Hei, me kuvailemme myös henkilöitä! | Not-so-secret agent man

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen yliopiston kirjasto otti askeleen eteenpäin kuvailutyössä, kun vuoden 2024 alussa aloitimme väitöskirjatekijöiden kuvailun kansalliseen nimitietokanta Asteriin. Teimme sopimuksen Kansalliskirjaston kanssa vuoden 2023 loppupuolella, saimme koulutusta Kansalliskirjaston toimijakuvailupalvelusta, ja testailujen jälkeen pääsimme aloittamaan virallisesti itse kuvailutyön. Siinäpä kuvailutyön kuulumiset pähkinänkuoressa, mutta avataan tätä uutta toimintaa hiukan enemmän.

Kansalliskirjasto ylläpitää Asteri-nimitietokantaa, johon tallennetaan kotimaisiin julkaisuihin liittyviä toimijatietoja eli henkilöihin ja yhteisöihin liittyviä tietoja. Tallennustyössä syntyy niin kutsuttuja auktorisoituja nimenmuotoja henkilöistä ja yhteisöistä. Auktorisoitu toimijatieto helpottaa henkilöiden ja yhteisöjen tunnistamista sekä esimerkiksi aineistojen yhdistämistä oikeisiin toimijoihin. Jokainen auktorisoitu nimi saa oman Asteri-tunnisteen, joka on käytössä vain tässä tietokannassa. Nimitietoon voi ja kannattaa kuitenkin aina yhdistää myös muut mahdolliset yksilöivät tunnisteet kuten ORCID- tai ISNI-tunnisteet. Asteriin tallennetut tiedot löytyvät avoimena datana KANTO – Kansalliset toimijatiedot -palvelusta, joka puolestaan on osa Finto.fi -kokonaisuutta.

Työnjako Kansalliskirjaston toimijakuvailupalvelun ja kirjastomme välillä on selkeä: me kuvailemme vain Itä-Suomen yliopiston väittelijät. Kansalliskirjastossa toimijatallennusta tehdään laajemmalla otteella ja heiltä voi myös suoraan pyytää henkilön auktorisointia. Toimijakuvailupalvelu on pyrkinyt tekemään toimijakuvailun myös UEF-toimijoista noin vuoteen 2023 saakka. Lähetämme kuitenkin sähköpostia sellaisille Itä-Suomen yliopistossa vuonna 2023 väitelleille, joita toimijakuvailupalvelu ei vielä ole käsitellyt. On hyvä muistaa, ettei toimijakuvailu toteudu täydellisesti – jokaista yliopistossamme väitellyttä henkilöä ei syystä tai toisesta pysty kuvailemaan. Yleensä syynä on se, ettei henkilöstä löydy tarpeeksi tietoa avoimista lähteistä tai emme saa häntä sähköpostitse kiinni. Jos esimerkiksi henkilön syntymävuosi ja muuta tarpeeksi yksilöivää tietoa löytyy julkisista lähteistä, voidaan henkilö kuvailla nimitietokantaan. Näiden puuttuessa yritämme tavoittaa henkilöä sähköpostitse, mutta jos tietoja ei voida varmentaa tai yksilöidä tarpeeksi hyvin, ei toimijakuvailua tehdä. Vuoden 2024 alkupuolella kuvailutyö helpottui, kun saimme yliopiston viestinnän kanssa sovittua väitöstiedotepohjan lähettämisestä suoraan myös meille kuvailijoille. Väitöslomakkeella väittelijää pyydetään tallentamaan juuri toimijakuvailua varten tiedot syntymäpaikasta ja -ajasta, sillä ne ovat olennaisia tietoja toimijan tunnistamisessa.

Miksi sitten päätimme myös Itä-Suomen yliopiston kirjastossa aloittaa toimijatallennustyön? Siksi että työ paitsi auttaa aineistojen ja tekijöiden tunnistamisessa ja yhdistämisessä myös edistää tiedonhaun luotettavuutta. Haluamme omalta osaltamme olla luotettava tiedontuottaja kansallisessa nimitietokannassa ja tällä tavoin tuoda Itä-Suomen yliopiston tutkimustyötä näkyviin.

Toimijakuvailutyötä on ollut hauskaa ja antoisaa opetella. Oma osaaminen on laajentunut, mutta tätä työtä ei voisi tehdä ilman syvempää aineiston kuvailuosaamista. Aineistojen kuvailuhan on kirjastojen ydinosaamista, mutta henkilöiden kuvailu on vielä oma erityisalueensa. Kansalliskirjaston toimijakuvailupalvelu on tärkeä yhteistyö- ja avunantokumppani.

Kiitos yhteistyöstä yliopiston viestinnälle sekä tietysti yliopistomme väittelijöille, jotka ovat suhtautuneet työhön erittäin positiivisesti.

The University of Eastern Finland Library has started to describe the authors of UEF doctoral dissertations into the national Asteri database. The library signed an agreement with the National Library of Finland at the end of the year 2023, and our staff received training from the National Library’s author description service. At the beginning of the year 2024 we started describing so-called agent metadata to the Asteri database. Before the agreement, that work was done solely by the National Library of Finland, which also maintains Asteri. The name or agent database Asteri includes the authorised forms of personal names or organizations as well as other significant information. The online version, available to everyone, is called KANTO (Kansalliset toimijatiedot – National Agent Data).

What is the point in describing names into Kanto? The authorised name forms help in identifying persons and connecting the right authors with their respective publications. It’s good to understand that describing names or agents does not mean that we can automatically describe every dissertation author in UEF. All the information about the agent should either be open data or given with permission by email. In case we cannot unambiguously identify the person by birth year and location, or gain enough additional identifying information, we will not be able to describe the person into Kanto via Asteri. Now that we have the right to describe our own dissertation authors here in UEF Library, it is easier to gain the necessary information. Thanks to UEF Communications, the dissertation news release forms are now sent directly to the library catalogers, providing us with all the necessary information to describe the authors.

Then the big question: why did we decide to begin describing the authors of UEF doctoral dissertations ourselves? Simply because the authorisation of names ensures the identification of publications and authors, which in turn promotes the liability of information retrieval. UEF Library wants to act as a reliable information provider and strives to make the research conducted at the University of Eastern Finland more visible.

It has been great fun learning about the author description. Our own knowledge has broadened significantly, but we have also learned that this work needs a deep understanding of cataloguing and metadata describing. Describing publications and cataloguing are core competences in the library, but describing persons is an even more specialised field of expertise. The National Library is a particularly important partner whose assistance we can rely on.

We would like to thank UEF dissertation authors and UEF Communications for their cooperation.

Katja Hyvärinen, tietoasiantuntija | Information specialist
Elli Piirainen, tietopalveluneuvoja | Information services advisor
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Special thanks to Niko Niskanen for the English proofreading.