Kirjaston julkaisupalvelut | Library’s Publishing Services
(Please, scroll down to read in English.)
Yliopistomme julkaisutoimintaa tukee kirjaston julkaisupalvelut, jonka keskeisiin tehtäviin kuuluvat sarja- ja monografiajulkaisujen sekä opinnäytetöiden julkaiseminen, että tieteellisten artikkelien rinnakkaistallentaminen. Lisäksi julkaisupalvelut edistävät aktiivisesti avointa julkaisemista yliopistossamme ja kehittää yliopistojen sarjajulkaisemista.
Toinen kirjaston julkaisupalveluiden päätyö on toimia yliopistomme tutkimustietojärjestelmä UEF CRISin ensisijaisena käyttäjänä ja raportoida sen avulla yliopiston julkaisutoimintaa opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Tiimit
Kirjaston julkaisupalvelut toimivat tiimimäisenä ryhmänä, julkaisutyyppikohtaisien asiantuntijoiden voimalla.
Väitöskirjojen sekä yliopiston muiden sarja- ja monografiajulkaisujen asiantuntijana toimii Heta Mikkonen.
Pro gradujen käsittelyprosessin asiantuntijana on Taina Sahlman, jonka työparina on töiden käsittelijänä Anu Eskelinen. Käsittelyjonojen purkamisessa on tällä hetkellä auttamassa Anna Tyrväinen.
Rinnakkaistallenteiden asiantuntijana toimii Laura Hämäläinen, joka myös toimii ISBN-tunnusten jakajana yliopiston omille julkaisuille.
Julkaisuraportointiin tarkoitetun CRIS-järjestelmän käyttö julkaisutietojen tarkistamisen osalta on kirjaston vastuulla. Kirjaston CRIS -tiimiä vetää Mari Niemi, tarvittaessa Taina Sahlman, ja muut tiimin jäsenet ovat Heta Mikkonen, Laura Hämäläinen, Jukka Kananen, Anu Eskelinen, Tapani Toivanen sekä Jaakko Nyrönen.
Julkaisupalveluiden tekniikasta vastaavat Antti Laurila ja Anni Tarkiainen.
Julkaisupalveluiden vastuullisena päällikkönä toimii Jukka Kananen.
Julkaisupalvelutiimin sisällä pystytään sijaistamaan asiantuntijoita siten, etteivät esimerkiksi lomat näy juurikaan peruspalvelun saatavuudessa. Syvempää asiantuntemusta vaativissa kysymyksissä on kuitenkin mahdollista, että vastauksen saaminen jää varsinaisen asiantuntijan vastattavaksi. Tällä hetkellä palvelun kehittämistyötä tehdäänkin koko tiimin voimin, vaikka syvällisin ymmärrys kustakin prosessista on yksittäisillä asiantuntijoilla. Säännöllisten tiimipalaverien avulla on mahdollistettu sujuva ideoiden heittely ja suunnitelmien koeajaminen. Tiimipalavereissa käydään myös läpi muut ajankohtaisimmat kuulumiset kunkin tiimiläisen työpöydältä.
Myös CRIS-järjestelmän ja julkaisuraportoinnin parissa toimiva henkilöstö toimii tiiminä jakaen työtehtävät keskenään järkeviin, kulloisenakin hetkenä kullekin työntekijälle sopivimpiin kokonaisuuksiin. Työmääriä pystytään jossain määrin jakamaan ja tasaamaan muiden työtehtävien aiheuttamien kiireiden mukaisesti.
Moni julkaisujen kanssa työskentelevä toimii sekä julkaisupalveluiden että UEF CRIS palvelun puolella. Tämän kahden tiimin tasapainoilun lisäksi kaikilla tiimiläisillä on työtehtäviä myös muissa kirjaston palveluissa tai toiminnoissa.
Joitain lukuja
Vuosittain Itä-Suomen yliopiston julkaisuarkistoon eRepoon kirjataan noin 2000–2500 julkaisua. Näistä julkaisuista rinnakkaistallenteita on keskimäärin 300–400. Väitöskirjoja tallennetaan vuosittain noin 140–170, ja muita UEF-julkaisuja kertyy joitakin kymmeniä. Pro gradu -tutkielmia tallennetaan vuosittain noin 1500–1600.
Kirjaston moton (“Aina avoin”) mukaisesti julkaisupalveluidenkin tavoitteena on edistää aineistojen avointa saatavuutta oman julkaisuaineistomme kautta. Kaikista UEF-monografioista ja sarjajulkaisuista, mukaan lukien väitöskirjat, noin 96 prosenttia julkaistaan avoimesti eRepossa. Pro gradu -tutkielmien avoimuusaste on vakiintunut noin 65 prosentin tasolle. Vertaisarvioitujen tieteellisten artikkelien avoimuusaste puolestaan nousi 86 prosenttiin vuonna 2024. Julkaisujen tilastotietoja pääsee kuka tahansa lukemaan Tiede ja tutkimus -palvelusta.
Tämä kirjoitus käynnistää pienen julkaisupalveluiden blogisarjan, jonka tulevissa osissa tullaan pureutumaan tarkemmin eri aineistotyyppien ajankohtaisiin kuulumisiin sekä kuvauksiin toimintaprosesseista. Julkaisupalveluiden tekniikan osalta ennätimmekin jo kirjoittaa ajankohtaisista asioista.
Kuva toteutettu tekoälyn avulla.|Image created with AI.
Overview of the Library’s Publishing Services
The library’s publishing services support our university’s publishing activities, with key tasks including the publication of theses, series and monographs, and the self-archival of scientific articles. Additionally, the publishing services actively promote open access publishing and develop series publishing in our organization.
Another main task of the library’s publishing services is to act as the primary user of our university’s research information system, UEF CRIS, and to report the university’s publishing activities to the Ministry of Education and Culture.
Teams
The library’s publishing services operate as a team-based group, with experts for each publication type.
Dissertations and other series and monograph publications: Heta Mikkonen.
Master’s theses: Taina Sahlman, with Anu Eskelinen as her partner in processing the works. Anna Tyrväinen is currently helping to clear the processing queues.
Selfarchiving: Laura Hämäläinen, who also distributes ISBN numbers for the university’s own publications.
The use of the CRIS system for publication data verification is the responsibility of the library. The library’s CRIS team is led by Mari Niemi, with Taina Sahlman as needed, and other team members include Heta Mikkonen, Laura Hämäläinen, Jukka Kananen, Anu Eskelinen, and Tapani Toivanen.
Responsible for the technology of publishing services: Antti Laurila and Anni Tarkiainen.
Head of publishing services: Jukka Kananen.
Within the publishing services team, experts can substitute for each other so that, for example, vacations do not significantly affect the availability of basic services. However, for questions requiring deeper expertise, it may be necessary to wait for a response from the specific expert. Currently, the development work of the service is being carried out by the entire team, although the deepest understanding of each process lies with individual experts. Regular team meetings give each team member a chance to give a status check on the current state of their work and also a great place to share ideas on how to improve our processes.
The staff working with the CRIS system and publication reporting also operate as a team, sharing tasks among themselves in a way that makes sense and suits each employee at any given time. Workloads can be somewhat distributed and balanced according to the urgency of other tasks.
Many of those working with publications are involved in both publishing services and the UEF CRIS service. In addition to balancing these two teams, all team members also have tasks in other library services or functions.
Some numbers
Annually, approximately 2000–2500 publications are recorded in the University of Eastern Finland’s publication repository, eRepo. Of these publications, there are an average of 300–400 self-archived archives. Approximately 140–170 dissertations are archived annually, and there are a few dozen UEF publications. About 1500–1600 master’s theses are archived annually.
In line with the library’s motto (“Always Open”), one of the goals of the publishing services is to promote open access through our own publication output. About 96 percent of all UEF monographs and series publications, including dissertations, are published openly in eRepo. The open access rate of master’s theses has stabilized at around 65 percent. Scientific articles continue their rise in openness to 86 percent in the year 2024. Statistics are available in the Research.fi -service and can be viewed by anyone.
This post kicks off a small blog series concentrated on publishing services, with future posts diving deeper into the latest news on different types of materials and descriptions of operational processes. We have already written about current issues regarding the technology of publishing services.
Antti Laurila, tietojärjestelmäasiantuntija | IT-systems specialist
Mari Niemi, tietoasiantuntija | Information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services