3. Tutkimuksen aikainen säilytys

Tutkimusaineistoja tulee säilyttää turvallisesti ja huolehtia niiden varmuuskopioinnista.

Aineiston tietosisältö ja luonne määrittävät, millainen tallennusratkaisu sille soveltuu. Tallennuspaikka valitaan aineiston tietosisällön perusteella. Itä-Suomen yliopistossa käytetään tiedonluokittelumallia, joka ohjaa tutkimusaineistojen tallentamista. Tutustu yliopiston ohjeisiin ennen aineiston keräämistä ja tallentamista. 

Opiskelijoilla on käytettävissä O365 Onedrive henkilökohtainen tallennustila. Tutustu O365 palvelun ohjeisiin.  Jos käsittelet tietoja, joita ei voi tallentaa pilvipalveluun, kuten erityisiä henkilötietoryhmiä, tulee tietojen käsittelyyn kiinnittää erityistä huomiota. Tälläiselle tutkimusaineistoille, jonka tallentamiseen liittyy erityisiä tietosuoja- tai tietoturvavaatimuksia, opiskelijat voivat tarvittaessa tilata säilytykseen sopivaa levytilaa UEF asiointipalvelusta . Opiskelijalle voidaan myös myöntää pääsy tutkimusryhmän omaan levytilaan, mikäli hän työskentelee osana tutkimusryhmää. Varmista aina ennen aineiston tallentamista, että valitsemasi tallennusratkaisu soveltuu aineiston tietosisällölle ja täyttää tietoturva- sekä tietosuojavaatimukset.

Huolehdi aineistojesi tietoturvasta. Tutustu opiskelijan tietoturvaoppaaseen ja  pohdi, miten voit huolehtia aineistosi turvallisesta säilytyksestä. Jos tutkimusaineistosi sisältää tutkittavien henkilötietoja, niiden turvallinen käsittely on hyvin tärkeää, jotta tiedot eivät vahingossa päädy vääriin paikkoihin. Henkilötietojen käsittelyä käydään läpi tämän oppimateriaalin edellisessä osiossa (Eettiset ja juridiset seikat). Tietoturvaan liittyy myös se, että aineiston keräämisessä ja tallentamisessa tulee käyttää vain luotettavia välineitä ja palveluita. Esimerkiksi haastatteluaineistoja kerättäessä parempi vaihtoehto on käyttää nauhuria, oman älypuhelimen sijaan. Älypuhelin voi tallentaa haastattelut valmistajan pilvitallennukseen, joka voi hyvinkin sijaita Euroopan ulkopuolella, jolloin henkilötietoa (esim. ääni on henkilötieto) sisältävän tutkimusaineiston sijainnin selvittely vaatii tarkkaa lisätyötä ja voi olla lainvastaista (yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR). Myös esimerkiksi kyselylomakkeita tai muita vastauksia kerättäessä kannattaa kiinnittää huomiota millaisia sovelluksia tai ohjelmia voit käyttää. Ilmaisissa ohjelmissa tietoturva voi olla puutteellinen. Ensisijaisesti kannattaa käyttää yliopiston tarjoamia ja suosittelemia palveluja kaikissa aineiston keräämisen ja säilyttämisen vaiheissa. Jos käytät muita, niin lue palveluiden sivustoilta tietosuojailmoituksen sisältö ja tarkista soveltuuko palvelu aineistosi keräämiseen.

Varmuuskopioinnista on tärkeää huolehtia, ettei arvokas aineisto pääse katoamaan esimerkiksi laiterikon takia. Muista huolehtia tietoturvasta myös varmuuskopioinnissa esimerkiksi suojaamalla muistitikku tai muu ulkoinen tallennusväline salasanalla (Esimerkki: BitLocker,