Viitteidenhallintaohjelmat muutoksessa: RefWorksin tilaus lakkaa vuoden 2022 lopussa | Reference management tools in change: RefWorks’ subscription will cease at the end of 2022
(Please, scroll down to read in English.)
Viitteidenhallintaohjelma RefWorksin tilaus lakkautetaan vuoden 2022 lopussa sopimusteknisistä syistä. Tilauksen päättyminen koskee sekä nykyistä ProQuest RefWorksia että edellistä Legacy-versiota. Henkilökohtaisen RefWorks-lisenssin ostaminen ei ole valitettavasti mahdollista.
Kirjasto kartoitti helmikuussa 2022 erilaisten viitteidenhallintaohjelmien nykykäyttöä yliopistossamme ja käyttäjien toiveita ja ajatuksia tulevista työkaluista. Vastauksia saimme lähes 200 — kiitos kaikille vastaajille! Vastaukset ovat auttaneet suuresti uusien viitteidenhallintaohjelmien valinnassa ja viitteidenhallinnan tuen jatkosuunnittelussa.
Mendeley ja Zotero käyttöön syksystä 2022 alkaen, RefWorks säilyy vuoden 2022 loppuun
Kyselyyn vastanneiden enemmistö käyttää tällä hetkellä RefWorksia tai Mendeleytä. Mendeley sai kyselyssä eniten kannatusta uudeksi viitteidenhallintaohjelmaksi. RefWorksin jatkoa toivottiin myös, mutta valitettavasti siitä joudutaan luopumaan. Kolmanneksi sijoittui avoimeen lähdekoodiin perustuva Zotero.
Kirjaston kyselyssä kartoitettiin toiveita tulevaisuuden viitteidenhallintaohjelmaksi. Kolmen kärki oli Mendeley, RefWorks ja Zotero.
Jatkossa kirjastosta saa tukea sekä Mendeleyn että Zoteron ilmaisversioiden käyttöön. Kirjasto luo erilaisia ohjeita ja oppaita ja järjestää koulutuksia ensi syksystä alkaen niin uusista työkaluista kuin RefWorksissa olevien viitteiden siirrosta uusiin ohjelmiin.
Toiveissa helppokäyttöinen ja kaikille sopiva viitteidenhallintaohjelma
Toiveet viitteidenhallintatyökalujen ominaisuuksista toistuivat eri vastauksissa hyvin samankaltaisina: kärkeen nousivat helppokäyttöisyys, varma toimivuus ilman katkoja ja bugeja, käyttöoikeuden säilyminen myös UEF-affiliaation jälkeen, toimivuus eri ohjelmistoversioilla ja offline-käytössä sekä viitetyylien helppo muokattavuus. Moni vastaaja nosti esiin erilaisia aiempia käyttöongelmia niin RefWorksin kuin muidenkin ohjelmien suhteen. Aukottomasti toimivaa ja kaikkien käyttöön sopivaa viitteidenhallintaohjelmaa onkin aika haastavaa löytää. Viitteidenhallintaohjelmien perustoiminnot ovat kuitenkin suurelta osin samankaltaisia: kun osaa käyttää yhtä, osaa käyttää myös toista. Eri ohjelmia vertailemalla voi löytää itselleen sopivimman.
Kirjastolta toivotaan ohjeita ja koulutusta viitteidenhallintaohjelmien käyttöön sekä viitteiden siirtämiseen RefWorksista
Kirjasto pyysi myös toiveita ja kommentteja viitteidenhallintaan ja erityisesti kirjaston tarjoamaan tukeen ja opastukseen liittyen. Keskeisimpiä toiveita olivat pikainen ja selkeä tiedotus mahdollisista muutoksista ohjelmien suhteen, apua ja ohjeita viitteiden siirtoon, jos RefWorksista päätetään luopua sekä selkeitä ohjeita uusien työkalujen käyttöön lyhyiden opasvideoiden muodossa. Kyselyn vastauksista nousi vahvasti esille toive kirjaston tarjoamasta viitteidenhallinnan tuesta jatkossakin. Toivottuja asioita onkin ryhdytty valmistelemaan kirjastolla — mainittakoon, että moni kirjastolainen on jo ryhtynyt perehtymään Mendeleyn ja Zoteron saloihin. Uusien viitteidenhallintaohjelmien käyttöönotosta ja RefWorksista luopumisesta tiedotetaan ja muistutellaan myös hyvissä ajoin ensi syksynä.
The reference management program RefWorks’ subscription will be ceased at the end of 2022 due to contract technical reasons. Termination of subscription applies to both the current ProQuest RefWorks and the previous version of Legacy. Unfortunately, buying a personal RefWorks licence is not possible.
In February 2022, the library surveyed the current use of various reference management programs at our University and users’ wishes and thoughts about future tools. We received nearly 200 responses — thanks to all respondents! Responses have greatly assisted in selecting new reference management programs and further planning support for reference management.
Mendeley and Zotero introduced from autumn 2022, RefWorks will remain until the end of 2022
The majority of the respondents of the survey currently use RefWorks or Mendeley. Mendeley received the most support in the poll as a new reference management program. A continuation of RefWorks was also hoped for, but unfortunately it won’t be an option after 2022. Third ranked open-source Zotero.
Library’s survey charted hopes for a future reference management program. The top three were Mendeley, RefWorks and Zotero.
In the future, the library will offer support for free versions of both Mendeley and Zotero. The library creates guides and organizes trainings starting next autumn. Help and guidance for transferring references from RefWorks will be also provided.
Easy to use and suitable reference manager for everyone?
Hopes for the features of reference management tools were repeated in different responses, with ease of use, secure functionality without breaks and bugs, retention of access even after UEF affiliation, functionality with different versions of software and offline use, and easy customizability of reference styles. Many respondents raised various problems with RefWorks as well as other programs. It is quite challenging to find a reference manager suitable for everyone. However, the basic functions of reference managers are mainly similar: when you know how to use one, you know how to use the other as well. Comparing different programs, one can find the most suitable for themselves.
Respondents expressed the wish for guidance and training in the use of reference management programs and the transfer of references from RefWorks
The library also asked for wishes and comments regarding reference management, particularly in relation to the support and guidance provided by the library. The key wishes were prompt and clear information on possible changes to the programs, assistance and guidance on references transfer should it be decided to abandon RefWorks, and clear instructions for the use of new tools in the form of short tutorial videos. The desire for continued support for reference management offered by the library was strongly expressed in the survey responses. These things are already being prepared by the library — it should be mentioned that many librarians have already started to get acquainted with Mendeley and Zotero’s secrets. The introduction of new reference management programs and the abandonment of RefWorks will also be informed and recalled well in advance next autumn.
Kirsi Salmi, tietoasiantuntija | Information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services
Riitta Holopainen, tietoasiantuntija | Information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services
Heta Mikkonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services