Etäjohtaminen ylimmän johdon silmin: Keskeiset haasteet ja mahdollisuudet

Yritysten ylimmällä johdolla on ainutlaatuinen näköalapaikka etäjohtamiseen, sillä heidän ratkaisunsa usein määrittävät, millaisia työtapoja organisaatioissa käytetään. Milloin, miksi ja kuinka paljon etänä voidaan työskennellä? Entä milloin taas lähityö on välttämätöntä? Kun ylimmän johdon vastuulla on yhtä aikaa ihmisten johtaminen, tulosten saavuttaminen ja organisaatiotason viestinnän varmistaminen, heidän näkökulmansa etäjohtamiseen on erityisen merkityksellinen.

Hallinnon Tutkimus -lehdessä julkaistussa tutkimuksessamme haastattelimme 33 IT-palveluyritysten johtoryhmän jäsentä. Tavoitteena oli syventyä juuri ylimmän johdon ajatuksiin etäjohtamisen haasteista ja mahdollisuuksista. Haastateltujen näkemykset osoittivat kaksijakoisen kuvan etäjohtamisesta: Haastateltujen mukaan etäjohtajan työssä korostuivat ihmisten johtaminen, asioiden johtaminen ja viestinnän hallitseminen. Jokaiseen kolmeen etäjohtamisen osa-alueeseen liittyi mahdollisuuksia ja haasteita, jotka ilmenivät jännitteinä.

Viestintä avainasemassa

Ylimmän johdon edustajat kertoivat, että etäjohtaminen ja etätyö olivat innostaneet useissa organisaatioissa positiivisiin viestinnän kehittämistoimiin. Tiimi- ja organisaatiopalavereiden säännöllisyydestä huolehdittiin, toimivien palaveriagendojen laatimiseen panostettiin ja kameran käyttö kokouksissa edisti vuorovaikutuksen laatua. Johtajat korostivat myös epävirallisten virtuaalikohtaamisten, kuten virtuaalikahvien ja -juhlien, merkitystä yhteisöllisyyden vahvistamisessa. Digitaalisten viestintäkanavien monipuolinen hyödyntäminen mahdollisti viestinnän kohdentamisen eri tarpeisiin sekä tiimien yhteisen innovoinnin.

Samaan aikaan ylimmän johdon edustajat nostivat esiin viestinnän haasteita. Lukuisat digitaaliset viestintäkanavat ja viestinnän helppous johtivat toisinaan viestintätulvaan. Jos suuri osa viestinnästä oli tekstiin pohjautuvaa, sanaton viestintä ei välittynyt riittävästi. Spontaanien kohtaamisten puute haastoi vuorovaikutuksen välittömyyttä ja yhteistä innovointia. Uusien työntekijöiden perehdytys ja kokemattomien työntekijöiden tukeminen oli monen johtajan kokemusten mukaan haastavaa etänä. Vaikka epäviralliset virtuaaliset kohtaamiset olivat mahdollisia, suuren etätyön määrän koettiin silti aiheuttavan haasteita yhteisöllisyyden ylläpitämiselle.

Ihmisten johtamisen mahdollisuudet ja haasteet

Vaikka johtaja ja työntekijät työskentelivätkin maantieteellisen etäisyyden päässä toisistaan, moni johtaja kertoi luottavansa siihen, että työntekijät tekevät työnsä hyvin paikasta riippumatta. Johtajat kokivat etätyön jopa edistävän henkilöstön jäsenten välistä tasa-arvoa esimerkiksi siksi, että kaikki kohtaavat toisensa samankokoisten ruutujen kautta. Työhyvinvointia tuettiin muun muassa ergonomiainvestoinneilla, yhteistyöllä työterveyden kanssa sekä aktiivisella palkitsemisella ja kiittämisellä. Myös HR-toimissa, kuten etärekrytoinneissa ja perehdytyksissä, saavutettiin hyviä tuloksia.

Toisaalta johtajat toivat esiin myös haasteita esimerkiksi työhyvinvointiin liittyen. Työkyvyn ja työhyvinvoinnin arvioiminen etänä koettiin haastavaksi. Vaikka etärekrytoinnit olivat onnistuneet hyvin, esimerkiksi irtisanomiset koettiin vaikeiksi ja ikäviksi toteuttaa etäyhteyksin. Myös yksilöiden huomioimisessa nähtiin haasteita esimerkiksi siihen liittyen, että tunnolliset työntekijät saattoivat tehdä etänä työskennellessään entistäkin enemmän töitä, kun taas työtä vieroksuvat ottivat välillä liiankin rennosti.

Asioiden johtaminen onnistuu vaivatta

Tutkimuksessa mukana olleiden ylimmän johdon edustajien mukaan asioiden johtaminen ja työn tavoitteiden asettaminen onnistui hyvin etäyhteyksin. Kun tavoitteet oli määritelty selkeästi, niitä pystyttiin mittaamaan, eikä mikromanageeraukselle nähty tarvetta. Osassa organisaatioista päätöksenteko oli hajautettu tiimeille, jotka pystyivät itse sopimaan työajoistaan ja käytännöistään. Digitaalisten työkalujen ansiosta asioita pystyttiin viemään eteenpäin aiempaa nopeammin ja tehokkaammin työtehtäviin liittyvistä asioista.

Ainoana asioiden johtamiseen liittyvänä haasteena mainittiin vaikeudet itsensä ja työajan johtamisessa. Monen johtotehtävissä toimivan kalenteri täyttyi päivittäin lukuisista etäpalavereista nakertaen keskittymisaikaa ja heikentäen mahdollisuuksia työpäivän aikaisiin taukoihin.

Yritysjohdolle suunnatut suositukset

Tutkimuksen johtopäätöksenä korostamme, että etä- ja hybridityön onnistuminen edellyttää tietoista panostamista viestintään, luottamuksen rakentamiseen ja työhyvinvoinnin tukemiseen. Yritysjohtajille konkreettisia keinoja ovat esimerkiksi:

• selkeän ja säännöllisen viestinnän varmistaminen
• tilan antaminen epäviralliselle vuorovaikutukselle
• päätöksenteon hajauttaminen tiimeille
• työajan ja rytmin hallinnan tukeminen yhteisillä käytännöillä

Tutkimuksen perusteella voidaan tiivistää, ettei etäjohtaminen ole ilmiönä mustavalkoinen. Tutkimuksessa tunnistettujen haasteiden ohella etäjohtaminen tarjoaa samalla uudenlaisia mahdollisuuksia rakentaa entistä avoimempaa, joustavampaa ja tasa-arvoisempaa työelämää. Ylimmän johdon kokemukset osoittavat, että onnistunut etäjohtaminen ei synny sattumalta, vaan vaatii tietoista haasteiden tunnistamista ja mahdollisuuksiin tarttumista.

Kirjoittajat: Jonna Koponen ja Lotta Salin