Mitä erityispiirteitä liittyy virtuaalitiimien johtamiseen?

Moni tietotyöntekijä voi nykyisin valita joustavasti paikan työnsä tekemiselle. Töitä tehdäänkin vaihtelevasti esimerkiksi kotoa, toimistolta, mökiltä tai matkalta käsin. Kun henkilöstö työskentelee ainakin osan ajastaan virtuaalitiimeissä ja välimatka johtajan sekä tiimin jäsenten välillä voi olla satoja kilometrejä, on keskeistä tietää, mitkä asiat korostuvat virtuaalitiimin johtamisessa.

Virtuaalitiimit ennen ja nyt

Tieto- ja viestintäteknologioiden kehitys on mahdollistanut modernien virtuaalitiimien synnyn 2000-luvun alkupuolella. Työntekemisen paikkojen moninaisuus kasvoi, eikä henkilöstö ollut enää täysin sidottuna yrityksen fyysisiin toimipisteisiin. Sittemmin virtuaalitiimejä on tutkittu niin käytännön työelämän kontekstissa kuin akateemisissa julkaisuissakin.

Virtuaalitiimejä tarkasteltaessa on tärkeää huomioida niiden moninaisuus. Osa virtuaalitiimeistä voi olla lyhytikäisiä projektitiimejä, jotka kootaan ennalta määritellyksi ajaksi suorittamaan ennalta määritelty työtehtävä. Toisaalta virtuaalitiimit voivat myös olla luonteeltaan pitkäikäisiä ja pysyvämpiä. Virtuaalitiimissä maantieteellisen etäisyyden käsitys hälvenee, sillä jäsenet voivat työskennellä hajautetusti saman maan sisällä tai jopa globaaleissa virtuaalitiimeissä. Virtuaalitiimien olemassaolo onkin avannut monelle yritykselle mahdollisuuden saavuttaa asiantuntijoita maailman eri osista. Globaalit rekrytoinnit ja maarajojen asteittainen hälveneminen ovatkin ajankohtaisia teemoja monissa asiantuntijayrityksissä.

Viestinnän korostuminen

Yksi ero virtuaalitiimien ja perinteisten lähitiimien välillä on viestinnän luonne. Virtuaalitiimit nojautuvat vahvasti tieto- ja viestintäteknologioiden käyttöön yhteydenpidossa, kun taas lähitiimit hyödyntävät usein sekä kasvokkaisviestintää että digitaalista viestintää. Käytännössä virtuaalitiimit käyttävät esimerkiksi videopuheluita, äänipuheluita, pikaviestejä ja sähköpostia yhteydenpitoon. Lähitiimit sen sijaan viestivät kasvokkaisissa tapaamisissa ja tarpeen mukaan myös digitaalisten kanavien välityksellä.

Viestinnän digitaalisen luonteen vuoksi virtuaalitiimin johtajalta vaaditaan kykyä valita tehokas ja tarkoituksenmukainen viestintäkanava kulloiseenkin viestinnän tilanteeseen. Reaaliaikaista kasvokkaista videopuhelua voidaan pitää sosiaalisesti rikkaana viestintäkanavana, koska sekä verbaalinen että nonverbaalinen viestintä välittyy sen avulla hyvin. Toisaalta sähköpostiviesti on esimerkki tekstipohjaisesta viestintäkanavasta, jolloin hymiöitä voi käyttää korvaamaan nonverbaalisen viestinnän puutetta. Johtajan tulee osata valita sopivin kanava erilaisiin johtamisviestinnän tilanteisiin, joita voivat olla muun muassa tehtävien jako, tiimin jäsenten motivoiminen ja tilannekatsausten järjestäminen.

Virtuaalitiimin jäsenten työssä korostuu viestinnän määrä ja selkeys. Ensinnäkin suuri digitaalisen viestinnän määrä lukuisissa kanavissa voi ylikuormittaa tiimin jäseniä. Lisäksi työpäivät pirstaloituvat viestinnän suuren määrän seurauksena ja ydintyölle jää vähemmän resursseja. Tämän vuoksi johtajan on tärkeää hallita digitaalisen viestinnän määrää. Toiseksi digitaalisen viestinnän tulisi olla mahdollisimman selkeää, jotta viestintään liittyvät väärinkäsitykset ja siitä aiheutuvat konfliktit voidaan minimoida. Vuorovaikutteinen viestintä johtajan ja tiimin jäsenten välillä, palautteen antaminen ja saaminen sekä mahdollisuus kysymysten esittämiseen edesauttavat tunnetusti digitaalisen viestinnän selkeyttä.

Luottamuksen merkitys

Aiemmin on ajateltu, että luottamuksen muodostaminen virtuaalitiimeissä on erityisen hankalaa johtuen kasvokkaisviestinnän vähyydestä sekä tiimin jäsenten maantieteellisestä etäisyydestä. Tuorein tutkittu tieto antaa kuitenkin toisenlaista osviittaa. Nykyisin tiedetään, että luottamuksen luominen onnistuu myös digitaalisen viestinnän välityksellä. Luottamuksen tiedetään vaikuttavan positiivisesti tiimin suoriutumiseen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen kuten myös tiimin sisäisiin ihmissuhteisiin ja niiden syvyyteen.

Pikaluottamus eli swift trust kytketään toisinaan virtuaalitiimeihin. Pikaluottamus syntyy ensisijaisesti tehtävissä onnistumisen kautta ja vasta toissijaisesti perinteisten sosiaalisten yhteyksien välityksellä. Pikaluottamuksessa on olennaista, että johtaja suhtautuu jo lähtökohtaisesti tiimin jäseniin luottamuksen arvoisina henkilöinä. Ajan kuluessa johtajalle selviää, pitikö oletus luotettavuudesta paikkansa vaiko ei. Ylläpitääkseen ja kasvattaakseen luottamusta virtuaalitiimissä, johtajan on tärkeää panostaa jokaisen tiimin jäsenen henkilökohtaisten tarpeiden huomiointiin, tiimin tehtävissä onnistumiseen sekä tiimin yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattamiseen.

Kirjoittajat: Lotta Salin ja Jonna Koponen