Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus rinnakkaistallentamisen avulla | Achieving open access by self-archiving scientific publications

(Please, scroll down to read in English.)

Kirjasto avasi helmikuussa uuden julkaisuarkiston UEF eRepositoryn, jota kutsumme tästedes eRepoksi. Onhan se näin helpompi sanoa ja kirjoittaa, ja kun se tulee meille tutuksi, tiedämme kaikki, mistä puhutaan. Lempinimi, kuten varmasti meillä kaikilla.

Samalla käynnistimme uuden palvelun, rinnakkaistallentamisen, jonka konsepti voikin jo olla tuttu tutkijoillemme: saada tieteelliset julkaisut avoimesti saataville Open Access -periaatteiden mukaisesti. Moni fyysikko on varmasti toimittanut artikkelinsa pre-printin arXiviin, moni lääketieteilijä on huomannut löytävänsä artikkelinsa PubMed Centralista ja kuka tahansa on saattanut kuulla, että joku tutkimusryhmän jäsenistä on ilmoittanut artikkelin rinnakkaistallentamisesta organisaatiokohtaiseen julkaisuarkistoon – vaikka Jyväskylän yliopiston JyXiin.  Kaikki nämä palvelut ovat kenen tahansa vapaasti hyödynnettävissä. Nyt kaikilla UEF-tutkijoilla on mahdollisuus, ja yliopistomme julkaisu- ja datapolitiikan myötä vahva suositus rinnakkaistallentaa omat artikkelinsa UEFin omaan julkaisuarkistoon eRepoon.

Kattavan rinnakkaistallentamisosuuden saavuttaaksemme teimme tallentamisesta mahdollisimman helppoa: tutkijan ei tarvitse kuin toimittaa kirjastoon final draft -versio artikkelista samassa yhteydessä, kun hän ilmoittaa tiedot uudesta julkaisusta SoleCRIS-tallennuslomakkeella. Kirjasto hoitaa loput: selvittää kustantajan linjauksen rinnakkaistallentamiseen sekä tekee tallennuksen noudattaen kustantajan asettamia linjauksia.

Final draft -versio on herättänyt paljon kysymyksiä palvelun käynnistysvaiheessa, mm. mikä se on ja mistä sen löytää, jos ei sitä itsellä ole. Joissain tapauksissa tutkija ei ole säästänyt tätä versiota sen jälkeen, kun artikkeli on julkaistu lehdessä. Final draft -versiolla tarkoitetaan viimeisintä kustantajalle lähetettyä versiota, joka on käynyt läpi vertaisarvioinnin ja on hyväksytty julkaistavaksi lehdessä. Tässä versiossa ei kuitenkaan ole vielä kustantajan taittoa, joten esimerkiksi sivunumeroinnit voivat olla erilaiset tai puuttua kokonaan. Proof-vesileimalla olevat versiot eivät ole enää final drafteja. Final draftista käytetään myös termejä AAM (Author’s Accepted Manuscript) ja Post-print.

Sivunumeroinnin puute on myös hämmentänyt: “Miten tähän voi viitata, jos sivunumerot eivät täsmää?” Viittaukset tulee aina tehdä julkaistuun versioon, joten tarjoamme rinnakkaistallenteen yhteydessä oikean viittauksen alkuperäisen lehden tiedoin ja linkin alkuperäiseen artikkeliin. Alkuperäisen artikkelin lukuoikeus onkin toinen kysymys, sillä moni lehti edellyttää, että lukija on lehden tilaaja joko oman tutkimusorganisaation myötä tai on itse lehden tilaaja. Tässä piilee rinnakkaistallentamisen voima: saamme artikkelin kenen tahansa hyödynnettäväksi ilman tilausmaksuja.

Jos artikkeli on kirjoitettu suuren tutkimusryhmän kesken, voi final draft -version käsiin saaminen olla vaikeaa. Tämä versio löytyy varmimmin vastaavalta kirjoittajalta, ja jo artikkelia kirjoittaessa voisi tutkimusryhmän kesken olla mielekästä keskustella rinnakkaistallentamisesta ja final draft -version jakelusta tutkimusryhmän kesken. Jos tämä versio löytyy omasta takaa, laittakaa se liitteeksi samalla, kun ilmoitatte uudesta julkaisusta SoleCRIS-tallennuslomakkeen avulla, haittaa tästä ei ole – hyötyä kaikille.

 

The University of Eastern Finland has a Publishing and Data Policy  which states that all publications should be made openly available when possible. The Library has launched a service to help researchers meet those requirements by self archiving their scientific publications. Self-archiving is essentially providing an open access version of an article which otherwise would be behind a paywall. Self-archiving is a good method to increase the accessibility and impact of your work while still operating within the guidelines of the original publisher of the article. The self-archived articles are stored in the new University publication repository UEF eRepository or eRepo.

Self-archiving has been made easy for the researcher and can be done at the same time you report your new publication into the SoleCRIS publication database with the Publishing information registration form. All the researcher has to do, is to attach the final draft version of the article to the SoleCRIS form. Everything else is done by the Library.

The final draft version has raised some questions, what exactly is this version and how to acquire it if the researcher does not have this version. The final draft means the final version sent to the publisher, that has been peer reviewed and has been accepted for publishing. Even though this version is without the publisher layout and the page numbering may differ from the published version, all this is acceptable – the Library provides the citation to the published version of the article with the self-archived version. If the term final draft does not seem familiar, they are also called Post prints or Authors Accepted Manuscripts (AAM). Versions with the Proof watermark are more finalised versions and cannot be self-archived.

Acquiring the final draft may also prove problematic when the article is written in a larger research group, in these cases the corresponding author is a good place to start. Discussing these matters and open access related issues within the research group before publishing helps spreading the final draft inside the research group.

With the final draft available, please consider self-archiving as it doesn’t harm anyone and helps everyone.

Antti Laurila
tietojärjestelmäasiantuntija | IT Systems Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and Publishing services

Share

Itä-Suomen yliopisto aloitti rinnakkaistallentamisen | UEF launches self-archiving of scientific articles

(Please, scroll down to read in English.)

Itä-Suomen ja Jyväskylän yliopistojen yhteisen Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hankkeen (SURIMA 2015-2016) loppuseminaari pidettiin Jyväskylässä 24.2.2017. Seminaari käsitteli avointa tiedettä ja tieteellisten julkaisujen rinnakkaistallentamista. Tieteellisten julkaisujen rinnakkaistallentaminen on helpoin ja halvin tapa saada niille lisää näkyvyyttä ja viittauksia ja tältä osin lisätä tutkimuksen vaikuttavuutta.

Hankkeen tuloksena Itä-Suomen yliopistolle avattiin UEF-eRepository -julkaisuarkisto, jonne rinnakkaistallennetaan yliopiston tutkijoiden julkaisemia tutkimusartikkeleita. Kirjasto vastaa julkaisuarkiston ylläpidosta ja palvelusta tutkijoille. Julkaisuarkisto on kaikkien kiinnostuneiden selailtavissa osoitteessa https://erepo.uef.fi/. Sivusto on englanninkielinen.

Digitarium palkittiin – tutustu luonnontieteellisiin kokoelmiin verkossa

Hankkeen päätösseminaarissa palkittiin myös molemmista yliopistoista vuoden avoimen tieteen edistäjät. Itä-Suomen yliopiston vuoden 2016 avoimen tieteen edistäjäksi nimettiin Digitarium. Digitarium on Luonnontieteellisen keskusmuseon ja Itä-Suomen yliopiston digitointikeskus. Se on tehnyt uraa uurtavaa työtä luonnontieteellisten kokoelmien digitoinnissa, näiden aineistojen avaamisessa, koulutuksessa ja menetelmien kehittämisessä. Yksikkö on kuvantanut jo lähes 400 000 näytettä eri toimijoille ja osin avoimeen verkkokäyttöön. Avattuihin kokoelmiin pääsee tutustumaan osoitteessa http://digitarium.fi/content/kokoelmat.

Jarmo Saarti, kirjaston johtaja
Jukka Kananen, palvelupäällikkö

The closing seminar of the Finland – a model country for green open access (SURIMA 2015–2016) project, a joint effort by the University of Eastern Finland and the University of Jyväskylä, was held in Jyväskylä on 24 February 2017.  The seminar focused on open science and self-archiving of scientific publications. Self-archiving constitutes an easy and cost-effective way to gain added visibility and citations for scientific publications and, in consequence, to increase the impact of research.

As an outcome of the project, the University of Eastern Finland opened the UEF eRepository publication archive where scientific articles by the university’s researchers can be self-archived. The university’s library is responsible for maintaining the publication archive and for making the related services available to researchers. UEF eRepository can be accessed by anyone, and the user interface is available in English.

Digitarium wins Open Science Award browse natural history collections online

Awards recognising the promotion of open science were also presented to representatives of both universities in the closing seminar. The Open Science Award of the University of Eastern Finland was presented to Digitarium. Digitarium is a joint digitisation centre of the Finnish Museum of Natural History and the University of Eastern Finland. The centre has carried out pioneering work in the digitisation of natural history collections, making these collections available to the public, and in the related training and method development. So far, Digitarium has digitised nearly 400,000 specimens for various organisations, some of them openly accessible. The open access collections are available at http://digitarium.fi/content/kokoelmat.

Jarmo Saarti, Library Director
Jukka Kananen, Head of Services

Share

Tee avoimuuden tietotesti ja lue verkkolehti Porttia!

Open in action — kansainvälinen open access -viikko 24.-30.10.2016

oa

Tee avoimuuden tietotesti!

  • Avoimuuden tietotestin tavoitteena on toimia avoimen tieteen osaamisen arvioinnin ja kehittämistarpeiden tunnistamisen työkaluna.

Lue verkkolehti Porttia!

Briefly in English: The Ministry of Education and Culture of Finland promotes research information availability and open science through the Open Science and Research Initiative (ATT). Openscience.fi portal is a communication channel and a gateway to services of open science and research.

 

Share