pruning of matters included in the statistics in many areas, were successful.

TP7: Identifier workshop

Identifiers are related to either materials or persons and organisations. Material identifiers are used in identifying and processing publications and ensuring their retrievability. Of material identifiers, the ones presented included the ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number), ISMN (International Standard Music Number), ISIL (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) and ISNI (International Standard Name Identifier) provided for Finland by the identifier services of the National Library of Finland (in Finnish). Similarly, identifiers linked to people and organisations make it easier to identify and find their targets. Identifiers are often used in different information systems, meaning that they are often in numerical format. Out of people and organisation identifiers, ORCID and ROR (Research Organization Registry Community) were also presented. Functional identifiers, URN (Uniform Resource Name) and DOI (Digital Object Identifier), are unique and permanent identifiers that can be read automatically and that can contain information, such as location data. Juha Hakala from the National Library of Finland presented the new guide on identifying electronic publications ‘Elektronisten julkaisujen identifiointi’ (in Finnish), which includes basic information about how to use functional identifiers in identifying electronic publications.

The Library Network Days were interesting and rewarding, and they provided people with ideas for their own work. Holding the days as a remote event worked well, taking the circumstances into account. Hopefully, next time in 2023 we will be able to see each other face to face.

Tero Heiskanen, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Liisa Tervonen, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Asiakaspalvelut | Customer services

Juho Jussila, tietoasiantuntija | Information Specialist
Marjut Perälä, tietopalveluneuvoja | Information Services Advisor
Tarja Turunen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Kokoelmapalvelut | Collection services

Marja Kuittinen, tietoasiantuntija | Information Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Niina Nurmi, Datahallinnan projektisuunnittelija | Data Management Project Coordinator
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.