Käyttääkö vai eikö käyttää digitaalisia työkaluja?

Viimeiset kuusi kuukautta olen uppoutunut analysoimaan haastattelulitterointeja johtajilta ja muutoksen tekijöiltä, jotka ovat mukana digitaalisen muutoksen hankkeissa omissa yrityksissään.

Mitä on digitaalinen muutos?

Digitaalinen muutos on käsite, joka tarkoittaa eri asioita tutkijoille ja käytännön ammattilaisille. Se voi tarkoittaa esimerkiksi taustajärjestelmien muutoksia, kuten olemassa olevien tietojärjestelmien tai tekoälytyökalujen integroimista asiakaskontaktien automatisointiin. Se voi myös tarkoittaa mobiilisovellusten kehittämistä tai verkkopohjaisten analytiikka- ja raportointityökalujen käyttöönottoa. Laajemmin määriteltynä digitaalista muutosta ovat kaikki ne organisaation aloitteet, joiden tavoitteena on kehittää digitaalisia valmiuksia keskeisille rooleille ja liiketoimintafunktioille tai parantaa asiakaskokemuksia liiketoiminta-arvon luomiseksi.

Riippumatta siitä, minkä tyyppisestä digitaalisesta muutoksesta on kyse, tarkastelen tutkimuksessani sitä, millaisia haasteita johtajat kokevat ja millaisia luovia käyttäytymismalleja he omaksuvat digitaalisten aloitteiden johtamisessa.

Sokeat pisteet ja johtajien luovat vastaukset

Yksi yleisimmistä haasteista, joka nousi esiin kaikissa 45 tutkimukseni haastattelussa, liittyy itsetuntemukseen. Johtajat kokevat usein, että digitaalisten työkalujen vastustus johtuu siitä, etteivät ihmiset tiedosta, mitä eivät tiedä – eli he eivät ymmärrä, mitä tarvitaan digitaalisen muutoksen läpiviemiseksi. Toisin sanoen, on olemassa eräänlaisia sokeita pisteitä, jotka estävät työntekijöitä omaksumasta digitaalisia työkaluja tai toimintoja, usein siksi, että he ovat tottuneet vanhoihin työkaluihin ja työtapoihin. Eräs vastaaja kuvasi, kuinka hän käsittelee tätä kiintymystä:

”Tällä hetkellä haastan kaikkia miettimään, miten lähestymme laajuutta, aikarajoja ja kustannuksia, miten teemme yhteistyötä liikekumppaneiden ja urakoitsijoiden kanssa sekä miten hankimme materiaaleja. Erityisesti nykyisessä roolissani muutoksena on se, että varmistamme materiaalitoimitusten nopeuttamisen mahdollisimman paljon.”

Tälle johtajalle uudet digitaaliset työkalut, jotka seuraavat ja valvovat materiaalivirtoja globaalisti, tarjoavat tärkeää tietoa päätösten taustalle. Hän luottaa enemmän tekoälyn ohjaamiin, faktoihin perustuvien päätöstentekoon kuin kokemukseen perustuvien päätösten tekoon:

”Jokaisella osastolla meillä on yleensä kokeneita asiantuntijoita. Kuitenkin tekoälyn suuntaan menevät trendit ovat osoittaneet, että faktapohjaiset päätökset menevät usein kokemuksen edelle. Kokemus voi joskus olla harhaanjohtavaa, mutta faktat ovat faktoja.

Se, omaksuvatko työntekijät ja johtajat digitaaliset työkalut, riippuu pitkälti siitä, kuinka valmiita he ovat muuttamaan odotuksiaan teknologioiden suhteen. Digitaaliset työkalut voidaan nähdä mahdollisuuksina luovempaan ajatteluun ja syvällisempään oivaltamiseen työssä. Aiemmin mainittu johtaja kannustaa tiimiään hyödyntämään tietoa oppimis- ja parannusmahdollisuuksina:

”Keräämme faktoja, kun aloitamme, suunnittelemme ja toteutamme projekteja. Koko prosessin ajan seuraamme, hallitsemme ja keräämme dataa. Esimerkiksi data kertoo minulle, kuinka paljon rahaa ja aikaa käytämme tiehankkeisiin tai yksikön vaihtamiseen, paljastaen ongelmakohtia ja ehdottaen vaihtoehtoja.”

Lopulta digitaalisen muutoksen vastarinta juontaa usein juurensa siitä, että työntekijät eivät tunnista, että uudet teknologiat voivat auttaa heitä tekemään työtään luovemmin ja tuottavammin. Tämän havainnon tukena on Eetu Siiran kandidaatin tutkielma yliopiston opettajien generatiivisen tekoälyn (genAI) työkalujen omaksumisesta luovuuden parantamiseksi, jota olen ollut ohjaamassa viimeiset seitsemän kuukautta. GenAI-työkalut tukevat parhaiten inhimillistä luovuutta, kun niitä tarkastellaan ajattelun herättävinä resursseina sen sijaan, että ne korvaisivat yksilöllistä ajattelua.

Päätelmät

Olipa kyseessä genAI- tai data-analytiikkatyökalut, niiden hyödyllisyys riippuu siitä, miten näemme niiden tuottamat tulokset: joko syötteenä muiden tiedonlähteiden kanssa perusteltuun päätöksentekoon tai jäykkinä ohjeina, joita on seurattava kyseenalaistamatta.
Lopulta valinta omaksua digitaaliset työkalut perustuu siihen, että tunnistamme, mihin tiedonlähteisiin luotamme ja pysymme avoimina muuttamaan digitaaliteknologioita arvokkaiksi ja luotettaviksi tiedonlähteiksi luovaan ongelmanratkaisuun.

-Oana, tutkijatohtori, JATKOT-ryhmä