Pyynnöstä lukusaliin: Mitkä ihmeen vapaakappaleet? | What is a legal deposit copy?

(Please, scroll down to read a summary in English.)

Kesällä 2016 kirjaston aineistojen hakupalveluun UEF-Finnaan ilmestyi uudenlaista ihmeteltävää: ”vapaakappale, pyynnöstä lukusaliin”. Mitä kummaa?

Lukusalikirjat ovat tuttuja. Kirjoja, joita voi lukea vain kirjaston tiloissa tai korkeintaan lainata yönseuduksi. Mutta mitä ovat lukusalikäyttöön pyydettävät vapaakappaleet?

Kysymys on kulttuuriperinnön säilyttämisestä ja käyttöön saattamisesta. Lakitekstin mukaan ”tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön”. Julkaisijat ja valmistajat ovat velvollisia luovuttamaan tähän tarkoitukseen kappaleet valmistamistaan painotuotteista ja tallenteista. Jokaisesta painotuotteesta yksi kappale sijoitetaan kuuteen eri puolilla maata sijaitsevaan yliopistokirjastoon, joista Itä-Suomen yliopiston kirjasto on yksi. Fyysisesti aineistot sijaitsevat Joensuussa.

Vapaakappalevaraston hyllyjä Joensuussa.

Vapaakappalekokoelmamme sisältää aineistoja vuodesta 1981 lähtien. Pitkään aineistot jätettiin luetteloimatta, eivätkä ne sen takia löytyneet kirjaston tietokannasta. Tämä rajoitti niiden käytettävyyttä. Kesällä 2016 käytettävyyttä parannettiin lataamalla Melinda-metatietovarannosta kansallisbibliografia Fennican tietueita taannehtivasti UEF-Finnaan. Rajapyykiksi valittiin vuosi 2008, jonka jälkeen luetteloidut tietokirjat ja sarjat saatiin tietokantaan. Vuoden 2016 jälkeen uusia tietueita on ladattu UEF-Finnaan puolivuosittain.

Kaikki vapaakappaleaineistot eivät edelleenkään löydy kirjaston hakupalvelusta. Silti kysymys on ollut isosta muutoksesta. Tällä hetkellä luettelossa olevia vapaakappaleita on noin 100 000. Niistä uniikkikappaleita eli sellaisia, joita ei ole kirjaston muissa kokoelmissa, on noin 75 000 kappaletta. Kun kirjaston painettuja nimekkeitä on yhteensä noin 450 000, vapaakappaleet ovat kokoelmien kannalta merkittävä lisäresurssi. Helposti löydettävissä ja kätevästi käytettävissä on valtavasti aineistoja, joita kirjastolla ei muuten olisi mahdollisuutta hankkia.

Miten vapaakappaleen sitten saa käyttöönsä? Aivan kuten muutkin suljetuissa varastoissa sijaitsevat kirjat: tekemällä hyllystänoutopyynnön UEF-Finnassa. Vapaakappaleita ei säilytetä Joensuun kampuskirjastolla, vaan erillisissä tiloissa teollisuusalueella. Tämän vuoksi edes Joensuussa vapaakappaleita ei saa käyttöönsä heti. Palvelulupaus toimittamisesta on väljä – yhdestä kahteen viikkoa – monesta, kirjaston ulkopuolisestakin syystä johtuen. Normaalitapauksessa toimitusaika on kuitenkin muutamia päiviä, myös Kuopion ja Savonlinnan kampuksille.

Vapaakappaleen saa lukusalikäyttöön. Miksi ei kotilainaksi? Lain ensisijainen tarkoitus on säilyttävä. Tämä rajaa aineistojen käyttöä: vapaakappaleita voidaan antaa tarvitsijoiden käyttöön vain kirjaston tiloissa. Poikkeuksen muodostaa yliopiston henkilökunta. He voivat käyttää aineistoja myös yliopiston muissa tiloissa. Itä-Suomen yliopistossa henkilökunnan käyttöoikeus on rajattu työhuoneisiin.

Lopuksi on syytä muistaa, että kirjastolla on paljon vapaakappaleaineistoja, jotka eivät näy UEF-Finnassa, mutta joita voi pyytää e-lomakkeella. Tällaisia aineistoja ovat pääosa vuotta 2008 vanhemmasta aineistosta sekä muut kuin tietokirjat ja sarjat: aikakauslehdet, kaunokirjat, lasten- ja nuortenkirjat, tilastot, monet virallis- ja vuosijulkaisut, kartat, sarjakuvat, nuotit ja monet muut. Oivallinen mahdollisuus koota helposti tutkimuksen tai opinnäytteen tutkimusaineisto!

Lisäinformaatiota:

Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20071433
Itä-Suomen yliopiston kirjaston vapaakappalekäytännöt: http://www.uef.fi/web/kirjasto/kokoelmat/vapaakappaleet

Myös Aku Ankan taskukirjat ovat kansallista kulttuuriperintöä.

University of Eastern Finland Library is one the six legal deposit libraries in Finland. Legal deposit libraries must preserve national cultural materials for the future generations and make them available for researchers and other members of the public.

UEF Library’s legal deposit collection includes print products published since 1981. Most legal deposit copies published since 2008 can be searched and requested in UEF Finna. To obtain older resources, there is a deposit copy request form.

The legal deposit copies are available for reading room use within the library’s premises. The staff members of the University of Eastern Finland and Kuopio University Hospital can take legal deposit copies to their office/room for research purposes.

Further information:
http://www.uef.fi/en/web/kirjasto/kokoelmat/vapaakappaleet

Jouni Mielonen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services