Tuuli — Suomen tutkimusorganisaatioille yhteinen työkalu datanhallintasuunnitelmien laadintaan

Avoimuus kuuluu tieteen ja tutkimuksen keskeisiin periaatteisiin. Avoimen tieteen näkyvimpiä muotoja ovat avoin julkaiseminen sekä tutkimusaineistojen avaaminen ja avoimet tutkimusmenetelmät. Yhä useammat rahoittajat – muiden muassa Suomen Akatemia – edellyttävät, että rahoitushakemukseen sisältyy aineistonhallintasuunnitelma, jossa kerrotaan, miten hanke hankkii ja käyttää tietoaineistoja, mitkä ovat aineistojen omistus- ja käyttöoikeudet, miten tietoaineistoja tullaan säilyttämään sekä miten tietoaineistoja avataan muille tutkijoille hankkeen aikana ja sen päätyttyä.

Avoin tiede ja tutkimus (ATT) on OKM:n avoimen tieteen edistämishanke, jonka tavoitteena on avoimen tieteen mahdollisuuksien laaja hyödyntäminen yhteiskunnassa sekä nostaa vuoteen 2017 mennessä Suomi johtavien maiden joukkoon tieteen ja tutkimuksen avoimuudessa. Lisäksi edistetään tieteen ja tutkimuksen luotettavuutta, tuetaan avoimen tieteen ja tutkimuksen toimintatavan sisäistämistä sekä lisätään tieteen yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Useat tutkimusrahoittajat edellyttävät, että rahoitushakemukseen liitetään myös aineistonhallintasuunnitelma (datanhallintasuunnitelma, Data Management Plan, DMP). Maaliskuussa 2015 startanneessa, ATT:n piiriin kuuluvassa Tuuli-projektissa on tavoitteena kehittää ja ottaa käyttöön tutkimusorganisaatioiden yhteinen työkalu datanhallintasuunnitelmien laadintaan. Tuuli on sekä hankkeen että työkalun nimi. Tuulilla on tarkoitus tuottaa ja hallinnoida aineistonhallintasuunnitelmia (ei tutkimusdataa). Suunnitelman kirjoittamiseen tarvitaan työkalu helpottamaan suunnitelman laatimista ja säilyttämistä. Tällaisten työkalujen yleisnimi on englanniksi DMP tool ja nyt Suomessa halutaan ottaa käyttöön oma (suomalaisittain lausuttu) DMP Tuuli.

Tuulin avulla suunnitelmiin liittyvä ohjeistus pyritään kytkemään yhteen välineeseen ja tuomaan sen avulla myös organisaatioiden tukipalvelut näkyviksi tutkijoille. Tuulin avulla tutkimusdatanhallinnan ohjeet ja tukipalvelut näyttäytyvät tutkijalle järkevänä kokonaisuutena. Tuuli-hanketta koordinoi Helsingin yliopiston kirjasto. Tavoitteena ovat kansallisesti ja organisaatiokohtaisesti räätälöidyt ja räätälöitävät ohjeistukset ja suunnitelmapohjat kansallisille ja pohjoismaisille rahoittajille sekä yliopistojen omien tukipalveluiden linkitykset sekä päällekkäisen työn tekemisen vähentäminen.

Tuuli-projektin neljän työryhmän yhteinen työpaja pidettiin Helsingissä 9.10. Neljä työryhmää — ohjeryhmä, käyttäjäryhmä, välineryhmä ja vertaistukiryhmä — esittelivät aikaansaannoksiaan innostuneissa tunnelmissa.

Ohjeryhmällä on kaksi tehtävää: 1. Suunnitella ja tuottaa Tuuli-työkalun työnkulut siten, että työkalu auttaa tutkijaa tuottamaan sisällöltään parhaan mahdollisen aineistonhallintasuunnitelman mahdollisimman helposti ja tehokkaasti sekä antaa työnkulut Tuuli-projektin Käyttäjäryhmälle käytettävyyden varmistamiseksi. 2. Huolehtia siitä, että laadukkaan aineistonhallintasuunnitelman tuottamiseen tarvittava ohjeistus linkitetään osaksi Tuuli-työkalua, varmistaa Tuuli-työkaluun linkitettävän ohjemateriaalin sisällöllinen laatu ja antaa valitsemansa ohjeet Tuulin käyttäjäryhmälle käytettävyyden varmistamiseksi. Työ on aloitettu tehtävästä 2 kartoittamalla valtakunnallisesti tutkimusorganisaatioissa jo olemassa olevia ohjeita sekä jäsentämällä ohjesisältöjä. Kattavasti eri(laisten) organisaatioiden edustajista muodostuva ryhmä on kokoontunut kerran Tampereella Yhteiskunnallisessa tietoarkistossa ja pitänyt kaksi online-kokousta sekä pikakokouksen yhteisen työpajapäivän lounastauolla.

Välineryhmä kartoittaa olemassa olevat datanhallintasuunnitelmatyökalut ja valmistelee ehdotuksen Suomessa käyttöön otettavan työkalun valinnasta. Ryhmä myös suunnittelee, miten Tuuli-työkalu on mahdollista integroida muihin järjestelmiin. Välineryhmä piti järjestäytymiskokouksen lähinnä puhelinkokouksena ja sen jälkeen kaksi kokousta syventyen itse työkaluihin ja toimintaympäristöön. Työkaluista vahvimmin vertailuun nousivat DMPOnline (UK) ja DMPtool (USA). Pari muutakin toteutusta tavoitettiin, mutta niiden jatkoselvittäminen pysähtyi jo työkalujen toteutukseen. Molemmista vaihtoehdoista selvitellään edelleen toteutusmalleja eli tuotetaanko kansallinen asennus vai pilvipalvelumalli. Asiaan luonnollisesti liittyy muun muassa salassapitosäännöksiä, tunnistautumismahdollisuudet, joilla voi olla vaikutusta toteutusmallin valinnassa. Jatkossa tulee myös selvitettäväksi mahdolliset integraatiot rahoittajien järjestelmiin eli mahdollisuus siirtää oma suunnitelma osaksi rahoitushakemusta.

Käyttäjäryhmän tehtäviä ovat tarvekartoitus, käytettävyyden testaus ja palautteen kerääminen. Vertaistukiryhmä auttaa käynnistämäänrganisaatioiden aineistonhallintasuunnitelmien tuottamiseen tarvittavien organisaatiokohtaisten ohjeiden ja tukipalveluiden kehittämistä sekä suunnittelee ja toteuttaa vertaistukiverkoston.

Työpajapäivässä tulikin hyvin selvästi esille, että aineistohallintasuunnitelman laatiminen on parhaimmillaan moniammatillista yhteistyötä. Tuuli-yhteyshenkilön tehtävänä onkin toimia linkkinä Tuuli-hankkeen ja yliopiston välillä sekä välittää hankkeen viestejä organisaation sisällä aineistohallintasuunnitelmien tuottamiseen tai sen tukemiseen osallistuville tahoille ja luonnollisesti myös päin vastoin.

Tuulevi Ovaska, palvelupäälikkö, tietoasiantuntija (Tuuli-ohjeryhmän jäsen) & Tomi Rosti, tietoasiantuntija (Tuuli-välineryhmän jäsen & Itä-Suomen yliopiston Tuuli-yhteyshenkilö)