Opettajat sen sanovat: kirjaamistaakkaa on pakko vähentää

Elämme tekstien ympäröimää arkea. Kirjaamme arkeen ja työhön liittyvää tietoa yhä moninaisemmissa yhteyksissä:

• Tarkastamme meille määrätyt lääkkeet ja hoitoamme koskevat kirjaukset sähköisistä potilastietokannoista.
• Lastemme koulukuulumiset tallennetaan sekä välitetään meille Wilma-järjestelmässä, ja opetusta suunnitellaan laatimalla erilaisia lakisääteisiä oppimissuunnitelma-asiakirjoja.
• Yksityiskohtainen kirjaaminen on tärkeää myös silloin, kun teemme esimerkiksi sopimuksia tai perustelemme oikeutta saada yhteiskunnan palveluja tai etuuksia.
• Ammattilaiset joutuvat kirjaamaan yhä kattavammin erilaisia työhönsä liittyviä asioita.

Tekstien kirjaamisen aiheuttamat muutokset työn kulkuun erityisesti opetus- ja hoitoalalla ovat nousseet esiin viimeaikaisessa mediakeskustelussa.

Nuorisopsykiatrian professori Anu Raevuori kuvasi vastikään Helsingin Sanomissa, miten erilaiset hallinnolliset työt ja kirjaaminen ovat vieneet tilaa nuorten kohtaamiselta nuorisopsykiatriassa.

Äidinkielenopettaja ja kirjailija Tommi Kinnunen esitteli viime keväänä 27-osaisessa twiittiketjussaan, millaisia uusia tehtäviä ja kirjaamisvelvoitteita oppilaiden mahdollinen kännykkäkielto voi tuoda tulessaan. Esimerkkeinä hän mainitsee lukuisiat palaverit ja niistä tehtävät kirjaukset erilaisiin sähköisiin järjestelmiin.

Kirjaaminen vie aikaa kohtaamisilta

Esimerkit havainnollistavat, kuinka tekstien parissa tehty työ ja kirjaamisvelvollisuus muuttavat väistämättä työn painopisteitä.

Kun ammattilainen joutuu työskentelemään yhä enemmän tekstien parissa, hän ei välttämättä enää ehdi kohtaamaan asiakasta, potilasta, lasta tai nuorta kuten ennen.

Tekstien tuottamisen ja kirjaamisen tavoitteena on:

• tukea työprosesseja,
• parantaa työn laatua,
• helpottaa suunnittelua ja opetuksen arviointia,
• jakaa tietoa sekä
• taata erilaisia oikeuksia kuten oppilaan oikeus saada tarvitsemansa tuki.

Hyötyjen saavuttamiseksi ammattilaisten on kuitenkin edelleen pystyttävä tekemään perustyönsä hyvin.

Opetustyön arki vaikeutuu

Itä-Suomen yliopiston tutkimus varhaiskasvatuksen viimeaikaisista uudistuksista havainnollistaa hallinnollisen taakan monitahoisuutta. Tutkimustuloksissa korostuvat sekä työn arjen kokemukset että kirjaamisen seurausvaikutukset.

Osa opettajista kokee työhön liittyvät tekstit ja dokumentit jo niin monimutkaisina kokonaisuuksina, että niiden hallinta osana opetustyön arkea on vaikeaa. He ovat nostaneet ongelman yhdeksi koko alan keskeisistä kehittämiskohteista.

Haastavuutta lisää kirjaamiskäytäntöihin liittyvä ennakoimattomuus. Opetusalaa koskevia uudistuksia tulee jatkuvasti lisää. Usein niihin liittyy uusia kirjaamisvelvoitteita, jotka saatetaan kokea byrokraattisiksi.

Toimivan tasapainon löytäminen opettajan työhön kuuluvien kirjaamisvelvoitteiden ja työn muiden osa-alueiden välillä vaatii laajaa työn kokonaisuuden ja arjen tarkastelua.

Hallinnollista taakkaa on kevennettävä

Byrokraattisuuden ja hallinnollisen taakan kasvamiseen liittyy yhtäältä liian laajaksi tai vaativaksi koettu kirjaamisvelvollisuus. Toisaalta rasitteena on kokemus kirjaamisen liian löyhästä linkittymisestä työn keskeisiin prosesseihin.

Merkityksellistä on myös se, onko kirjaamiseen, asiakirjojen käyttämiseen ja niihin liittyvien prosessien kehittäminen ajallisesti tai laajuudeltaan niin vaativaa, että se tekee mahdottomaksi hoitaa hyvin muita työhön olennaisesti kuuluvia asioita, kuten opettamista tai toiminnan laajempaa kehittämistä.

Oman lisänsä tuovat uudistuvat käytännöt, jotka edellyttävät jatkuvaa uuden opettelua ja alusta aloittamista.

Vastaus ei todennäköisesti ole minkään yksittäisen asiakirjan tai kirjaamisvelvoitteen poistaminen. Onnistunut kehittäminen vaatii teksteihin liittyvän työn luonteen laajempaa ymmärtämistä. Kyseessä on hyvin monilla tavoilla arkeen ja työhön kietoutuva ja sitä muuttava asia.

Dosentti Ulla Tiililä on todennut asiasta oivallisesti:

”Säädöksestä koituvan työn kuormitusta ja kustannuksia arvioitaessa on tiedettävä, että harkinta ei ole vain virkailijan päänsisäinen prosessi eikä seuranta käytävällä kuljeskelua, vaan työtä, joka julkishallinnossa tehdään aina asiakirjojen avulla. Kun laissa säädetään jonkin suunnitelman tekemisestä, pyörähtää virastossa tekstitehdas käyntiin. Yhdet suunnittelevat tekstin sisältöä, toiset muotoa, kolmannet teknistä toteutusta, neljännet kommentoivat, viidennet sitten käyttävät lomaketta ja kuudennet lopulta lukevat.”

Näin lakiuudistus muutti kirjaamisvelvoitteita

Lisääntyvä byrokraattisuus ja sen aiheuttama hallinnollinen taakka on niin merkittävä asia, että se nostettu kehittämiskohteeksi Petteri Orpon hallituksen ohjelmassa.

Mitä tapahtuu, kun kirjaamisvelvoitteita lähdetään muuttamaan lakiuudistuksessa?

Varhaiskasvatuksen erityisopetusjärjestelmiä uudistettiin Suomessa ja Norjassa hiljattain. Itä-Suomen yliopiston tutkimusryhmä selvitti yhteistyössä norjalaisten tutkijoiden kanssa lisääntyviä kirjaamisvelvoitteita varhaiskasvatuksen kontekstissa erityisesti lapsen tuesta päättämisen näkökulmasta.

Norjassa päätöksentekoprosesseja ja kirjaamista haluttiin keventää ja siirtää pääpainoa tuen toteutumiseen arjessa.

Samaan aikaan Suomessa lapsen tukea koskevista päätöksistä tehtiin lainsäädännöllä velvoittavia.

Lapsen tukeen liittyvä päätöksenteko osoittautui Suomessa jo ennen lain hyväksymistä julkisen lausuntokierroksen aikana mutkikkaaksi asiaksi. Esiin nousi kolme kirjaamistyöhön ja päätöksentekoon liittyvää paradoksia:

1. Kirjallinen päätös turvaa lapsen oikeuden tukeen, mutta samalla päätöksenteon ja kirjaamisen viemä aika ja lisääntyvä byrokratia vaarantaa tuen toteutumisen lapsen arjessa.
2. Päätöksentekijän tulee pystyä tarkastelemaan lapsen tilannetta riittävän pitkän välimatkan päästä objektiivisesti, mutta samalla hänen täytyisi tuntea lapsi hyvin.
3. Päätöksen tekeminen edellyttää ymmärrystä opetustyön arjesta ja pedagogiikasta, mutta opettajat eivät voi tehdä resurssien jakoon liittyviä päätöksiä.

Tulkinnat lisäävät byrokratiaa

Itä-Suomen yliopiston tutkimusryhmä seuraa opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamassa hankkeessa lainsäädäntöuudistuksen käyttöönottoa kunnissa – eli mitä lain velvoitteet tarkoittavat paikallisten käytäntöjen ja arjen työn näkökulmasta.

Kunnat päättävät itse isosta joukosta opetusalan tehtäviä ja toimintatapoja. Jo tämä voi tuoda mukanaan byrokraattisuutta lisääviä kirjaamisvelvoitteita.

Toinen seuraus on päällekkäinen työ. Esimerkiksi varhaiskasvatuslain uudistuksen yhteydessä kunnat päätyivät luomaan kukin tykönään huomattavan samanlaiset ohjeistukset ja lomakkeet siihen, miten lapsen tuesta päättämiseen liittyvissä kuulemisissa tulee menetellä.

Hallinnollista taakkaa olisi saattanut keventää eniten se, että kunnille olisi tarjottu tähän yhteiset ohjeet.

Tarkoituksenmukaisuus lähtökohdaksi

Opetusalan hallinnollisen taakan keventämisessä on välttämätöntä tunnistaa, kuinka monimutkaisesta kokonaisuudesta on kyse.

On välttämätöntä arvioida:

• tuottavatko uudet velvoitteet esimerkiksi toimintamalleja, jotka todellisuudessa vähentävät opettajan opetukseen ja oppijoiden kohtaamiseen käytettävissä olevaa aikaa sekä
• miten lisääntyvä kirjaaminen opettajan työssä parantaa opetuksen laatua tai varmistaa, että opettaja pystyy vastamaan jokaisen oppijan tarpeisiin yksilöllisesti?

Näihin kysymyksiin vastaaminen edellyttää opettajien opetustyön arjen tuntemuksen hyödyntämistä. Se tarkoittaa myös kirjaamisen tarkoituksenmukaisuuden tarkastelua myös oppijoiden näkökulmasta.

Jos hallinnollisen taakan keventämistä lähestytään puhtaasti yksittäisiä kirjaamisvelvoitteita tarkastelemalla, hallinnollisen taakan syntymisen perussyihin ei päästä käsiksi.