Kuinka etäjohtaminen määritellään?

Etäjohtamiseen liittyvissä keskusteluissa on tyypillisesti havaittavissa käsitteiden viidakko. Etäjohtamisen käsitteen ohella samasta tai lähes samasta ilmiöstä puhutaan myös käsitteiden hybridijohtaminen, virtuaalinen johtaminen ja digitaalinen johtaminen kautta niin uutisotsikoissa kuin kahvipöytäkeskusteluissakin. Lähikäsitteiden runsas määrä sekä niiden vakiintumaton käyttö puheessa ja kirjallisuudessa on johtanut tilanteeseen, ettemme aina tarkalleen tiedä mistä puhumme, kun puhumme etäjohtamisesta.

Uusi Hallinnon Tutkimus -lehdessä julkaistu tutkimusartikkelimme auttaa niin akateemisen maailman henkilöitä kuin liike-elämän toimijoita ymmärtämään, mitä etäjohtaminen itseasiassa tarkoittaa. Artikkelissa selvitämme a) miten etäjohtaminen määritellään sekä b) mitä ominaispiirteitä etäjohtamiseen liittyy. Tutkimuksemme aineisto koostuu vertaisarvioiduista artikkeleista ja kirjan kappaleista (N=33), jotka on analysoitu teema-analyysin avulla. Seuraavaksi esitämme tutkimuskysymyksiin saamamme löydökset tiiviisti.

Etäjohtamisen käsitemääritelmät

Etäjohtamisen käsitettä on määritelty vaihtelevin tavoin ajan kuluessa. Ensimmäinen tieteellinen ja laajasti tunnettu englanninkielinen etäjohtamisen määritelmä on peräisin vuodelta 2000. Tuolloin Avolio ja kollegat määrittelivät etäjohtamisen ”sosiaaliseksi vaikuttamisprosessiksi, jota välitetään kehittyneellä tietotekniikalla ja jolla saadaan aikaan muutoksia yksilöiden, ryhmien ja/tai organisaatioiden asenteissa, tunteissa, ajattelussa, käyttäytymisessä ja/tai toiminnassa.”

Tutkimusaineistomme sisälsi yhteensä seitsemän erilaista etäjohtamisen käsitemääritelmää. Määritelmissä etäjohtaminen tulkittiin joko a) sosiaaliseksi vaikuttamisprosessiksi, b) etäjohtamisen olosuhteiksi tai c) etäjohtamisosaamiseksi. Kaikki käsitemääritelmät olivat englanninkielisiä.

Suomenkieliset käsitemääritelmät etäjohtamiselle ovat vähissä. Vielä sitäkin vähemmässä ovat sellaiset suomenkieliset määritelmät, jotka pohjautuvat tieteelliseen kirjallisuuteen. Merkittävänä kontribuutiona tuotamme artikkelissamme uuden suomenkielisen etäjohtamisen käsitemääritelmän, joka pohjautuu tutkimusartikkelimme löydöksiin:

”Etäjohtaminen on yksilöiden ja virtuaalitiimien johtamista hajautetuissa organisaatioissa tieto- ja viestintäteknologioiden tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen käytön avulla. Etäjohtaminen on sosiaalinen vaikuttamisprosessi, jossa etäjohtaja yhdistää johtamisen ja johtajuuden funktioita sekä kasvokkaista ja digitaalista viestintää. Etäjohtaminen vaatii johtajalta vuorovaikutusosaamista sekä erityistä etäjohtamisosaamista.” (Salin & Koponen, 2023, s.556)

Etäjohtamisen ominaispiirteet

Tunnistamme artikkelissa viisi keskeistä etäjohtamisen ominaispiirrettä, jotka kuvaamme seuraavaksi lyhyesti ja tiivistetysti.

1. Hajautettu organisaatio

Etäjohtajat työskentelevät tyypillisesti esihenkilöinä hajautetuissa organisaatioissa ja hyödyntävät tieto- ja viestintäteknologioita päivittäisessä työssään. Hajautettu organisaatio tarkoittaa yritystä, jossa työn tekeminen on jakaantunutta työnteon paikan, ajallisen työskentelyn, moninaisuuden ja / tai vuorovaikutuksen suhteen.

2. Tieto- ja viestintäteknologiat organisaatiossa

Etäjohtajat voivat usein vaikuttaa siihen, millaisia teknologioita organisaatiossa tai tiimissä käytetään. Lisäksi etäjohtajilta odotetaan vähintään perustasoista teknologioiden käyttötaitoa. Etäjohtajat jakavat tehtäviä, seuraavat niiden etenemistä ja koordinoivat tiimityötä huomattavissa määrin tieto- ja viestintäteknologioiden avulla. Teknologian ripeän kehityksen vuoksi etäjohtajien on hyvä seurata tuoreimpia trendejä ja pysyä perässä uusien teknologioiden markkinoille tulosta.

3. Virtuaalitiimin johtaminen

Yhä useampi asiantuntija työskentelee osana virtuaalitiimiä, jonka esihenkilönä toimii etäjohtaja. Etäjohtajan vastuulla on tyypillisesti tiimin tuottavuudesta ja suorituskyvystä huolehtiminen sekä luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen. Koska virtuaalitiimi käyttää kommunikoi tieto- ja viestintäteknologioiden avulla, johtajan vastuulla on huolehtia tehokkaasta ja väärinymmärrykset minimoivasta digitaalisesta tiimiviestinnästä. Virtuaalitiimiä voi johtaa monin eri tyylein, kuten palvelevalla, valmentavalla tai suhdekeskeisellä johtamistyylillä ja etäjohtajan tehtävänä onkin optimaalisen johtamistyylin valinta sekä käyttöönotto.

4. Viestinnän korostuminen

Etäjohtajien tulee hallita sekä digitaalisen, että kasvokkaisen viestinnän käyttö ja niiden yhdistäminen johtamistyössä. Usein digitaalinen ja kasvokkainen viestintä täydentävät toisiaan ja niitä voidaan käyttää viestintätilanteissa samanaikaisesti. Etäjohtajan on tärkeää löytää tiimille sopiva tasapaino kasvokkaisen ja digitaalisen viestinnän käytön välillä.

5. Etäjohtamisosaaminen

Etäjohtajalta vaaditaan vuorovaikutusosaamista sekä erityistä etäjohtamisosaamista. Vuorovaikutusosaamiseen liittyen etäjohtajan on tärkeää hallita sekä perinteiset vuorovaikutustaidot, kuten aktiivinen kuunteleminen ja tunteiden tulkitseminen, että digitaalisten viestintäkanavien käyttötaidot kuten tarkoituksenmukaisen viestintäkanavan valinta vaihtelevien työtehtävien hoitamiseen. Erityinen etäjohtamisosaaminen sen sijaan koostuu etäjohtajan etäviestintätaidoista, etäsosiaalisista taidoista, teknologisista taidoista, virtuaalitiimin rakentamisen taidoista, etämuutosjohtamisen taidoista sekä etäluotettavuudesta. Etäjohtaja voi reflektoida omaa osaamistaan näillä osa-aluilla ja pyrkiä kehittämään mahdollisia heikkoja kohtia. Etenkin pidemmällä aikajänteellä menestyksellinen ja tehokas etäjohtaminen edellyttää etäjohtamisenosaamisen dimensioiden hallintaa.

Merkitys akatemiaan ja liike-elämään

Käsiteanalyysimme on akateemisesti merkityksellinen, sillä sen avulla pystymme luomaan yhteisen ymmärryksen etäjohtamisen käsitteen merkityksestä ja tuottamaan siten johdonmukaista tutkimusta. Lisäksi käsiteanalyysimme edistää etäjohtamisen teoriapohjan rakentamista kirkastamalla käsitteeseen liittyviä ominaispiirteitä ja viitekehyksiä. Selkeä tieteelliseen kirjallisuuteen perustuva etäjohtamisen käsitemääritelmä, jonka esitämme, auttaa erottamaan etäjohtamisen muista lähikäsitteistä sekä edusauttaa käsitteiden vertailukelpoisuutta.

Tuloksemme auttavat liike-elämän johtajia ymmärtämään, mitä etäjohtaminen syvimmillään tarkoittaa ja mitä ominaispiirteitä siihen liittyy. Johtajat pystyvät tekemään tietoisempia päätöksiä etäjohtamiseen ja viestintään liittyen, sekä kehittämään tehokkaita johtamiskäytänteitä etätyöympäristöön.

Kirjoittajat: Lotta Salin ja Jonna Koponen