Ilmaista artikkelia ei ole – vai onko? | There’s no such thing as a free article – or is there?

(Please, scroll down to read in English.)

Istut yliopistolla tietokoneen ääressä, löydät Google-haulla kiinnostavan artikkelin ja pääset lukemaan sen. Tiesitkö, että joku on todennäköisesti maksanut siitä, että teksti avautuu koneellesi?

Tieteellisten artikkelien lukuoikeuden maksaja on usein yliopisto. Kirjaston noin kolmen miljoonan euron tietoaineistobudjetista yli kaksi miljoonaa menee vuosittaisiin kausijulkaisutilauksiin. Lehtien hinta on noussut viidessä vuodessa 25 prosenttia. Kirjasto on hankkinut lisenssin yhteensä noin kolmeenkymmeneen tuhanteen tieteelliseen lehteen.

Mistä sitten voit tietää, milloin artikkelin lukuoikeus on yliopiston maksama? Jos et saa artikkelia auki yliopiston ulkopuolelta kirjautumatta UEF-Finnaan UEF-tunnuksilla tai KYS-tunnuksilla, kirjasto on tilannut lehden yliopistoyhteisön käyttöön.

Joissain palveluissa on tekstejä ja kuvakkeita, jotka ilmaisevat, milloin pääsy on yliopiston maksama.

On olemassa myös avoimesti julkaistuja tieteellisiä lehtiä, joihin kaikki käyttäjät pääsevät ilmaiseksi. Näissäkin tapauksissa usein jotkut tahot, kuten artikkelin kirjoittajat ja tutkimusryhmät, ovat maksaneet siitä, että tekstit tarjotaan lukijoille avoimesti.

Lisäksi on suuri joukko merkittäviä tieteellisiä lehtiä, joiden kustantajat perivät kirjoittajilta maksuja artikkelien avaamiseksi, mutta joihin kirjastojen on silti tehtävä myös vuositilaus, sillä näissä ns. hybridilehdissä kaikki artikkelit eivät tule avoimiksi.

Tilausmaksun taakse lukittu artikkeli voi löytyä myös jonkin tutkimusorganisaation julkaisuarkistosta, mikäli artikkelin rinnakkaisversio on sellaiseen tallennettu.  Itä-Suomen yliopiston rinnakkaistallenteita varten perustettu julkaisuarkisto on nimeltään UEF eRepository.

(In English:)

You are sitting at the university in front of a computer and you find an interesting article on Google and can even read it. Did you know that someone has most likely paid for the article to open up on your computer?

The funder of reading rights for scientific articles is usually the university. Of the library’s information resources budget of three million euros, two million is used annual journal publication orders. The prices for journals have climbed 25 per cent within the last five years. UEF Library has purchased a license for approximately 30,000 scientific journals.

Then how can you tell if the article’s access rights have been provided and paid for by the university? If you cannot open the article outside the campus network without logging in to the UEF Finna with your UEF user ID or KUH login, the library has ordered the journal for the university community’s use.

Some services have text notifications and icons that indicate when the access has been provided by the university.

There are also openly published scientific journals that can all users can access free of charge.  In many of these cases, some agents, such as the article’s authors and the research groups, have paid to get their texts published openly for the readers.

Additionally, there is a large group of significant scientific journals whose publishers charge the authors in order to open their articles but also require an annual subscription. In these so-called hybrid journals, not all articles are published openly.

Articles behind subscription fees can be found in the publication archives of research organisations, if a self-archived version has been stored in such a database. The publication archive for self-archiving in the University of Eastern Finland is called UEF eRepository.

Kaarina Meriläinen, tietoasiantuntija | information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Mikko Meriläinen, tietoasiantuntija | information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Mari Niemi, tietoasiantuntija | information specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and publishing services

Harri Parviainen, tietoasiantuntija | information specialist
Tietoaineistopalvelut | Collection services

Share

Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus rinnakkaistallentamisen avulla | Achieving open access by self-archiving scientific publications

(Please, scroll down to read in English.)

Kirjasto avasi helmikuussa uuden julkaisuarkiston UEF eRepositoryn, jota kutsumme tästedes eRepoksi. Onhan se näin helpompi sanoa ja kirjoittaa, ja kun se tulee meille tutuksi, tiedämme kaikki, mistä puhutaan. Lempinimi, kuten varmasti meillä kaikilla.

Samalla käynnistimme uuden palvelun, rinnakkaistallentamisen, jonka konsepti voikin jo olla tuttu tutkijoillemme: saada tieteelliset julkaisut avoimesti saataville Open Access -periaatteiden mukaisesti. Moni fyysikko on varmasti toimittanut artikkelinsa pre-printin arXiviin, moni lääketieteilijä on huomannut löytävänsä artikkelinsa PubMed Centralista ja kuka tahansa on saattanut kuulla, että joku tutkimusryhmän jäsenistä on ilmoittanut artikkelin rinnakkaistallentamisesta organisaatiokohtaiseen julkaisuarkistoon – vaikka Jyväskylän yliopiston JyXiin.  Kaikki nämä palvelut ovat kenen tahansa vapaasti hyödynnettävissä. Nyt kaikilla UEF-tutkijoilla on mahdollisuus, ja yliopistomme julkaisu- ja datapolitiikan myötä vahva suositus rinnakkaistallentaa omat artikkelinsa UEFin omaan julkaisuarkistoon eRepoon.

Kattavan rinnakkaistallentamisosuuden saavuttaaksemme teimme tallentamisesta mahdollisimman helppoa: tutkijan ei tarvitse kuin toimittaa kirjastoon final draft -versio artikkelista samassa yhteydessä, kun hän ilmoittaa tiedot uudesta julkaisusta SoleCRIS-tallennuslomakkeella. Kirjasto hoitaa loput: selvittää kustantajan linjauksen rinnakkaistallentamiseen sekä tekee tallennuksen noudattaen kustantajan asettamia linjauksia.

Final draft -versio on herättänyt paljon kysymyksiä palvelun käynnistysvaiheessa, mm. mikä se on ja mistä sen löytää, jos ei sitä itsellä ole. Joissain tapauksissa tutkija ei ole säästänyt tätä versiota sen jälkeen, kun artikkeli on julkaistu lehdessä. Final draft -versiolla tarkoitetaan viimeisintä kustantajalle lähetettyä versiota, joka on käynyt läpi vertaisarvioinnin ja on hyväksytty julkaistavaksi lehdessä. Tässä versiossa ei kuitenkaan ole vielä kustantajan taittoa, joten esimerkiksi sivunumeroinnit voivat olla erilaiset tai puuttua kokonaan. Proof-vesileimalla olevat versiot eivät ole enää final drafteja. Final draftista käytetään myös termejä AAM (Author’s Accepted Manuscript) ja Post-print.

Sivunumeroinnin puute on myös hämmentänyt: “Miten tähän voi viitata, jos sivunumerot eivät täsmää?” Viittaukset tulee aina tehdä julkaistuun versioon, joten tarjoamme rinnakkaistallenteen yhteydessä oikean viittauksen alkuperäisen lehden tiedoin ja linkin alkuperäiseen artikkeliin. Alkuperäisen artikkelin lukuoikeus onkin toinen kysymys, sillä moni lehti edellyttää, että lukija on lehden tilaaja joko oman tutkimusorganisaation myötä tai on itse lehden tilaaja. Tässä piilee rinnakkaistallentamisen voima: saamme artikkelin kenen tahansa hyödynnettäväksi ilman tilausmaksuja.

Jos artikkeli on kirjoitettu suuren tutkimusryhmän kesken, voi final draft -version käsiin saaminen olla vaikeaa. Tämä versio löytyy varmimmin vastaavalta kirjoittajalta, ja jo artikkelia kirjoittaessa voisi tutkimusryhmän kesken olla mielekästä keskustella rinnakkaistallentamisesta ja final draft -version jakelusta tutkimusryhmän kesken. Jos tämä versio löytyy omasta takaa, laittakaa se liitteeksi samalla, kun ilmoitatte uudesta julkaisusta SoleCRIS-tallennuslomakkeen avulla, haittaa tästä ei ole – hyötyä kaikille.

 

The University of Eastern Finland has a Publishing and Data Policy  which states that all publications should be made openly available when possible. The Library has launched a service to help researchers meet those requirements by self archiving their scientific publications. Self-archiving is essentially providing an open access version of an article which otherwise would be behind a paywall. Self-archiving is a good method to increase the accessibility and impact of your work while still operating within the guidelines of the original publisher of the article. The self-archived articles are stored in the new University publication repository UEF eRepository or eRepo.

Self-archiving has been made easy for the researcher and can be done at the same time you report your new publication into the SoleCRIS publication database with the Publishing information registration form. All the researcher has to do, is to attach the final draft version of the article to the SoleCRIS form. Everything else is done by the Library.

The final draft version has raised some questions, what exactly is this version and how to acquire it if the researcher does not have this version. The final draft means the final version sent to the publisher, that has been peer reviewed and has been accepted for publishing. Even though this version is without the publisher layout and the page numbering may differ from the published version, all this is acceptable – the Library provides the citation to the published version of the article with the self-archived version. If the term final draft does not seem familiar, they are also called Post prints or Authors Accepted Manuscripts (AAM). Versions with the Proof watermark are more finalised versions and cannot be self-archived.

Acquiring the final draft may also prove problematic when the article is written in a larger research group, in these cases the corresponding author is a good place to start. Discussing these matters and open access related issues within the research group before publishing helps spreading the final draft inside the research group.

With the final draft available, please consider self-archiving as it doesn’t harm anyone and helps everyone.

Antti Laurila
tietojärjestelmäasiantuntija | IT Systems Specialist
Verkko- ja julkaisupalvelut | Library IT and Publishing services

Share