Työpäivä kirjastossa 3: viestintä | Workday at the library 3: communications
(Please, scroll down to read in English.)
Tämä teksti jatkaa kirjoitussarjaa, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.
Työskentelen Itä-Suomen yliopiston kirjastossa nimikkeellä erityistietoasiantuntija. Suurin osa työajastani (70 %) kuluu kirjaston viestinnän koordinoimisen ja kehittämisen tehtävissä ja loput (30 %) lääketieteen ja lähialojen tietoasiantuntijan tehtävissä. Teen monipaikkatyötä eli työskentelen kolmessa paikassa: Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) tieteellisessä kirjastossa, Kuopion kampuskirjastossa ja kotona eli etänä. Nykyisen kaltainen toimenkuva minulla on ollut vuodesta 2016. Aiemmin olen työskennellyt erilaisissa kirjastotehtävissä Itä-Suomen yliopistossa, Kuopion yliopistossa sekä kaupunginkirjastoissa Kuopiossa ja Savonlinnassa; ja parissa hankkeessakin. Koulutukseltani olen filosofian maisteri yleisestä kirjallisuustieteestä. Tutkintoni osana olen suorittanut informaatiotutkimuksen (silloin nimeltään kirjastotiede ja informatiikka) aineopinnot.
Keskiviikkona 20. maaliskuuta 2024 kirjasin Timecon-järjestelmään työpäivän alkaneeksi kotona kello 8.13. Koska minulla oli etätyöpäivä, merkitsin tilani Teamsissa sen mukaisesti.
Aloitin päiväni kirjautumalla tietokoneelle ja tarkistamalla uudet viestit sähköpostissa, Teamsissa, Viva Engagessa ja Efectessä (palveluhallintajärjestelmä, jonne päätyvät palvelusähköpostiosoitteisiin ja lomakkeilla lähetyt viestit). Sähköpostissa oli pari mainoksen tapaista ja yhden opiskelijan viesti, joka liittyi sovittuun tiedonhaun ohjaustapaamiseen pääsiäisloman jälkeen. Efectessä tietopalvelun jonossa odotti vain yksi roskaposti, jonka merkitsin hylätyksi.
Tavalliseen keskiviikkoiseen tapaani kirjauduin sitten Feedbacklyyn, joka on yliopiston verkkosivujen palautejärjestelmä, nähdäkseni, oliko kirjaston sivuista annettu palautetta, johon tulisi reagoida. Tällä kertaa sellaista ei ollut.
Seuraavaksi oli taas kirjauduttava, nyt Siteimprove-työkaluun, joka auttaa parantamaan verkkosivujen sisällön laatua. Sen avulla voi löytää sivuilta muun muassa rikkinäisiä linkkejä, kirjoitusvirheitä ja saavutettavuusongelmia. Tarkistin kolme mahdollisesti rikkinäistä linkkiä ja korjasin yhden, joka johtui kirjaston sivuilla tehtyjen päivitysten vaikutuksesta yhteen alisivuun. Korjaaminen vaati jälleen yhden kirjautumisen, tällä kertaa Drupal-järjestelmään, jolla yliopiston verkkosivut on tehty. Toisesta toimimattomaksi merkitystä linkistä kilautin kollegalle, jonka kanssa päädyimme yhdessä siihen tulokseen, ettei ohjelman pari viikkoa sitten havaitsema linkki ole enää rikki. Kolmas risainen linkki johti pois kirjaston sivuilta ja sen kohdesivu oli muuttanut, joten etsin ajantasaisen sivun ja päivitin linkin. Tein vastaavat korjaukset myös englanninkielisille sivuille. Korjasin myös muutaman suomenkielisten sivujen kirjoitusvirheen, joita työkalu oli löytänyt. Siteimprove tuottaa myös verkkosivuanalytiikkaa eli esimerkiksi dataa sivuilla liikkumisesta, mutta siihen en tällä kertaa paneutunut.
Kirjoitusvirheiden korjaaminen jäi kesken, sillä kirjaston johtoryhmän kokous (Teams) alkoi klo 9.30. Toisin kuin johtaja, neljä palvelupäällikköä ja kaksi henkilökunnan edustajaa, en ole johtoryhmän jäsen, mutta osallistun johtoryhmän kokouksiin viestinnän asiantuntijan roolissani silloin, kun asialistalla on tiedotukseen ja viestintään liittyviä kohtia. Näitä olivat tällä kertaa kirjaston asiakaskyselyn tulokset, niiden käsittely ja niistä viestiminen sekä upouudet Webropol-lomakkeet, joilla keräämme palautetta vierailijoilta (esim. henkilökuntavaihto) ja harjoittelijoilta tavoitteenamme kehittää vierailu- ja harjoitteluohjelmiamme.
Kokous päättyi aikataulutettua aiemmin jo kello 10.15, joten tiedotin yllä mainituista uusista lomakkeista kirjaston henkilökunnan Viva Engage -yhteisössä, pyysin kollegaa hoitamaan kokouksessa esille tulleen asian ja vastasin toisen kollegan sähköpostiin koskien tähän blogiin tekeillä olevan kirjoituksen toimittamista. Ennätin vielä ennen lounasta korjata liudan suomenkielisiä kirjoitusvirheitä kirjaston verkkosivuilta sekä pyytää kollegaa korjaamaan yhden sivun. Lisäksi korjasin yhdellä sivulla pieniä epäjohdonmukaisuuksia, joista kollega oli lähettänyt sähköpostia. Siteimproven havaitsemat englanninkieliset typot jäivät odottamaan huomista, sillä kello 11.30 pidin lounastauon.
Lounaan jälkeen ennätin antaa aiemmin mainittujen uusien lomakkeiden muokkausoikeudet kirjaston IT-palveluneuvojille ennen kuin valmistauduin johtamaan puhetta kirjaston viestintäryhmän Teams-palaverissa, joka alkoi kello 12.30. Kerran kuukaudessa kokoustavaan viestintäryhmän jäseniä ovat lisäkseni kirjaston johtaja ja kaikki neljä palvelupäällikköä, ja sille kuuluvat kirjaston viestinnän linjaukset, resursointi ja seuranta. Listallamme oli tällä kertaa kolme asiaa, joista yksi on vakiokohta, jossa tarkastelemme kirjaston viestintäsuunnitelman toteutumista. Toinen asia liittyi kirjaston toimintasuunnitelmaan asiakasviestinnän osalta ja kolmas harjoittelujen vai vaihtojen ohjeistukseen ja dokumentointiin. Palaveri päättyi kello 13.
Kirjoitin viestintäryhmän kokouksessa esille tulleesta UEFin mediapankkia koskevasta asiasta sähköpostia ja vastasin muutamaan viestiin sekä vilkaisin Efecteä ja Viva Engagea. Tarkistin edellisenä päivänä laatimani oman osuuteni kirjaston käyttäjäkyselyn tulosten esittelydiasarjasta, jonka kyselyn toteuttanut ryhmä valmistelee perjantaiksi. Silloin kerromme tuloksista kaikille kirjastolaisille. Asiakkaillemme tuloksista kerrotaan tässä blogissa.
Pienen taukojumppa- ja banaanitauon jälkeen oli päivän kolmannen Teams-palaverin vuoro kello 14.15. Olen kahden kollegani kanssa osallistumassa BMF ry:n (Bibliothecarii Medicinae Fenniae, lääke- ja terveystieteiden sekä lähialojen kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten yhdistys) opintomatkalle Vaasaan, joten sovimme matka-aikatauluista ja majoituksesta sekä pyysimme kirjaston matkasihteeriä tekemään meille varaukset. Työskentelemme kaikki kolme Kuopion kampuksen molemmissa kirjastoissa, joten päädyimme puhumaan myös KYSin tieteellisen kirjaston asioista, erityisesti KYSiläisille tarjottavasta tiedonhaun ja viitteidenhallinnan yms. koulutuksesta, ja kirjoittamaan yhteisen vastauksen saamaamme KYSiläisten kirjastopalveluita koskevaan sähköpostiviestiin.
Aikataulullisista syistä (lue: edellinen palaveri venyi yli aikansa enkä huomannut sitä) peruin, anteeksi pyydellen, päivän neljännen palaverin, jonka oli tarkoitus alkaa kello 15 yhden kollegan kanssa aiheena kirjaston viestinnän työpajapäivän suunnittelu. Onneksi meillä oli jo valmiiksi sovittuna toinen palaveri perjantaille. Työpaja on sovittu pidettäväksi 30.5. ja siihen on kutsuttu kirjaston viestinnän keskeiset toimijat eli viestintäryhmä, uutishuone (viikoittain palaveeraava ajankohtaisviestinnän koordinoija ja toimija), somettajat eli Facebook- ja Instagram-sisällöntuottajat sekä aineistonostoryhmä, joka koordinoi kirjaston näyttelyitä ja muita nostoja kokoelmistamme.
Palaveeraamisen sijaan luin vielä sähköposteja, joista suurimpaan osaan reagoiminen jätin huomiselle tai perjantaille, koska ne eivät olleet kiireellisiä.
Päivän viimeisenä tehtävänä kirjoitin tämän blogikirjoituksen, jota varten olin tehnyt muistiinpanoja pitkin päivää, lähetin englanninkielisen version kollegalle kielentarkastukseen ja pyysin kahta muuta kollegaa toimittamaan tekstini ja arvoimaan kuvavalintojani.
Työpäiväni lopuksi pakkasin tietokoneeni ja muuta tarpeellista reppuun torstain ja perjantain kampuspäiviä varten ja kirjauduin ulos kello 17.15.
This text continues a series of posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.
This text continues a series of posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.
I work at the University of Eastern Finland Library as a Senior Information Specialist. Most of my working time (70%) is spent on coordinating and developing communications at the library, and the rest (30%) is spent on working as information specialist in medicine and related fields. I work in three locations: Kuopio University Hospital (KUH) Medical Library, Kuopio Campus Library and at home. I have had this job description since 2016. In the past, I have worked in various library positions at the University of Eastern Finland, the University of Kuopio, and in city libraries in Kuopio and Savonlinna, and in a couple of projects as well. I am a Master of Arts in Comparative Literature. As part of my degree, I have completed the intermediate studies of Information Science (then called Library Science and Informatics).
On Wednesday, March 20, 2024, I logged in to Timecon Worktime from home at 8.13 a.m. Since I had a remote workday, I marked my status in Teams accordingly.
I started my day by logging in to my computer and checking new messages in email, Teams, Viva Engage, and Efecte (service management system that collects messages from service email addresses and forms). The emails included a couple of advertisements and one student’s message related to the agreed information retrieval guidance meeting after Easter holidays. In Efecte, the information service queue only had one spam message waiting, which I marked as rejected.
As usual on Wednesdays, I then logged in to Feedbackly, a feedback system on the university website, to see if there was any feedback regarding the library website that required actions. This time there were none.
Next, I signed up for Siteimprove, a tool that helps improve the quality of website content. It can be used to find broken links, typographical errors, and accessibility problems, among other things. I checked three potentially broken links and fixed one caused by updates on the library’s website on a subpage. The repair required another login, this time to the Drupal system with which the university’s website was created. I called my colleague about another inoperable link, and we concluded that the link detected by the program a couple of weeks ago was no longer broken. A third tangled link led the users away from the library pages and the target had moved, so I searched for an up-to-date page and updated the link. I also made similar corrections to the English pages having started with the Finnish ones. I also corrected a few spelling errors in the English pages that the tool had found. Siteimprove also produces website analytics, i.e., data on website navigation, but I did not focus on that this time.
I did not manage to correct all spelling errors, as the library management team meeting (Teams) began at 9.30 a.m. Unlike the director, four service heads and two staff representatives, I am not a member of the management team, but I attend the meetings of the management team in my role as a communications expert when there are items on the agenda related to information and communication. These included the library’s customer survey results, their processing and communication, and brand new Webropol forms to collect feedback from visitors (e.g., staff exchange) and trainees with the aim of developing our visiting and internship programs.
The meeting ended earlier than scheduled at 10.15 a.m., so I informed about the above-mentioned forms in the Viva Engage community of the library staff, asked a colleague to take care of a matter raised at the meeting, and responded to another colleague’s email regarding the editing of a post for this blog. I still had time before lunch to fix a bunch of Finnish spelling errors on the library’s website and to ask a colleague to fix a certain page. I also corrected some inconsistencies on a webpage that a colleague had emailed me about. The English typos detected by Siteimprove had to wait, as at 11.30 a.m. I had my lunch break.
After lunch, I had time to grant editing rights of the previously mentioned new forms to the library’s IT service advisors before preparing to be the chairperson at the library’s communications group’s meeting, which began at 12.30 p.m. In addition to me, the library director and all four service heads are members of the communications group that meets once a month. The group manages the library’s communications policies, resourcing, and monitoring. There were three things on our agenda this time, one of which was the standard point where we look at the implementation of the library’s communication plan. The second issue was related to the library’s action plan in terms of customer communications, and the third related to instructions and documentation for internships or exchanges. The meeting ended at 1 p.m.
I wrote an email about the UEF media bank issue that came up at the meeting of the communications group, responded to a few messages, and looked at Efecte and Viva Engage. I checked my own part (created on Tuesday) of the presentation slide series of the library user survey results, which the group that conducted the survey prepares for Friday. We will then report the results to the library staff. Our clients will be informed of the results on this blog.
After a short exercise and banana break, it was time for the third Teams meeting of the day at 2.15 p.m. My two colleagues and I will be attending a study trip to Vaasa, organized by BMF (Bibliothecarii Medicinae Fenniae, the Finnish Association of Library and Information Service Professionals in Medicine and Health Sciences and Related Fields), so we agreed on travel schedules and accommodation, and asked the library’s travel secretary to make reservations for us. We all work in both libraries on the Kuopio campus, so we also ended up talking about matters related to the KUH medical library, especially information retrieval and reference management training, and writing a joint response to an email regarding the KUH library services.
For scheduling reasons (read: the previous meeting stretched over time, and I did not notice it) I cancelled, apologising, the fourth meeting of the day, which was supposed to start at 3 p.m. with one colleague on planning the library’s communications workshop. Fortunately, we already had another meeting scheduled for Friday. The workshop will be on 30th May, and the key actors in the library’s communications – the communications group, newsroom (coordinator and operator of topical communications that gathers weekly), social media content providers (Facebook and Instagram), and the book display group, which coordinates the library’s exhibitions and other picks from our collections – have been invited.
In place of the cancelled meeting, I read more emails, most of which I left for tomorrow or Friday because they were not urgent.
At the end of the day, I wrote this blog post for which I had taken notes throughout the day, sent the English version to a colleague for a language check and asked two other colleagues to edit my text and judge my image choices.
At the end of my working day, I packed my computer and other necessities into a backpack for campus days on Thursday and Friday, and checked out at 5.15 p.m.
Tuulevi Ovaska, erityistietoasiantuntija | Senior information specialist
Opetus- ja tietopalvelut | Training and information services