Yliopistojen intrapäivästä ajatuksia intrauudistukseen

Kansallinen Yliopistojen intrapäivä järjestettiin ensimmäistä kertaa Itä-Suomen yliopistolla Joensuun kampuksella. Tapahtuman järjestäjänä toimi Itä-Suomen yliopiston viestintäyksikkö. Verkkoviestinnän tuottaja Katja Mielonen alusti seminaarin puheenvuorollaan “intran rooli yhteisöllisyyden kasvattajana”. Alustuksen pääsanoma oli, että Itä-Suomen yliopiston intra elää tällä hetkellä uudistamisvaihetta, sillä syntyvaiheessa kehitetty intra ei ymmärrettävästi vastaa enää nykyhetken tarpeisiin. Etenkin keskushallinnon uudistaminen ja intrasta saatu palaute puoltavat rajuakin kehittämistä.

Arkityön sujuvuus on intranetin avulla tärkeässä osassa opiskelijoiden ja yliopiston henkilökunnan jokapäiväistä työtä. Järjestelmänä erilaisilla alustoilla toimivat intranetit ovat kyllä kehittyneet paljon vuosien saatossa, mutta laajemmin ajatellen työelämän muutosten vuoksi myös sisäinen viestintä elää eräänlaista murrosvaihetta. Onneksi järjestelmien rakenteellinen ylläpito ja sisällöntuottaminen ovat yksinkertaistuneet, sekä käyttäjien mahdollisuus vaikuttaa sisältöön erilaisten vuorovaikutustyökalujen avulla on kasvanut.

Kuva: Matti Pellikka

Seminaaritapahtuman osallistujat olivat tulleet paikalle ilahduttavasti ympäri Suomea. Edustettuina olivat Savonia-ammattikorkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto, Oulun yliopisto, Taideyliopisto, sekä Helsingin yliopisto, ja lopussa ääneen pääsi vielä intrapäivän järjestäjä Itä-Suomen yliopisto. Vaikka varsinaiselle keskustelulle ei ollut paljoa aikaa tiiviiksi laaditun ohjelman puitteissa, kävi keskustelu kahvitauon aikana kiivaana. Samoja asioita pyöritellään ja yhteneväisten haasteiden parissa painiskellaan näemmä useissa korkeakouluissa. Teemoina toistuivat nimenomaan yhteisöllisyyden lisääminen, sekä sisäisen viestinnän sujuvuus.

Esitykset olivat kattavia. Jokaisella seminaariin osallistuvalla organisaatiolla oli hieman toisistaan poikkeavia teknisiä ratkaisuja Intranetin sisällön esittämiseen ja hallinnointiin. Yhtenä yhdistävänä tekijänä kuitenkin kaikilla seminaarin pitäjillä näytti olevan sisällön esille saattaminen ja lähinnä juuri sen ”viimeisimmän tiedon” saaminen näkyväksi. Useinhan käy niin, että Intranet-järjestelmään tuotetaan sisältöä suuria määriä ja käyttäjän näkökulmasta tarkasteltuna se “tärkeä tieto” hukkuu tietomäärään tai sen löytäminen on muutoin hankalaa.

Kuva: Antti Laurila

Monet järjestelmät itsessään tarjoavat usein tiedon etsintään erityyppisiä ratkaisuja, kuten tekstisisältöön kohdistuvia hakumahdollisuuksia. Toisenlainen ratkaisu tiedon löytymiseen yleisesti on, että tiedon tuottamisen yhteydessä sisällölle määritellään luokiteltuja asiasanoja eli niin sanottuja “tägi”-sanoja. Sisältö siis luokitellaan halutuilla asiasanoilla, joko organisaation itse ennalta määrittelemillä, tai sisällöntuottajan omilla vapaamuotoisilla asiasanoilla. Organisaation itse määrittelemät asiasanat voidaan kohdentaa esimerkiksi koulutusala-, tiedekunta- tai tieteenalakohtaisiin asiasanoihin, jolloin asiakokonaisuuksien löydettävyys paranee.

Seminaarissa käsiteltiin myös sisällöntuottajien näkökulmaa. Jokaisella organisaation jäsenellä on oikeus tuottaa informaatiota muille organisaation jäsenille. Erittäin tärkeänä pidettiin myös sitä, että tiedon tulisi olla kaikkien saatavilla, eli sisältö tulisi olla käännettynä ainakin englanniksi. Näin saadaan luotua yhteisölle avoimuutta ja mahdollisuutta vaikuttaa sen kehittymiseen. Itä-Suomen yliopiston uudistuva intranet tulee vaikuttamaan myös yksiköiden ja laitosten intraan. Organisaation sisällä toimiminen tuo toivottavasti laitoksia lähemmäs toisiaan, ja parantaa entisestään vuorovaikutusta yli raja-aitojen. Kirjastossa on siirrytty viime vuonna yhteisöllisten järjestelmien käyttöön, ja kehitystyö jatkuu kiivaana. Kehityssuunta on mielekäs, sillä nykyaikainen verkostotyöskentely helpottuu entisestään uusien järjestelmien myötä. Niputtamalla yhteen käsitteet avoimuus, tiedon tuottaminen, sen jäsentäminen ja etsintä, sisällön kohdentaminen, sekä eräänä tärkeimmistä yhteisöllisyys, mahdollistetaan yhteisöllinen kasvaminen, sen jäsenistön vaikutusmahdollisuudet, ja tätä kautta koko yhteisön kehittyminen.

 
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija 
Matti Pellikka, ma. tietojärjestelmäasiantuntija 
Taina Sahlman, tietopalveluneuvoja