Julkisten tietojen syntyminen

Julkisuuslain sääntely koskee yliopistoa ja sen toimintaa kokonaisuudessaan. Julkisia ovat julkisuuslain mukaan lähtökohtaisesti kaikki viranomaisella olevat (ja kaikenlaisessa muodossa, myös sähköisessä muodossa olevat) viranomaisen asiakirjat.

Julkisia eivät ole myöskään asiakirjat, jotka on säännelty julkisuuslaissa salassa pidettäviksi. Tietyt valmistelua koskevat asiakirjat tai työntekijöiden sisäiset työhön liittyvät viestit eivät ole myöskään julkisia. Salassapidettäviä ovat tiedot henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen saamastaan terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta taikka tiedot henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta ovat salassa pidettäviä. Myös oppilaan ja kokelaan koesuoritukset (ja esimerkiksi opiskelijan tenttivastaukset) ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta. Salassapidettäviä ovat myös oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja.

Merkittävää tässä kohdin on se, että tietosuoja-asetuksen vaikutustenarviointia koskevan 35 artiklan mukainen käsittelyn asiayhteys voi tulla arvioitavaksi tietokokonaisuuksien yhdistelyn taikka arkaluonteisten tai muuten luonteeltaan hyvin henkilökohtaisten tietojen käsittelyn yhteydessä. Asiayhteydessä on otettava huomioon yliopistoissa noudatettava lähtökohtainen julkisuusperiaate. Jos käsittelyn seurauksena syntyy julkisiin asiakirjoihin päätyviä tietoja, tulee tämä asia ottaa huomioon riskiä arvioitaessa.

ks. tästä enemmän Oulin ja Voutilaisen (2019) artikkelin sivut 21-24 ja 27-28.

Opiskelijoita koskevat tiedot opiskelijatietojärjestelmässä eivät ole pääosiltaan salassa pidettäviä. Tästä syystä tiedon luottamuksellisuus ei ole ensisijainen peruste opiskelijatietojen suojaamiselle opiskelijatietojärjestelmässä, vaan tietoja suojataan erityisesti opiskelijan ja korkeakoulujen henkilöstön oikeusturvan sekä tietojen saatavuuden varmistamiseksi. Sen sijaan opiskelijoiden opintosuoritukset erilaisissa oppimisalustoissa ovat pääosin salassa pidettäviä, koska ne rinnastuvat julkisuuslain 24.1 §:n 30 kohdassa tarkoitettuihin koesuorituksiin. Näiden tietojen suojaamiseen vaikuttaa myös luottamuksellisuuden varmistaminen tiedon koko elinkaaren ajan. Arvioitaessa tietoaineiston ja siihen sisältyvien asiakirjojen salassa pidettävyyttä, on huomioitava, että arvosanatiedot numeerisina tietoina eivät ole salassa pidettäviä, koska niitä ei ole säädetty salassa pidettäviksi. Sen sijaan arvosanatietojen perusteella muodostetut, opiskelijan oppimiskykyä ja –taitoa kuvaavat sanalliset arvioinnit ovat lähtökohtaisesti julkisuuslain 24.1 §:n 30 kohdassa tarkoitettuja oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia salassa pidettäviä tietoja.

Oppimisanalytiikan avulla muodostetut, opiskelijan osaamista ja oppimista kuvaavat sanalliset analyysit ovat julkisuuslain 24.1 §:n 30 kohdan nojalla salassa pidettäviä tietoja, joiden luottamuksellisuus on varmistettava lainsäädännön mukaisesti.

Lähde: Oulin ja Voutilaisen (2019) artikkeli, s. 72-73.