Työpäivä kirjastossa 1: kirjahankinta | Workday at the library 1: acquisition of books

(Please, scroll down to read in English.)

Tämä teksti aloittaa kirjoitussarjan, jossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston työntekijät kertovat tavallisesta työpäivästään. Sarjan tarkoituksena on havainnollistaa nykypäivän tieteellisten kirjastojen erilaisia tehtäviä ja vastuita.

Työskentelen Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuskirjastossa tietoasiantuntijana. Olen kirjahankinnasta vastaava henkilö tietoaineistopalveluissa. Tämä toimenkuva minulla on ollut vuodesta 2014. Sitä ennen olen työskennellyt monissa eri kirjastotehtävissä Itä-Suomen yliopistossa ja sitä edeltävässä Joensuun yliopistossa sekä Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulussa. Koulutukseltani olen filosofian maisteri yleisestä historiasta. Muodollisen pätevyyden kirjastoalalle olen hankkinut suorittamalla informaatiotutkimuksen aineopinnot.

Keskiviikkona 10. tammikuuta 2024 leimasin itseni töihin kello 8.10. Teen välillä etätyöpäiviä, mutta tänä aamuna saavuin läsnätöihin Joensuun kampukselle.

En valinnut työpistettäni alakerran monitilakonttorista kuten viime aikoina yleensä. Suunnistin yläkertaan ja avasin työkoneeni vanhanaikaisessa yhden hengen työhuoneessa. Halusin rauhalliseen ympäristöön parin ennalta tiedossa olleen Teams-kokouksen vuoksi. Lisäksi ajattelin päivän mittaan noukkia poistettavia kirjoja vastapäisestä kokoelmasalista ja viedä niitä viereiseen huoneeseen käsiteltäväksi.

Avasin tietokoneen ja kurkistin henkilökohtaiseen työsähköpostiini. Sinne oli saapunut muutamia heti deletoitavia viestejä sekä muutamia sellaisia, jotka vaativat tutustumista myöhemmin.

Avasin selaimessa Efecten. Se on järjestelmä, johon sähköpostilla tai verkkolomakkeella yliopiston palveluosoitteisiin lähetetyt viestit saapuvat.

Olin heti työkoneen avattuani huomannut kollegan lähettämän Teams-viestin: Yliopiston erään kurssin vetäjät kiirehtivät opintojaksolla käytettävän e-kirjan hankkimista. Kollega siirsi tämän Efecteen tulleen palvelupyynnön minulle. Lähetin kirjasta kyselyn kustantajan edustajalle, sain tältä hetken päästä vuositilauksen hinnan, ja tein tilauksen saman tien.

Otin hoitaakseni viestin, joka oli tullut Efecteen kirjaston chattibotin kautta. Asiakas ei ollut saanut auki e-kirjaa. Kysyin tarkempia tietoja ja ennakoivasti opastin häntä käyttämään toista lukuohjelmaa.

Lisäksi poimin Efectestä erään e-kirjapalvelun päivittäisen ”turnaway”-yhteenvedon. Siihen on listattu sellaiset hankkimamme kirjat, joita asiakkaamme eivät ole päässeet lukemaan lisenssin rajallisuuden vuoksi. Esimerkiksi jos joku lukee kirjaa, johon on yhden yhtäaikaisen käyttäjän käyttöoikeus, tilastoituvat yhteenvetoon muiden lukijoiden turhat yritykset saada kirja auki.

Tiedot näistä lukijoiden käännytyksistä eivät tällä kertaa aiheuttaneet toimenpiteitä. Monesti käännytyskertoja on vähän, tai sama kirja voi olla luettavissa jossain toisessa palvelussa. Toisinaan kirjasta ei voi hankkia laajempaa lisenssiä tai se on suhteettoman kallis. Jos käännytyksiä sattuu paljon, käyttöoikeutta toki pyritään laajentamaan mahdollisuuksien mukaan.

Luettuani yliopiston sisäiseen viestintäkanavaan Viva Engageen tulleet viestit kävin aamukahvilla kirjaston taukohuoneessa.

Puoli kymmeneltä alkoi kirjaston blogin toimittajien Teams-palaveri. Kolmikkomme keskusteli tämän kirjoitussarjan aloittamisesta. Pohdimme, miten kirjoittajat rekrytoitaisiin ja kuinka monta kirjoitusta olisi tavoitteena. Kokous kesti puoli tuntia.

Blogipalaverin alkaessa lähiesihenkilöni astui huoneeseen. Hänellä tuntui olevan asiaa, mutta elehdin hänet ystävällisesti pois ja panin oven kiinni.

Esihenkilö lähetti asiansa sähköpostitse. Hän oli laatinut valmisteilla olleisiin poistovalinnan ohjeisiin lisäyksen, joka koski yliopiston strategian ja painopisteiden huomioimista. Palaverini päätyttyä kuittasin kannattavani hänen ehdotustaan, mutta esitin paria muutosta muotoiluihin.

Jo saapuessani töihin kollega oli huikannut valintamyymälän noutolokeroon jumahtaneesta kirjalähetyksestä. Hän arveli, että Posti tuskin huomaa tuoda sitä kirjastolle, vaikka yliopiston ja Postin välinen sopimus sitä edellyttäisi. Soitin paketista Postin asiakaspalveluun, joka aikoi selvitellä asiaa ja soittaa takaisin.

Soitto tuli, kun olin rientämässä lounaalle. Lähetys luvattiin tuoda kirjastoon. Vajavaisen osoitteen vuoksi sen ei ollut ymmärretty kuuluvan perille jakelun piiriin.

Lounaallakin puhuttiin työasiaa. Eräs kollega oli huomauttanut sähköisestä aineistosta, joka toimi kampuksella mutta ei etäkäytössä. Esihenkilöni kertoi, että asia oli tullut esille jo muutakin kautta ja että se oli selvittelyssä.

Palattuani työkoneen ääreen kausijulkaisuhankintoja hoitava kollega soitti. Hän oli törmännyt tilaustietoihin liittyviin kummallisuuksiin Alma-järjestelmässä, jota kirjasto käyttää eri toimintoihinsa kuten lainaukseen, hankintaan ja aineistojen kuvailuun. Olin edellisenä päivänä tehnyt Almassa tilinpäätösajon eli siirtänyt aineistojen tilauskannan uudelle tilikaudelle. Pähkäilyn jälkeen selvisi, että olin vahingossa tehnyt vain testiajon. Mitä huolimattomuutta!

Laitoin hankintaa tekeville sekä laskujen käsittelijöille kehotuksen lopettaa tilausten ja laskujen viennin Almaan. Tein sitten tilinpäätösajon uudestaan, tällä kertaa oikeasti. Onneksi suurta vahinkoa ei ehtinyt päästä syntymään.

Päivän toinen ennalta kalenteriin merkitty Teams-kokous oli Joensuun kampuksen kokoelmatyön palaveri puoli yhdeltä. En varsinaisesti kuulu kyseiseen tiimiin, mutta osallistun usein sen palavereihin, sillä käsitellyt asiat kytkeytyvät omiin töihini. Tällä kertaa esillä olivat Karjala-kokoelmaan liitetyt vapaakappaleet, eräät teologian hyllyluokkien siirrot, julkaisuvaraston käsittely sekä kateissa olevien niteiden tilanne. Tunnin mittaisessa kokouksessa keskusteltiin vilkkaasti myös yliopiston kampuskehityksen skenaarioiden vaikutuksista kirjaston tiloihin.

Kokouksen jälkeen tartuin jälleen Efecten kautta tulleisiin viesteihin. Adoben lukuohjelma aiheutti taas riesaa e-kirjan lainaajalle. Suosittelin vaihtoehtoista Thorium Reader -sovellusta. Muutaman viestinvaihdon jälkeen ongelma ratkesi onnellisesti.

Aamupäivällä asiakas oli ilmoittanut UEF-Primoon luetteloidusta e-kirjasta, joka ei avautunut. Totesimme kollegan kanssa, että nimeke kuuluu avoimesti luettavissa olevien eli Open Access -kirjojen kokoelmaan, joka päivittyy Primoon automaattisesti. Kollegani aikoi reklamoida kirjasta, sillä sitä ei todellakaan päässyt lukemaan.

Asiakas oli myös kysynyt, mitä kautta palautetta toimimattomasta aineistosta olisi parasta lähettää. UEF-Primossa ei ole suoraa palautelinkkiä jokaisen aineiston yhteydessä, mutta kerroin kirjaston selvittelevän sellaisen toteuttamista.

Iltapäiväkahvin jälkeen pidin hankintaa tekevän työtoverini kanssa palaverin, jossa katsoimme miten kurssikirjaniteistä saa otettua lainausluvut sisältäviä listauksia. Tarkoituksemme oli ryhtyä karsimaan kurssivaatimuksista poistuneita, vanhentuneita ja vähän lainattuja niteitä. Mietimme mitä kaikkia kriteerejä karsimisessa olisi järkevää käyttää. Kerroin haarukointitoiveemme Alma-järjestelmän analytiikkatyökaluun syvällisemmin perehtyneelle kollegallemme. Hän aikoi tutkia, millaiset nidelistat olisi kohtuullisella vaivalla tuotettavissa.

Tuli jälleen hankintaesitys sähköisestä kurssikirjasta. Rupesin oitis selvittämään sen saatavuutta ja hintaa. Huomasin, että samalta tekijältä oli ilmestynyt tuoreempikin oppikirja hiukan erilaisella otsikoinnilla. Esitin opintojakson pitäjälle, voisiko tuota uudempaa nimekettä harkita kurssikirjaksi.

Myöhään iltapäivällä muistin vastata aamupäiväiselle e-kurssikirjan kyselijälle, että kirja oli saatu tilattua. Lisäksi huomasin lähettää eräälle kustantajalle lisäyksen, jonka olimme allekirjoittaneet vanhaan sopimukseemme uuden tilauksen myötä. Samalla tallensin dokumentin meille itsellemme.

Päivän päätteeksi valikoin poistoon muutamia kirjoja. Luulin että tänään olisi jäänyt sille enemmänkin aikaa, mutta monta akuutimpaa tehtävää tuli selviteltäväksi. Työpäivän lopussa tajusin, että tämä oli merkki lukukauden alkamisesta.

Lopetin työt kello 17.

This text starts a series of blog posts in which the University of Eastern Finland Library staff describe their ordinary days at work. The intention of the series is to illustrate the different tasks and responsibilities involved in present day academic libraries.

I work as an information specialist at the Joensuu campus library of the University of Eastern Finland. I am the person in charge of book acquisitions in the library’s collection services. I have held this position since the year 2014. Previously I have worked in various library positions at the University of Eastern Finland and the previous University of Joensuu before that, as well as the North Karelia University of Applied Sciences. I have a Master of Philosophy degree with general history as my main subject. I acquired my formal qualifications in the field of librarianship through intermediate studies in Information Studies.

On Wednesday, 10th January 2024, I clocked in at 8.10 a.m. I work from home occasionally, but this morning I arrived at the Joensuu campus.

I decided not to work at the multi-purpose office downstairs like usual, opting to station myself upstairs instead. I settled to open my laptop in an old-fashioned one-person office. I wished for a calm environment so that I could focus on the couple of Teams meetings that I had known to be attending. In addition, I had planned to pick some books for removal from the library collection, which would then be processed in the room next to mine.

After opening my computer, the first thing requiring my attention was my private work email. Some emails would be immediately deleted, whereas others would be kept for later inspection.

I opened Efecte in my browser. It is a system in which messages sent to the university service addresses through email or web forms are collected.

Upon opening my work computer, I had immediately noticed a Teams message sent to me by my colleague: the organisers of a certain university course were hastening the acquisition of an e-book to be used on the course. My colleague had forwarded this service request to me in Efecte. I sent an enquiry about the book to the publisher’s representative, who responded to me with the price of an annual subscription, and I placed the order straight away.

I took care of message that had arrived at Efecte through the library chat bot. It was sent by a customer who had not been able to open an e-book. I inquired for the specifics and pre-emptively instructed him to use another reader application.

In addition, I examined the daily “turnaway” report from Efecte. The summary included books acquired by us that had turned out to be inaccessible to customers due to licence constraints. For example, if one person is reading a book that is licensed to only allow one reading session at a time, the declined reading attempts by additional readers will be included in the report.

Information on these reader turnaways did not require actions at this time. There are often not many turnaways, and the book may also be available for reading in some other service. Sometimes a broader license might not be available, or the costs may be out of proportion. However, we will naturally attempt to broaden the licensing of a book that is subject to numerous turnaways.

After reading the messages on Viva Engage, the university’s internal communication channel, I had my morning coffee at the library’s break room.

At half past nine, the Teams meeting of the editors of the library blog started. Our trio discussed starting this very series. We discussed how to recruit writers and how many articles to aim for. The meeting lasted for half an hour.

My foreman walked into the room as the blog meeting began. She seemed to have business with me, but I kindly gestured her out of the room and closed the door.

The foreman then sent me her business by email. She had drafted an addendum to the draft guidelines for de-selection, which concerned the consideration of university strategy and priorities. After my meeting had ended, I confirmed my support for the proposal, but made a couple of changes to the wording.

As soon as I had arrived at work, my colleague had noted me of a parcel that had gotten stuck in the pickup point at the local supermarket. My colleague inferred that Posti, the Finnish postal service, probably won’t consider delivering it to the library, even though the agreement between the university and Posti requires it. I called Posti’s customer service about the matter, and they promised to call me back after sorting it out.

The call came as I was getting ready for lunch. They promised to bring the letter to the library. Because of the incomplete address, it had not been understood to be covered by the agreement.

Work matters were also discussed during lunch. A colleague had pointed out an electronic resource that worked on campus but not remotely. My foreman told me that the issue had been raised through other channels and was already being addressed.

After returning to my computer, I was called by a colleague in charge of serial publications. There had emerged some oddities concerning subscription information in the Alma system, which serves multiple purposes in the library, such as loaning, acquisition, and cataloguing material. The previous day, I had done a rollover of accounts in Alma, meaning I had transferred the volume of orders to the new fiscal year. After thinking it over, it turned out that I had only done a test run by mistake. What an oversight!

I sent a request to the acquisition and invoice processors to stop exporting orders and invoices to Alma. I then redid the rollover of accounts, this time for real. Fortunately, no major damage was done.

The second pre-agreed Teams meeting of the day concerned the collection work at the Joensuu campus, held at half past twelve. I’m not an active member of the team, but I often attend its meetings, as the topics discussed by the team relate to my own work. This time the topics included legal deposit copies attached to the Carelica collection, transfers of shelving classes for books in theology, the handling of the publications warehouse, and the situation of missing volumes. The hour-long meeting also included a lively discussion on the impact of the university’s campus development scenarios on the library facilities.

After the meeting, I returned to addressing messages that had arrived through Efecte. Adobe’s reader was causing trouble for yet another e-book borrower. I recommended the Thorium Reader application as an alternative. The problem was happily resolved after exchanging a few messages.

In the morning, a customer had reported an e-book catalogued in UEF Primo that did not open. My colleague and I noted that the title was part of an Open Access collection that is automatically updated in Primo. My colleague intended to make a complaint about the book, as it indeed turned out to be inaccessible.

The customer had also inquired what would be the best channel for sending feedback on inoperable materials. UEF Primo does not include a direct feedback link for each item, but I responded that the library was looking into implementing one.

After my afternoon coffee, I had a meeting with my colleague in acquisition to see how lists of course books with loan statistics could be extracted. Our intention was to start pruning outdated, obsolete, and under-loaned items. We contemplated what criteria should be used in the pruning. I shared our desires with a colleague who was more familiar with the analytics tool of the Alma system. He promised to investigate what kinds of item lists could be produced with reasonable effort.

We received yet another acquisition request for an electronic course book. I immediately started looking into its availability and price. I noticed that a more recent textbook had been published by the same author under a slightly different title. I asked the course provider if that newer title would be suitable for the course instead.

Late in the afternoon, I remembered to reply to the enquirer about the course e-book this morning, confirming that the book had been ordered. In addition, it occurred to me that I should send one publisher an addendum that we had signed to our old contract while making a new order. I also saved the document for our own storage at the same time.

At the end of the day, I selected some books to be removed from our collection. I had thought there to be more time for it today, but many matters required more immediate attention. Before leaving work, I realised it to be a sign of the starting semester.

I finished work at 5 p.m.

Mikko Meriläinen, tietoasiantuntija | information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Englanninkielinen käännös | English translation: Niko Niskanen