Tag Archives: prosessit

Digitalisaatio etenee

Harva tulee ajatelleeksi, kuinka paljon digitalisaatio tulee muuttamaan työtämme tulevaisuudessa. Meillä UEFissa on tätä asiaa mietitty ja pyritty edistämään aktiivisesti digitalisaatiohankkeen kautta.

Päätösprosessien nykytilaa on selvitetty viime syksyn ja tämän kevään aikana. Tätä kautta päästään lähitulevaisuudessa kiinni eri osa-alueilla (mm. opinto-, talous- ja henkilöstöhallinto) niihin päätösprosesseihin, joita on mahdollista ja joita kannattaa digitalisoida. Jo toteutuneita digitalisaatiohankkeen lopputuloksia ovat korkean suojaustason aineistojen säilyttäminen​, tietoaineistojen työtilan tilaus –lomake​, työaseman tilaus –lomake​, sekä julkaisujen ilmoittaminen SoleCrisiin -palvelulomake​. Kokonaisuuksia, joita seuraavaksi tarkastellaan, ovat näillä näkymin mm. plagiaatintunnistus ja opinnäytteen palautus (pilotointi menossa YHKAssa), AHOT-digitalisointi​ (korvaavuuksien hakemisen pilotointi), opintosuoritteiden tallennuksen sujuvoittaminen​, sekä työsopimusesityslomakkeen ja työsopimuksen hyväksymisen digitalisointi​.

Hankkeen aikana on käynyt ilmeiseksi, että meillä on todella paljon eri prosesseja, joissa digitalisaatio tuo huomattavaa etua. Tässäkin rajoituksia etenemisnopeudelle asettavat kuitenkin rajalliset resurssit ja rajallinen määrä ammattilaisia, jotka näitä asioita voivat konkreettisesti edistää. Eri digitalisaatiohankkeita on pakko priorisoida ja aikatauluttaa. Siksi joidenkin tärkeiltäkin tuntuvien asioiden täytyy odottaa omaa vuoroaan.

Oleellista tässäkin työssä on opiskelijoilta ja henkilöstöltä tuleva palaute. Käytännön kenttä tuntee parhaiten oman työnsä solmukohdat ja osaa tuoda esille parantamista vaativat prosessit. Niitä on nytkin jo tiedossa melkoinen määrä, mutta jatkuva kehittäminen on edistymisen tae. Normaaleihin menettelyihin kuuluu näissä asioissa myös yt-neuvottelukunnan kuuleminen, jos priorisoinneilla on vaikutuksia henkilöstön asemaan tai toimintaan. Oma arvioni on, että kymmenen vuoden päästä ihmettelemme, kuinka monimutkaisesti meillä on asioita tänä päivänä hoidettu. Digitalisaatiosta hyötyvät kaikki, työn laatu paranee ja aikaa jää enemmän oikeisiin asiantuntijatehtäviin.

Tuomo Meriläinen

Hallintojohtaja