Millaista osaamista etäjohtajalta vaaditaan?
Olen viime aikoina haastattelut tutkimusprojektiamme varten useita kymmeniä johtajia aina suurten IT-alan yritysten johtoryhmän jäsenistä pienempien tiimien vetäjiin. Tyypillisesti haastateltavat ovat kokeneet etäjohtamisen perinteistä lähijohtamista haastavammaksi, eikä vuosikymmenten takaisilla johtamisopeilla tahdo enää pärjätä nykypäivän digitaalisessa työympäristössä. Johtajien kokemus heidän omista valmiuksistaan etätyön ja virtuaalitiimien johtamiseen vaihtelee äärestä laitaan. Käynnissä oleva työntekemisen paikan ja tavan murros nostaakin perustellusti esiin kysymyksen siitä, millaista osaamista etäjohtaja työssään tarvitsee. Oletko itse määritellyt keskeiset etäjohtamisessa korostuvat osaamisalueet? Entä onko organisaatiosi määritellyt, millaista osaamista etäjohtaja tarvitsee? Tarjoaako organisaatiosi konkreettista tukea, kuten viestintäkoulutusta, etäjohtajille?
Van Wart kollegoineen selvitti, millaista osaamista työssään menestyvät etäjohtajat tarvitsevat. He tutkivat ilmiötä ennen koronapandemiaa ja keräsivät aineistonsa julkisesta yliopistosta. Tutkimuksen löydöksissä menestyvän etäjohtajan osaaminen tiivistettiin kuuden taidon ympärille, jotka ovat (1) etäviestintätaidot, (2) etäsosiaaliset taidot, (3) viestintäteknologiset taidot, (4) etätiimin rakentamisen taidot, (5) etämuutosjohtamisen taidot sekä (6) etäluotettavuus.
1. Etäviestintätaidot
Johtajan oman viestinnän on tärkeää olla selkeää, ymmärrettävää ja organisoitua. Viestin vastaanottajilla tulisi olla mahdollisuus reagoida ja antaa palautetta viestiin väärinymmärrysten välttämiseksi. Koska digitaalinen viestintä on helppoa ja nopeaa, voi tämä johtaa viestintätulvaan, joka hankaloittaa tiimin jäsenten kykyä hoitaa omaa ydintyötään. Siksi johtajalta odotetaankin taitoa hallita viestinnän määrää sekä kykyä nostaa esiin tärkeät viestit tulvan joukosta.
2. Etäsosiaaliset taidot
Johtajan on tärkeää pitää yhteyttä alaisiinsa sekä tarjota tukea tarpeen tullen. Johtaja voi varata säännöllisiä tapaamisia keskustellakseen henkilökohtaisesti jokaisen alaisensa kanssa. Myös sopivan viestintäkanavan valinta tärkeää ja johtajan tuleekin punnita kulloisenkin viestintätilanteen mukaan, onko tarkoituksenmukaista järjestää esimerkiksi kasvokkainen tapaaminen, etäpalaveri tai chat-keskustelu osapuolten välillä.
3. Viestintäteknologiset taidot
Johtajan on tärkeää olla ajan tasalla uusimmista viestintäteknologisista ratkaisuista. Lisäksi sopivan tasapainon löytäminen digitaalisen ja kasvokkaisen viestinnän välillä on usein johtajan vastuualuetta. Toisinaan organisaatiot ja tiimit kohtaavat hakkerointeja tai muita teknologisia häiriötiloja ja tällöin johtajan tulee osata käsitellä kriisitilanteita joko itsenäisesti tai ammattilaisten avustuksella. Tietoturvan merkitys ja siitä huolehtiminen korostuu.
4. Etätiimin rakentaminen
Etätiimin rakentamisessa korostuu jäsenten motivointi ja heidän integrointinsa yhdeksi toimintayksiköksi. Etätiimin jäsenten on tärkeää tuntea toisensa ihmisinä ja ymmärtää syvällisesti tiimin olemassaolon tarkoitus. Myös vastuuttaminen korostuu ja sen vuoksi johtajan tulee varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät oman tonttinsa hoitamisen tärkeyden. Sopivissa tilanteissa myös kunnianosoitukset, kehut ja palkinnot tiimin jäsenille ovat tärkeitä.
5. Etämuutosjohtaminen
Monet organisaatiot ja tiimit ovat jatkuvan muutoksen alaisuudessa. Johtajan tulisikin suunnitella muutokseen liittyvät siirtymät huolella etukäteen, tarjota muutoksenhallintatekniikoita ja seurata aktiivisesti muutoksen toteutusta.
6. Etäluotettavuus
Johtajan on tärkeää levittää luottamuksellista ilmapiiriä ympärilleen. Aito työntekijöistä välittäminen korostuu. Työntekijöitä tulee kannustaa työn ja vapaa-ajan välisen tasapainon ylläpitämiseen, eivätkä työasiat saa tunkeutua liikaa työntekijöiden vapaa-ajalle. Johtajan on myös tärkeää huolehtia monimuotoisuuden toteutumisesta omassa tiimissään.
Kuudesta etäjohtajan taidosta koostuvaa mallia on sittemmin testattu esimerkiksi Romanin ja kollegoiden puolesta. Käytännössä uusi johtaja voi ryhtyä kehittämään osaamistaan keskittyen ensiksi yhteen taitoulottuvuuteen ja laajentaen myöhemmin osaamistaan muutkin taitoulottuvuudet kattavaksi. Lyhyellä tähtäimellä johtajan osaamattomuus tai puutteet joidenkin tietoulottuvuuksien hallinnassa eivät välttämättä nouse räikeästi esille. On kuitenkin arvioitu, että pidemmällä aikavälillä puutteet kuuden taitoulottuvuuden hallinnassa voivat johtaa tehottomampaan ja heikompaan johtamiseen. Sen vuoksi johtajien olisikin toivottavaa tavoitella kaikkien kuuden taitoulottuvuuksien hallintaa.
Kirjoittajat: Lotta Salin ja Jonna Koponen
