Avainsana-arkisto: multitasking

Tuottavuutta ja työhyvinvointia tarkka-ampujan ohjeella

Moni meistä pähkäilee päivittäin, miten voisimme olla mahdollisimman tuottavia ja pääsisimme kroonisesta kiireestä ja sähköpostitulvasta eroon. Yksi tärkeimmistä kyvyistä on keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan ja pakonomaisen multitaskauksen unohtaminen. Mieleeni muistuu tuo artikkeli tarkka-ampujasta, joka päätyi toimistotyöhön (http://www.iltalehti.fi/tyoelama/2016052021576981_tb.shtml). Hän huomasi, että ainoa keino pystyä tekemään yksitoikkoista pitkäkestoista mutta tärkeää tehtävää sähköpostien ja palavereiden keskellä on ne opetukset, joita hän käytti tarkka-ampujan työssään.  Käytä pysäytä, katso, kuuntele ja haistele -tekniikkaa. Pysäytä se, mitä olet tekemässä. Katso ympärillesi. Kuuntele ympäristöäsi. Haistele ympäristöäsi. Jos esimerkki tuntuu vielä etäiselle, voimme kertoa, miten aloimme soveltaa sitä itse omaan työhömme eli miten tarkka-ampujan antama ohje auttaa minua olemaan tuottavampi?

Ensimmäinen sääntö: Vaihda työnteko paikkaan, jossa olet tuottavampi ja pystyt keskittymään pitkäjänteiseen työhön. Olen huomannut, että paras asemapaikka olla tuottava vaativien tehtävien kohdalla on muualla kuin omalla työpaikalla eli tätäkin blogikirjoitusta aloitin kirjoittamaan Ikean tiloissa. Teen paljon töitä myös ABC-huoltoasemalla tai Snellmanialla. En eristäydy täydellisesti, koska minun pitää osata sulkea hälinä pois ja olla vuorovaikutuksessa ympäristön kanssa tarvittaessa. Tarkka-ampujan ohjeessa sanottiin, että ulkoiset ärsykkeet (puhelin, tekstiviestit) pitää huomioida, mutta ne täytyy sulkea pois, jotta keskittyminen alkuperäiseen tavoitteeseen onnistuisi. Minulla on edelleen paha tapa yrittää multitaskata, mutta se on vähentynyt matkan varrella. Budjetit ja seurantaraportit teen lähes aina joko kotona tai ABC:llä.

Erään aamun tuloksena oli MARS-projektin seurantaraportti, joka vaati vain yhden kahvikupin. Toisena aamuna tulevan hankkeen hankesuunnitelman 2 sivua vaati 2 kuppia kahvia. Voisiko työmäärää ja kompleksisuutta mitatakin kulutettujen kahvikuppien määrällä?

Toinen sääntö: Mieti päivällesi 3 tavoitetta, jotka pitää olla saavutettuna päivän lopussa. Nämä voivat olla hyvinkin pieniä asioita (sähköpostin kirjoitus, puhelinsoitto asiakkaalle, 1 sivu tekstiä raporttiin), mutta asioiden koolla ei ole väliä. On tärkeintä, että olet vienyt asioita hieman eteenpäin kohti lopullista tavoitetta.

Kolmas sääntö: Tuottavuuteen yhdistyy työhyvinvointi. Jos olet nukkunut huonosti, et jaksa olla luova ja energinen. Riippuu tietysti omista työtehtävistäsi tarvitsetko paljon luovuutta ja energisyyttä. Väitän kuitenkin, että suurelle osalle näistä ominaisuuksista olisi hyötyä. Ohessa pari havaintoa MARS-projektin haastattelututkimuksesta miten palvelutyöntekijät
näkevät tuottavuuden ja työhyvinvoinnin:

  • ”Jos ihmiset ei voi töissä hyvin, he eivät voi tuottaa.”
  • ”Ennen prosessit muuttuivat hitaasti, nyt hieman paremmin.
  • ”Henkilöstön vaihtuminen haittaa tuottavuutta.”
  • ”Jos tuottavuutta ajetaan äärimmilleen, niin työhyvinvointi huononee. Järkevällä tavalla (automatisointi), työhyvinvointi saattaa parantua.  Jos kamelin selkään lasketaan älyttömästi tavaraa, se katkeaa”
  • ”Automatisointia tarvittaisiin (esim. sovellusten asennus, käyttäjätunnusten luominen)”
  • ”Tuottavuudella on positiivinen kaiku. Tarvitaan uusia asiakkaita ja paljon.”

Näistä havainnoista voidaan tunnistaa tuottavuuden esteitä sekä liiallisen tuottavuuden tavoittelun negatiivinen vaikutus.

Neljäs sääntö: Tuottavuuden tavoittelun ohella kannattaa muistaa hyvä työilmapiiri, johon kuuluu säännöllinen positiivisen palautteen anto, työn joustavuuden tukeminen ja kannustaminen sekä onnistumisista juhliminen.

Kokeile näitä sääntöjä ja anna meille palautetta miten työnteko sujui. Me MARS-hankkeessa  pidämme hyvää työilmapiiriä kriittisenä tekijänä tuottavuudelle. Tuottavuus ja työhyvinvointi ovat läheisesti sidoksissa toisiinsa.

Aurinkoista kevättä ja vapunjälkeistä elämää!

MARS-hanke järjestää 10.5 Brändiä ja innovaatioita seminaarin kauppakeskus Messissä Kuopiossa.

Marko Jäntti