Tutkimuslupaprosessien yhtenäistämiselle on tarvetta  

Tutkimme Sosiaali- ja terveysministeriön rahoittamassa PURJO-hankkeessa sosiaalihuollon johtamisen nykytilaa, yhteensovittavan johtamisen merkitystä ja sosiaalihuollon johtamisen asemoitumista hyvinvointialueen johtamisen kokonaisuudessa. Tutkimus toteutetaan sekä laadullisten että määrällisten aineistojen avulla. Määrällinen kyselyaineisto kerättiin kaikilta hyvinvointialueilta Manner-Suomesta ja laadullinen haastatteluaineisto Pohjois-Savon ja Keski-Suomen hyvinvointialueilta. Kun aineistonkeruuta toteutetaan organisaatioissa, niiltä tulee hakea tutkimuslupa: organisaatiot paitsi päättävät työntekijöidensä työajan käytöstä, mutta myös valvovat henkilötietojen käsittelyä tietosuojalain mukaisesti (Tietosuojalaki 1050/2018). 

Aloitimme välittömästi hankkeen alkuvaiheessa valmistelemaan tutkimuslupiin liittyvää prosessia. Tunnistimme jo varhaisessa vaiheessa, että tutkimuslupaprosessit eri hyvinvointialueilla ovat hyvin erilaisia. Vaihtelevuutta ilmeni muun muassa hakemusten ja liitelomakkeiden sisällöissä, tarkkuudessa ja muodossa sekä hakemuksen toimittamisen tavoissa. Onneksemme tutkimuslupaprosessista vastaavat henkilöt olivat helposti löydettävissä kunkin hyvinvointialueen verkkosivuilta ja saimme pääsääntöisesti tukea prosessin eri vaiheisiin. 

Tutkimuslupaprosessien erilaisuus 

Lähetimme marraskuussa 2023 yhteensä 22 hakemusta, joista 20 sisälsi lupahakemuksen pelkästään kyselyn toteutusta varten ja kaksi hakemusta sisälsi kyselyn lisäksi muita erilaisia aineistonkeruun muotoja kuten haastatteluja ja työpajoja. Siten jo oma aineistonkeruumme oli melko monimutkainen kuvata päätöksentekijöille yksinkertaisessa, mutta selkeässä muodossa. Tämän lisäksi hyvinvointialueilla suhtauduttiin muotoseikkoihin eri intensiteetillä: missä tiettyjen tietokohtien tuli sijaita, missä muodossa ja formaatissa, millaisin allekirjoituksin ja millaisten järjestelmien kautta toimitettuna. 

Yhtä lukuun ottamatta kaikille hyvinvointialueille PURJO-hankkeen tutkimussuunnitelmaksi soveltui sama tutkimussuunnitelma, jolla tutkimushankkeen rahoitus oli myönnetty sosiaali- ja terveysministeriöstä. Tätä suunnitelmaa täsmennettiin erilaisilla liitteillä, mikä oli tutkijoiden näkökulmasta hyvin sujuvaa ja selkeää. Muutama hyvinvointialue pyysi hakemukseen pieniä täsmennyksiä, jonka jälkeen hakemus hyväksyttiin. Suurin osa hyvinvointialueista hyväksyi hakemuksen ilman täsmennyspyyntöjä. Poikkeuksen tuotti yksi hyvinvointialue, jolla alkuperäinen tutkimussuunnitelma ei soveltunut tutkimuslupahakemuksen liitteeksi. Siten tutkimussuunnitelma tuli saattaa hyvinvointialueen omaan tutkimussuunnitelmamuotoon sisältäen kaikki liitteissä jo täsmennetyt kohdat. Tällä kyseisellä hyvinvointialueella erilaisia täsmennyksiä vaadittiin useita, jotta ne täyttivät hyvinvointialueen tutkimuslupahakemuksia esikäsittelevän henkilön tarpeellisiksi katsomat muotoseikat. Täydennysvaatimusten sarjasta muodostui pitkäkestoinen ja pilkuntarkka prosessi, joka herätti hämmennystä jo pelkästään siihen käytetyn työajan näkökulmasta niin yliopistoissa kuin hyvinvointialueellakin.  

Käytännöt myös hakemuksen jättämisen osalta vaihtelivat. Joillakin hyvinvointialueilla tutkimuslupaprosessi oli viety täysin sähköiseen järjestelmään, jonne tutkimuslupaa hakevan tutkijan tuli tunnistautua omilla verkkopankkitunnuksillaan ja täyttää sähköinen hakemuslomake liitteineen. Toisen äärilaidan muodosti hyvinvointialue, jossa tutkimuslupien hakeminen tapahtui paperiversiona, maapostitse, edelleenkin musteella kirjoitetuin allekirjoituksin. Näiden äärilaitojen väliin mahtui vielä useita erilaisia versioita tutkimuslupien hakuprosesseista. Erityisen riskialttiiksi prosessiksi tunnistimme käytännön, jossa hakemus tuli toimittaa yksittäisen henkilön sähköpostiin.  

Erilaisista tutkimuslupaprosesseista kertoo myös erot hakemusten käsittelyajoissa: päätökset saapuivat 2–77 vuorokaudessa. Osa päätöksistä saapui hankkeen johtajalle tai tutkimuslupaprosessista vastuussa olevalle tutkijalle tai kaikille hankkeen tutkijoille sähköpostiin ja osa sähköiseen järjestelmään. Tunnistamme myös tutkijoiden henkilöitymisen riskialttiiksi tutkimuslupaprosessin kohdaksi: kun prosessi sähköisissä järjestelmissä (ml. henkilökohtainen sähköpostiosoite) on yhden ihmisen takana, hyvinvointialueilta osoitetut muutostarpeet ja päätöstiedot voivat jäädä muun tutkimusryhmän saavuttamattomiin esimerkiksi äkillisissä sairastumistapauksissa. 

Mietteitä tutkimuslupaprosessien yhdenmukaistamiseen 

Hyvinvointialueet olivat olleet toiminnassa vajaan vuoden ennen hankkeemme tutkimuslupaprosessin aloitusta. On selvää, että hyvinvointialueet olivat vielä tuolloin muodostumisvaiheessa ja ne edelleenkin hakevat muotoaan useiden toimintatapojen osalta. Tutkimusta toteuttavan organisaation ja erityisesti tutkijoiden näkökulmasta toivomme hyvinvointialueille tutkimuslupaprosessien yhdenmukaistamista. Isoissa tutkimushankkeissa tutkimuslupaprosessit vievät tunnetusti paljon aikaa. Tutkimusyhteistyötä hyvinvointialueiden kanssa voisi sujuvoittaa esimerkiksi siten, jos kaikilla hyvinvointialueilla olisi käytössä yksi hyvin suunniteltu sähköinen tutkimuslupajärjestelmä. Tutkijat voisivat kirjautua järjestelmään oman organisaationsa tunnuksilla ja täyttää tutkimuslupahakemuksen liitteineen. Tällöin lomake olisi jokaisella hyvinvointialueella samanlainen. Järjestelmässä hakemus kohdennettaisiin niille hyvinvointialueille, joille hakemus liitteineen olisi tarkoitus osoittaa päätöksentekoon. Tämän jälkeen yksi hyvinvointialue kävisi hakemuksen oikeellisuuden lävitse ja jokainen hyvinvointialue voisi tehdä päätöksen oman organisaationsa osalta. Tämänkaltainen järjestelmä voisi nopeuttaa merkittävästi tutkimuslupien haku- ja päätösprosessia silloin, kun tehdään tutkimusyhteistyötä useamman hyvinvointialueen kanssa. 

Vaiheikkaan tutkimuslupaprosessin jälkeen saimme kaikilta hyvinvointialueilta tutkimusluvat ja pääsimme siten toteuttamaan valtakunnallisen kyselytutkimuksen sekä yksilö- ja ryhmähaastattelut tapaustutkimukseen osallistuneilla hyvinvointialueilla. Käsissämme on kattava ja ainutlaatuinen aineisto, joka tuottaa ajankohtaista tilannekuvaa sosiaalihuollon johtamisesta hyvinvointialueilla Suomessa. Kiitämme kaikkia tutkimuslupaprosessiin ja aineiston kertymiseen osallistuneita! Jatkamme aineistojen analysointia, kiinnostavia tuloksia on odotettavissa. Lisätietoa hankkeesta: https://uefconnect.uef.fi/tutkimusryhma/purjo/ 

Lähteet: 

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050  

Kirjoittajat: 

Kannasoja Sirpa, yliopistonlehtori, Jyväskylän yliopisto, Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos 

Kekäläinen Ulla, projektitutkija, Itä-Suomen yliopisto, Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos