Kapulanvaihto kirjaston tietoaineistopalveluissa

Itä-Suomen yliopiston kirjaston tietoaineistopalveluiden johdossa on tapahtunut sukupolvenvaihdos. Pitkäaikainen palvelupäällikkö Riitta Porkka on jäänyt lomalle ja siirtyy lomalta sujuvasti eläkkeelle. Uutena palvelupäällikkönä aloitti jo viime vuonna Katja Hyvärinen. Katjalle tehtäväkenttä ei ole uusi, hän on työskennellyt kirjaston aineistotehtävissä yli vuosikymmenen ajan.

Seuraavassa Katja ja Riitta keskustelevat kirjaston johtajan Irene Ylösen esittämien kysymysten pohjalta kirjaston tietoaineistotyöstä ennen, nyt ja tulevaisuudessa.

Ennen ja nyt

Kun aloitit urasi, miltä tietoaineistotyö näytti arjessa?

Riitta: Arjen täyttivät painetut aineistot ja manuaalinen työ. Käytännössä kaikki tehtiin manuaalisesti ja kaikki kulki vähän hitaammin. Esimerkkejä on lukemattomia. Muun muassa uudet lehtinumerot merkittiin saapuneiksi pahvisiin kortistoihin yksi kerrallaan. Hankinnassa lähetettiin kirjeinä hankintaesitykset kustantajille tai välittäjille. Kaikkialla oli kirjahyllyjä, joissa oli painettuja aineistoja menossa kohti seuraavaa työvaihetta.

Myös palautettujen kirjojen hyllytys vei usean työntekijän työajasta päivittäin huomattavan osan. Kirjat kiersivät lainassa, ja korjaamiseen ja muuhun ylläpitoon tarvittiin resursseja. Yksi ensimmäisistä omista töistäni oli kiertää päivittäin kaikissa kirjastosaleissa merkkaamassa kirjojen kuluneisiin paikkamerkkitarroihin tussilla uudet merkinnät. Se jäi mieleen, taisi olla ensimmäinen oma työ.

Kuvailua ei sentään tehty enää pahvisille luettelointikorteille, vaan kirjaston aineistojen tiedot siirrettiin mikrofilmikorteille. Kortit toimivat kirjaston aineistoluettelona ja tiedonhautkin tehtiin pääasiassa mikrokorteista.

Mitkä työtehtävät tai prosessit ovat kadonneet kokonaan?

Riitta: En oikein tiedä, onko loppujen lopuksi mikään työ kokonaan kadonnut. Työ on muuttunut manuaalisesta tietokoneella tehtäväksi. Painopisteet siinä, mihin työaika menee, ovat muuttuneet. Ja ylipäätään kaikki on nopeutunut – esimerkiksi elektronista lehteä ei tarvitse saapumisvalvoa järjestelmään; asiakas saa klikkauksella aina uusimman lehden luettavakseen. Aineiston hankinta ja käyttöön saattaminen tapahtuu usein minuuteissa. Ennen piti varautua viikkojen hankintaprosessiin. Toisaalta verkossakaan ei valitettavasti kaikki toimi aina vain nappia painamalla, ja monenlainen selvitystyö on tullut tilalle, kun muuten prosessit ovat nopeutuneet.

Mikä muutos tuntui aikanaan kaikkein suurimmalta – siirtymä e-aineistoihin, lisensointiin, metadatatyön muuttuminen vai jokin muu?

Riitta: Kyllähän siirtymä e-aineistoihin on ollut urani aikana se suurin muutos. Ja se vaikuttaa ihan kaikkeen kirjastotyössä. Toisaalta ajattelen myös niin, että työn tavoitteet ovat kuitenkin samat. Prosessi ja tavat tehdä tavoitteiden mukaista työtä ovat vain muuttuneet.

Miten avoin tiede ja avoin julkaiseminen ovat muuttaneet tietoaineistotyötä?

Katja: Open Access -aineistot eli avoimet verkkoaineistot ovat lisääntyneet merkittävästi noin kymmenen viime vuoden aikana. Tietoaineistotyötä helpottaa se, että esimerkiksi lisenssi- ja tekijänoikeusmerkinnät sekä pysyvien tunnisteiden käyttö verkkoaineistoissa ovat vakiintuneet. Kirjaston tietokantaan on helppo lisätä ja kuvailla avointa aineistoa, mutta emme tietenkään lisää tietokantaan kaikkea verkossa julkaistua OA-aineistoa. Tietoaineistotyö avointen aineistojen osalta on hyvin samanlaista kuin muunkin sähköisen aineiston, tosin sillä erotuksella, että varsinainen hankintaprosessi jää pois.

Millaisena näet kirjaston tietoaineistotyön tänään – mikä on sen ydin?

Katja: Kyllä ydin on edelleen huolehtia siitä, että hankimme ja kuvailemme kirjaston tietokantaan sitä aineistoa, joka palvelee yliopistossamme tapahtuvaa tutkimusta ja hyödyttää asiakkaita – etusijalla ovat yliopiston henkilökunta ja opiskelijat, mutta kirjastomme on avoin kaikille.

Mitkä tehtävät ovat nyt kriittisimpiä, joita viisitoista vuotta sitten ei ollut lainkaan?

Katja: Viime vuosien aikana kirjaston rooli tutkijoiden tukena on kasvanut ja kirjasto on vahvistanut asemaansa avoimen tieteen asiantuntijaorganisaationa. Tietoaineistotyössä generatiivinen tekoäly on tuonut mukanaan apuvälineitä, joita ei viisitoista vuotta sitten – kun itse tulin taloon – ollut olemassakaan.

Mikä sinusta on keskeistä modernin tieteellisen kirjaston tietoaineistotyölle?

Katja: Ehkäpä vuorovaikutuksellisuus niin yksilö- kuin organisaatiotasolla. Lisäksi ajattelen, että aineiston hankinnan on perustuttava tarpeeseen ja käyttöasteeseen. Painettuja kokoelmia ei enää niin voimakkaasti kartuteta lahjoitusten kautta kuin aiempina vuosikymmeninä.

Onko kirjastosta tullut enemmän palveluorganisaatio kuin kokoelmaorganisaatio?

Katja: Sanoisin, että kirjasto on kokoelmiaan ajatteleva ja kehittävä palveluorganisaatio.

Osaaminen

Miten osaamisvaatimukset ovat muuttuneet?

Riitta: Kyllä nykyisin tarvitaan kehittämis- ja uudistamismyönteistä tekemistä. Enää ei pelkästään riitä, että hallitset ja olet hyvä oman työnkuvasi keskeisissä tehtävissä. Ymmärrys kokonaisuudesta ja valmius muutoksiin on tarpeen. Työn prosessit ja vaatimukset muuttuvat koko ajan, ja ylipäätään kaikkien kirjastolaisten osallistuminen ja osaaminen kehitystyössä on tarpeen.

Katja: Lisäisin Riitan ajatuksiin vielä sen, että aiemmin kirjastoalan koulutus oli käytännössä kaikissa hakukuulutuksissa edellytyksenä. Nykyään hakukuulutuksissa on järkevää painottaa enemmän sitä, millaista soveltuvaa osaamista ja asiantuntemusta haetaan. Kirjastoalan opinnoilla on toki edelleen merkitystä kirjastotyön hallinnassa ja kehittämisessä.

Onko tietoaineistoammattilaisen identiteetti muuttunut – ja miten?

Riitta: En tiedä onko identiteetti muuttunut, mutta – ehkä edelliseenkin kommenttiini viitaten – myös tietoaineistyössä on mukana kokonaisvaltaisemmin palvelu- ja yhteistyöaspekti.

Mitä osaamista tulevaisuuden tietoaineistotyössä ehdottomasti tarvitaan?

Katja: Enemmän kuin valmista osaamista haluaisin painottaa yhteistyökykyä ja valmiutta oppia itselle uusia asioita. Tietoaineistotyössä on toki jatkossakin etua siitä, että ymmärretään kokoelma- ja kuvailutyön historiaa, mutta kykyä ajatella ”laatikon ulkopuolelta” tarvitaan myös.

Mitä perinteistä osaamista ei saisi menettää, vaikka toimintaympäristö muuttuu?

Riitta: Metatiedon merkityksen ymmärtämistä ja kiinnostusta kirjaston tietoaineistojen sisältöihin.

Johtaminen muuttuneessa tietoaineistomaailmassa

Mikä oli vaikeinta johtamisessa, kun siirtymä e-aineistoihin alkoi konkretisoitua?

Riitta: Henkilöstön osaamisen ja kouluttautumisen varmistaminen oli ratkaisevaa. Samoin jatkuva muutos – miten ylläpitää työmotivaatiota ja -hyvinvointia jatkuvissa muutoksissa.

Miten henkilöstö reagoi muutokseen?

Riitta: On sanottava, että meillä on ollut motivoitunutta ja uudistuksiin positiivisesti suhtautunutta henkilökuntaa. Meiltä on myös aktiivisesti osallistuttu kansalliseen kehitystyöhön, mikä tuo tietenkin positiivista syötettä myös talon sisälle. Kyllähän vuosiin myös haasteita mahtuu, työnkuvien muutokset ja joidenkin yksittäisten tehtävien väheneminen ovat näkyneet jonkinasteisena epäilynä muutoksen edessä, ja myös suruna siitä, että eikö omalla työllä olekaan merkitystä.

Miten johdat osaamista ympäristössä, jossa teknologia ja asiakkaiden tarpeet muuttuvat jatkuvasti?

Katja: Ensimmäinen ajatus on, että kuuntelemalla ja keskustelemalla. On helpompaa toimia muuttuvassa ympäristössä, jos osaamme keskustella mahdollisuuksista ja mieltä askarruttavista asioista ajoissa.

Miten merkityksellisyyden tunnetta voi ylläpitää, kun tuttu työ alkaa muuttua tai jopa kadota?

Katja: Ensinnäkin jokaisen työ on tärkeää ja merkityksellistä, vaikka siltä ei aina tuntuisi – joskus sen osoittamiseen tarvitaan näkökulman muutos. Jos tuntuu siltä, että työ muuttuu liikaa tai häviää tai sitä ei arvosteta, ei sitä tunnetta ainakaan kannata väistää, vaan ottaa puheeksi. Useimmiten puhumalla löytyy se toinen näkökulma, jonka kautta voi tavoittaa jälleen kipinän työhön.

Lopuksi

Mitä jäät eniten kaipaamaan?

Riitta: Työyhteisöä ja ihmisiä, ilman muuta se on ykkösasia. Ja myös työtä, josta olen jaksanut motivoitua jo yli kolmenkymmenen vuoden ajan. On ollut hienoa tehdä yhdessä työtä, jonka on kokenut merkitykselliseksi.

Jos voisit antaa yhden neuvon seuraajallesi, mikä se olisi?

Riitta: Pidä huolta jaksamisesta – omasta ja työntekijöiden. Aikaa pysähtymiselle; kaikkea ei voi tehdä nyt heti. Pysähtymistä siihen mikä on tärkeää ja pidemmän päälle kestävää.

Mikä tässä työssä innostaa juuri nyt?

Katja: Ihmiset. Tietoaineistopalveluissa ja koko kirjastossa on upea ja todella asiantunteva porukka töissä. Koen olevani hyvin etuoikeutettu saadessani vetää tätä palvelua.

Miltä tietoaineistotyö näyttää kymmenen vuoden päästä?

Katja: Kirjastossa on tehty tietoaineistotyötä sellaisin periaattein, jotka kestävät aikaa: kokoelmia arvioidaan ja uudistetaan ja aineiston metatietoa tallennetaan järjestelmällisesti kirjastojärjestelmään. Vaikea nähdä, että tällaisesta aineistoihin liittyvästä perustyöstä luovuttaisiin niin kauan, kuin kirjasto on olemassa. Sen sijaan työtavat ja -välineet varmasti muuttuvat ja kehittyvät jatkossakin.

Minkä opin otat mukaasi edeltäjältäsi?

Katja: Välillä on hyvä pyrkiä katsomaan asioita hiukan kauempaa ja osana isompaa kokonaisuutta.

Toimittanut Mikko Meriläinen, tietoasiantuntija
Tietoaineistopalvelut