Tag Archives: Jarmo Saarti

Auditointitapaa testaamassa

Itä-Suomen yliopistossa on koko sen olemassaolon ajan olleet käytössä sisäiset auditoinnit. Niiden tarkoituksena on ollut valmistautua ulkoisiin auditointeihin ja parantaa laitosten ja yksiköiden laadunvarmistustyötä.

Perinteiseen tapaan auditoida on kuulunut ulkopuolisen johdolla toteutettu asiakirjojen läpikäynti ja jonkinlaisia keskusteluja laadun ilmenemisestä. Näillä on pyritty varmistamaan laatujärjestelmän kattavuus, ja kuinka aidosti sitä on toteutettu ja hyödynnetty. Henkilöstö on päässyt osallistumaan auditointitilaisuuteen yleensä kuulijan ja raportin lukijan roolissa.

Viime vuoden marraskuussa päätimme testata auditointiryhmässämme enemmän osallistavaa tapaa auditointiin. Varsinkin kun olimme auditoijina huomanneet, että muutoksen aikaansaaminen myös laatuajattelussa ja toiminnan kehittämisessä todennäköisesti vaatii jonkinlaisen henkilökohtaisen kokemuksen ja laajemman puheeksi ottamisen. Näyttää siltä, että dokumenttilähtöinen auditointitapa johtaa siihen, että dokumentoinnista ja sen kehittämisestä tulee laatutyön keskeinen tavoite, ei niinkään toiminnan kehittämisestä ja jatkuvasta parantamisesta.

Toki kävimme perinteisesti laatuasiakirjat läpi, mutta mielestämme näytti siltä, että niiden pohjalta laatujärjestelmän kehittämisen ajatuksen levittäminen koko työyhteisöön ei olisi onnistunut perinteisellä auditoinnilla. Varsinkin kun totesimme, että olisimme todennäköisesti tehneet samat kehittämisehdotukset kuin jo edellisellä kerralla: dokumentoinnin systematiikkaa ja laatua tulee kehittää.

Auditointi alkoi lyhyellä, johdon ja keskeisten laatujärjestelmän toimijoiden haastattelulla. Tämän jälkeen siirryimme koko henkilöstön kanssa pohtimaan yhdessä keskeisiä teemoja, joita toiminnan kehittämiseen ja kehittämistyön dokumentointiin heidän mielestään liittyi. Otimme myös sen riskin, että emme siirtäneet henkilöstöä yhteen paikkaan vaan käytimme hyväksemme videoneuvottelulaitteita.

Keskustelua ohjasi ryhmätyöskentely ja yleiskeskustelu. Saimme osallistujilta kirjallista aineistoa raporttiamme varten ja yhteisessä pohdinnassa pyrimme yhdessä löytämään keskeiset kehittämiskohteet.

Mielestämme tilaisuus onnistui hyvin, vaikka korjattavaakin menettelytapaamme löytyi. Auditoijan kannalta iloisinta oli havaita, että laajalla mukaanottamisella paljastui runsaasti laadun ja toiminnan kehittämiseen liittyviä sujuvia käytänteitä ja toimintoja. Näitä ei kuitenkaan ollut tiedostettu yksikön toiminnalle tärkeiksi eikä niitä ollut nostettu laatukäsikirjaan.

Kokemuksemme perusteella näyttäisi siis siltä, että tällainen yhteisöllinen ja kaikkia kuuleva tapa on hyvä keino paljastaa laajemmin laatutyön tilannetta kuin dokumentointiin ja suppeiden ryhmien haastatteluun perustuva menettely. Laatutyö ei ole vierasta mutta omien laadunvarmistuksen rutiinien mieltäminen yksikölle tärkeiksi ja hyödyllisiksi näyttää edelleen vaikealta.

Anne Kankkunen, laboratoriomestari

Esko Ryökäs, yliopistonlehtori

Jarmo Saarti, kirjastonjohtaja